Accueil › Blog › Viva Topics pour la communication interne : quand les surfaces de connaissance comptent
Par Nicolas Saliba · 16 min de lecture
En bref
Avec la retraite officielle de Viva Topics par Microsoft le 22 février 2025, les responsables de la communication interne doivent passer des cartes de connaissance IA automatisées à des pages de sujets SharePoint gouvernées manuellement. Voici comment suivre la découverte de contenu, mesurer l’engagement sur les pages et maintenir une visibilité cross‑canal.
Points clés
- Viva Topics est officiellement retiré le 22 février 2025, laissant les organisations s’appuyer sur SharePoint et Microsoft Copilot pour la gestion de connaissance.
- Les pages de sujets publiées sont converties en pages SharePoint standard, nécessitant une maintenance manuelle et une gouvernance active pilotée par la donnée.
- Les knowledge workers perdent jusqu’à 3,1 semaines par an à cause d’une mauvaise expérience digitale et de problèmes de findability, ce qui rend le tracking des pages critique.
- S’appuyer sur des builds Power BI sur mesure peut créer des lacunes de reporting, car les métriques issues de l’API Microsoft Graph ne correspondent pas toujours aux données natives SharePoint.
Comprendre la retraite de Viva Topics et la transition vers SharePoint
Microsoft a officiellement retiré Viva Topics le 22 février 2025, marquant un tournant majeur dans la façon dont les organisations gèrent et exposent la connaissance corporate. Pour les responsables de communication interne, cette retraite impacte directement la manière dont les employés découvrent les ressources clés et se connectent aux experts métiers.
Les cartes de connaissance automatisées qui apparaissaient auparavant de façon fluide dans SharePoint, Microsoft Teams, Outlook et Microsoft Search ne sont plus actives. La curation de la connaissance se recentre désormais entièrement sur une gouvernance manuelle, ce qui exige une approche structurée de votre architecture intranet.
Évolution des fonctionnalités Viva Topics → SharePoint
| Fonctionnalité | Sous Viva Topics | Après retraite (SharePoint) |
|---|---|---|
| Pages générées par IA | Créées automatiquement par des algorithmes pour agréger l’information | Plus disponibles : seules les pages publiées par les utilisateurs sont conservées. |
| Cartes de connaissance | Cartes au survol affichées automatiquement dans SharePoint, Teams, Outlook | Retirées : plus de hover cards ni de “topic pills” visuels automatiques. |
| Dashboard de gouvernance | Géré via un centre dédié Viva Topics Knowledge & Analytics | Discontinué : le suivi des sujets passe par le reporting standard SharePoint. |
| Intégration Viva Engage | Cartes au survol et liens directs vers les pages de connaissance | Retour à un modèle simplifié de topics publics, sans prévisualisation de cartes. |
Gérer le passage à une gouvernance SharePoint manuelle
La transition convertit vos pages de sujets publiées en pages standard SharePoint, tout en supprimant les pages générées uniquement par IA qui n’avaient jamais été publiées. La responsabilité d’organiser l’information et de la maintenir accessible revient donc à vos équipes.
Sans cartes au survol automatiques, les employés doivent s’appuyer sur Microsoft Search ou sur des liens directs, ce qui fait du “SEO intranet” une nécessité absolue. Pour savoir si vos pages de connaissance atteignent réellement les collaborateurs, vous avez besoin d’un reporting robuste.
Le reporting natif SharePoint pose plusieurs problèmes bien connus :
- Historique limité à 6 mois.
- Segmentation d’audience très limitée.
Pour dépasser ces limites des analytics SharePoint, Tryane a développé Analytics for SharePoint et Analytics for Viva Engage, intégrés à la plateforme cross‑canal Communication Insights. Les tentatives de dashboards sur mesure reposant sur l’API Microsoft Graph souffrent souvent d’incohérences de KPI entre Power BI et SharePoint natif, ce que Tryane contourne grâce à ses propres dashboards et templates exécutifs, dans un environnement SOC 2 Type 2 certifié et conforme RGPD, avec historique illimité et segmentation via Active Directory ou imports RH.
Actions recommandées :
- Suivre la portée des lectures par département ou localisation pour identifier les groupes qui passent à côté de la connaissance clé.
- Monitorer le temps de lecture actif et la profondeur de scroll sur les pages de sujets SharePoint pour vérifier que les contenus sont réellement consommés.
- Analyser le volume de requêtes et le taux de succès des recherches intranet pour repérer les trous de connaissance post‑retraite Viva Topics.
- Évaluer les tendances d’engagement cross‑canal pour voir si les pages converties sont discutées dans les réseaux sociaux internes.
Mesurer l’impact des cartes de connaissance sur la découverte de contenu
À son lancement, Viva Topics promettait de transformer la surcharge d’information en connaissance organisée. Les cartes contextuelles, visibles sous forme de surlignages ou de hover cards dans SharePoint et Teams, jouaient un rôle clé dans la découverte de contenu. Elles reliaient automatiquement les employés à des définitions, documents, projets et experts internes, directement dans leur flux de travail.
Avec la retraite de Viva Topics, les organisations ne peuvent plus se reposer sur ces surfaces automatisées pour stimuler la découverte, ce qui oblige les responsables de communication interne à trouver de nouveaux moyens d’éviter que l’information critique ne tombe dans des silos.
Suivre la baisse de découverte après la retraite
La suppression des hover cards modifie la manière dont les employés interagissent avec l’intranet. Quand la connaissance n’est plus servie passivement, ils doivent chercher activement ou suivre une navigation de pages bien structurée.
Avec les seules métriques natives SharePoint, identifier l’impact de ce changement est difficile. Il faut suivre la baisse de découverte en monitorant :
- Taux de clic sur les liens manuels in‑page.
- Évolution des vues de pages.
- Spikes immédiats dans l’usage de la recherche sur les pages standard.
Chemins de découverte avant/après Viva Topics
| Chemin de découverte | Avec Viva Topics | Alternatives post‑retraite | Focus analytics clé |
|---|---|---|---|
| Hover in‑context | Surlignages sur page affichaient automatiquement des cartes | Liens wiki manuels ou définitions intégrées dans le texte | Taux de clic sur les liens manuels in‑page |
| Découverte par recherche | Résultats enrichis par des cartes de ressources | Résultats standards sans cartes de curation | Taux d’échec de recherche et top requêtes |
| Connexion aux experts | Cartes affichant les experts liés au sujet | Recherche manuelle ou navigation dans l’annuaire | Visites de profils et termes de recherche annuaire |
Identifier et corriger les gaps de connaissance
Pour empêcher l’intranet de se transformer en collection de silos, il faut repérer et combler les gaps de connaissance. En analysant le comportement de recherche, surveillez particulièrement :
- Le taux d’échec (requêtes sans résultat).
- Les mots‑clés les plus utilisés.
Un pic de recherches infructueuses sur d’anciens topics signale une difficulté réelle à retrouver les ressources. En construisant des landing pages ciblées ou des FAQ sur ces mots‑clés, vous pouvez réduire la friction.
Avec Communication Insights, vous disposez d’une vue unifiée sur SharePoint, Viva Engage, Teams et les newsletters, pour suivre ces comportements de navigation et de recherche dans un environnement sécurisé (SOC 2 Type 2, RGPD, hébergement UE par défaut).
Suivre les bons indicateurs sur vos pages de sujets SharePoint
Depuis la retraite de Viva Topics en février 2025, les bases de connaissance sont progressivement basculées en pages modernes SharePoint. Ce changement oblige à re‑penser la mesure de la découverte des ressources critiques.
Une fois les topics intégrés au flux intranet standard, se contenter de vues de pages ne suffit plus à prouver l’engagement réel. Il faut savoir si les collaborateurs lisent effectivement les pages qu’ils visitent.
Aller au‑delà des vues de pages
Les hits bruts ne disent pas si un employé a réellement lu un contenu ou fermé l’onglet immédiatement. Les analytics natifs SharePoint étant limités à 6 mois, il est impossible de comparer la performance sur plusieurs années.
Nous recommandons de suivre des indicateurs de lecture profonde :
- Temps de lecture actif (temps sur écran).
- Profondeur de scroll (jusqu’à quel niveau de la page ils lisent).
Capacités natives vs analytics avancées
| Métrique | Capacité native SharePoint | Capacité analytics avancée |
|---|---|---|
| Vues de page | Suivi des hits, sans info sur la durée | Différencie bounces rapides et vraie lecture |
| Profondeur de scroll | Aucune info sur la progression dans la page | Suit les paliers de scroll pour voir où l’intérêt chute |
| Historique des données | Capé à 6 mois | Historique illimité pour suivre les tendances |
| Segmentation d’audience | Pas de filtre natif par département | Analyse par division, pays, ou métadonnées AD |
Segmenter l’engagement page par audience
Pour rendre la communication interne plus efficace, il faut savoir quels départements ou régions consomment réellement les pages de sujets. Les outils natifs traitent l’organisation comme un bloc unique, vous laissant sans visibilité sur des audiences clés (p. ex. sécurité, usines, IT).
Avec Analytics for SharePoint, l’engagement sur les pages (lectures, temps, scroll) peut être segmenté par département, pays ou métadonnées via Active Directory. Cela permet de voir précisément qui lit, au‑delà des chiffres globaux, et de combler les gaps via ciblage.
Intégrer les analytics de topics dans votre mesure cross‑canal
La retraite officielle de Viva Topics le 22 février 2025 oblige à repenser la mesure de la découverte de connaissance. Viva Topics exposait des définitions directement dans le flux de travail SharePoint, Teams et Outlook.
Désormais, la gestion de connaissance repose sur :
- Pages SharePoint.
- Microsoft Search.
- Topics publics Viva Engage.
Si vous mesurez ces sujets en silo, vous perdez la vue globale. L’engagement réel ne se produit pas sur une seule page : il se joue sur l’ensemble de la digital workplace.
Relier intranet, Teams, social et newsletters
Une campagne efficace utilise plusieurs points de contact pour amener les employés sur les assets de connaissance :
- Publication intranet.
- Annonce newsletter.
- Message épinglé dans Teams.
- Fil de discussion Viva Engage.
Si vous ne regardez que les vues de la page finale, vous ne voyez pas ce qui a réellement généré le trafic. Il faut relier :
- Vues intranet.
- Taux de clic newsletters.
- Interactions sur les canaux Teams.
- Engagement social.
Suivre les topics publics Viva Engage comme hubs de conversation
SharePoint joue le rôle de référentiel formel de connaissance, tandis que Viva Engage fournit la couche sociale (questions, feedback, communautés). Avec la retraite des topics IA, les topics publics deviennent encore plus critiques.
Les dashboards natifs Viva Engage restent limités, ce qui complique les analyses long terme. Analytics for Viva Engage permet de suivre :
- Mentions de topics.
- Sentiment.
- Contributeurs actifs.
Cette couche vient compléter les lectures intranet pour voir comment les conversations alimentent l’adoption de la connaissance.
Naviguer les limites des dashboards Microsoft 365 natifs et des builds Power BI
Construire des dashboards sur‑mesure au‑dessus de Microsoft 365 semble logique pour suivre la découverte de contenu. En pratique, les limites de l’API Microsoft Graph rendent les rapports Power BI souvent incohérents :
- KPI divergents entre Power BI et SharePoint natif.
- Jours de données manquants.
- Latence de 24 à 48 h sur l’actualisation.
Pour des campagnes urgentes (retrait Viva Topics, mise en ligne de pages critiques), cette latence bloque la prise de décision en quasi temps réel. Les caps d’historique (6 mois) empêchent aussi les comparaisons YOY.
Construire une stack BI maison implique :
- Développeurs dédiés.
- Stockage externe pour l’historique.
- Maintenance permanente des schémas et endpoints.
Communication Insights propose une alternative :
- Vue unique SharePoint, Viva Engage, Teams, newsletters.
- Historique illimité.
- Mise en place en quelques heures via SSO Azure AD / Entra ID.
Vous obtenez des métriques fiables, segmentées par audience via AD/import RH, sans la charge technique des builds custom.
Résumer et rationaliser vos analytics de communication avec Tryane
Avec la retraite officielle de Viva Topics en février 2025, les responsables de communication interne peuvent remettre à plat la place des surfaces de connaissance dans leur stratégie de mesure.
Communication Insights sert de plateforme analytics cross‑canal tout‑en‑un, connectant :
- Intranet SharePoint.
- Viva Connections.
- Viva Engage.
- Teams.
- Newsletters.
Que vous suiviez des pages de sujets via Analytics for SharePoint ou des conversations via Analytics for Viva Engage, Tryane vous aide à migrer sereinement post‑Viva Topics :
- Historique illimité vs 6 mois natifs.
- Vue unifiée vs silos d’applications.
- Segmentation par AD / imports RH.
- Déploiement en quelques heures, SOC 2 Type 2, RGPD, hébergement UE avec options US.
Foire aux questions
Quand Viva Topics est‑il retiré par Microsoft ?
Viva Topics est officiellement retiré le 22 février 2025. Après cette date, il n’y a plus de surlignages IA, hover cards ni suggestions automatiques dans Outlook ou SharePoint. Les topics insérés manuellement continueront cependant à renvoyer vers les pages SharePoint publiées.
Que devient mon contenu Viva Topics publié après la retraite ?
Les pages de sujets publiées sont converties en pages SharePoint standard et restent dans la bibliothèque Site Pages du Topic Center. Elles peuvent être éditées et mises à jour manuellement. Les topics confirmés ou suggérés non publiés disparaissent.
Quel impact la retraite Viva Topics a‑t‑elle sur la découverte de contenu ?
Sans hover cards ni surlignages automatiques, la découverte repose davantage sur Microsoft Search et la navigation intranet. Il devient essentiel de suivre les comportements de recherche et l’engagement sur les pages pour éviter la perte d’information clé, qui contribue déjà à 3,1 semaines de productivité perdues par an chez les knowledge workers.
Peut‑on toujours suivre les topics et conversations dans Viva Engage ?
Oui, Viva Engage revient à un modèle simplifié de topics publics. Les topics et “topic pills” existent toujours et renvoient vers des pages listant toutes les conversations taguées avec ce topic. En revanche, les suggestions IA Viva Topics et les hover cards disparaissent.
Pourquoi mes rapports Power BI affichent‑ils des métriques différentes de SharePoint natif ?
Parce que l’API Microsoft Graph peut être instable, avec des KPI incohérents et des jours de données manquants. Les équipes IC voient souvent des écarts entre leurs dashboards Power BI et les métriques natives SharePoint sur les mêmes contenus.
Comment Tryane aide‑t‑il pour les analytics SharePoint intranet et Viva Engage ?
Tryane propose Communication Insights, une plateforme cross‑canal sécurisée qui s’intègre à SharePoint, Viva Engage, Teams et aux newsletters. Elle évite les problèmes de builds Power BI custom, se déploie en quelques heures avec une sécurité SOC 2 Type 2, et offre un historique illimité par rapport aux 6 mois natifs M365.
Sources
Pour aller plus loin
- Measuring cross-channel internal communications
- Audience segmentation for internal communications
- The five internal communication KPIs that show your IC is working
- Measuring frontline worker communications
- How to prove internal communications works to leadership
- Building an internal communications measurement strategy