An internal communications professional reviewing a 90-day Viva Engage audit dashboard with community engagement metrics on a laptop screen. · Généré par IA

Reprendre Viva Engage: votre plan d’audit de 90 jours

Par Nicolas Saliba · Publié en août 2022, mis à jour septembre 2026 · 9 min de lecture

En bref

Lorsque vous héritez d’un réseau Viva Engage laissé sans gouvernance, le premier réflexe est de lancer une vaste campagne de relance. Utilisez plutôt ce plan de 90 jours pour auditer votre point de départ, définir un périmètre de gouvernance clair et vous appuyer sur des analyses multicanales afin de vous concentrer sur des améliorations concrètes.

À retenir

Les communautés Viva Engage inutilisées peuvent être gérées automatiquement grâce aux stratégies d’expiration des groupes Microsoft 365.

Les statistiques natives de Viva Engage se mettent à jour toutes les 24 heures, mais n’offrent pas le suivi dans la durée nécessaire pour prouver le ROI.

Un véritable audit de 90 jours identifie les communautés actives, qui ne représentent souvent qu’un tiers du total hérité.

Pourquoi l’instinct de relance est mauvais

Lorsque vous prenez un nouveau poste de responsable de la communication interne, hériter d’un réseau Viva Engage sans gouvernance (anciennement Yammer) peut sembler intimidant. Le réseau paraît souvent encombré de communautés abandonnées, de fils de discussion en sommeil et de diffusions non coordonnées venant de différents départements. Dans cette situation, le réflexe immédiat de nombreux responsables de la communication est de préparer une campagne de relance très visible : refaire les bannières, envoyer une annonce à toute l’entreprise et inciter les collaborateurs à publier de nouveau.

Ce réflexe est presque toujours contre-productif. Sans audit de diagnostic structuré, une relance descendante ne fait qu’ajouter du bruit numérique dans un canal où les collaborateurs se sentent déjà submergés. Les recherches de Gallup montrent que le manager ou le chef d’équipe explique à lui seul 70 % de la variance de l’engagement d’une équipe^[1] : les campagnes de diffusion centralisées produisent donc rarement des changements durables dans la participation sur les plateformes sociales. Si vous ne comprenez pas pourquoi les communautés précédentes se sont essoufflées, votre relance reproduira les erreurs du passé.

Passer d’une communication réactive à un diagnostic fondé sur des preuves

Les équipes de communication interne se retrouvent souvent prisonnières de cycles réactifs : elles répondent aux demandes de diffusion de contenus sur tous les écrans disponibles sans mesurer si le message a porté. Prendre du recul pour auditer votre réseau vous permet de comprendre les habitudes réelles des utilisateurs avant d’introduire de nouvelles règles éditoriales.

Les campagnes de relance sans responsable clairement désigné créent de courts pics d’activité qui disparaissent en quelques semaines.
Les collaborateurs ignorent les invitations génériques à participer lorsque les communautés n’ont pas de finalité opérationnelle définie.
Les chiffres d’usage natifs ne vous disent pas si les lecteurs silencieux trouvent réellement de la valeur dans les informations publiées.

Avant de solliciter à nouveau le soutien de vos sponsors à la direction ou de pousser de nouveaux contenus dans les fils des collaborateurs, vous avez besoin d’une image précise de l’existant. Reprendre la main sur un réseau hérité exige un processus de diagnostic systématique de 90 jours plutôt qu’une offensive marketing immédiate.

Semaines 1 à 3: comptez ce que vous avez réellement

Les trois premières semaines de votre prise de poste doivent être entièrement consacrées à un inventaire objectif de votre tenant Viva Engage. Plutôt que d’évaluer la santé des communautés au ressenti ou à partir de retours anecdotiques, vous devez rassembler des faits quantitatifs sur la structure du réseau, la portée auprès des utilisateurs et l’activité des contenus.

Dans un réseau hérité, les communautés dotées d’un propriétaire actif (c’est-à-dire une personne qui a publié, répondu ou modéré au cours des 60 derniers jours) représentent généralement entre un cinquième et un tiers du total. La majorité restante se compose de groupes fantômes : équipes projet terminées depuis des années, groupes d’intérêt abandonnés ou espaces de départements orphelins dont les créateurs ont quitté l’entreprise.

Les 5 indicateurs fondamentaux à suivre pendant votre audit initial

Pour établir un point de départ fiable, votre équipe doit extraire et analyser cinq indicateurs clés sur l’ensemble du réseau :

Indicateur	Définition	Valeur diagnostique
Nombre total de communautés	Nombre total de communautés publiques et privées créées dans le réseau	Révèle l’ampleur de la prolifération sur la plateforme et de la fragmentation organisationnelle.
Utilisateurs actifs (MAU)	Utilisateurs uniques ayant lu, publié ou réagi au cours des 30 derniers jours	Distingue les collaborateurs disposant d’une licence des participants réels.
Communautés inactives	Communautés sans aucune nouvelle publication ni réponse au cours des 90 derniers jours	Identifie les communautés à archiver, à regrouper ou à confier à un nouveau propriétaire.
Portée totale	Personnes uniques ayant consulté au moins une publication de communauté ou une actualité de storyline	Quantifie la visibilité passive réelle des communications internes.
Taux d’engagement	Rapport entre les interactions actives (réactions, commentaires, partages) et la portée totale	Mesure la capacité des contenus à transformer des impressions passives en dialogue.

Mettre au jour cette empreinte active donne à votre équipe de communication interne la base factuelle nécessaire pour concevoir des règles de gouvernance efficaces et mettre fin à la prolifération sur la plateforme.

Statistiques natives de Microsoft 365 et de Viva Engage : possibilités et limites

Pour réaliser votre inventaire initial, vous commencerez probablement par les outils de reporting intégrés à votre tenant Microsoft 365. Comprendre ce que ces tableaux de bord natifs apportent et où se situent leurs limites est indispensable pour fixer des attentes de mesure réalistes.

Dans le centre d’administration Microsoft 365, les administrateurs ont accès à des rapports d’usage standardisés couvrant les utilisateurs actifs, l’activité de messagerie, le stockage des sites SharePoint et l’activité des groupes Viva Engage, généralement disponibles sur les 7, 30, 90 et 180 derniers jours^[2]. Au niveau des communautés, Viva Engage propose des tableaux de bord d’analyse dans lesquels les administrateurs de communauté, les dirigeants et les communicants peuvent examiner l’activité des membres, les indicateurs d’engagement et les tendances des conversations^[3]. La plupart de ces données d’analyse sont actualisées toutes les 24 heures, tandis que les analyses des conversations et des communautés se mettent à jour quasiment en temps réel.

Les lacunes structurelles du reporting pour les responsables de la communication interne

Si les rapports natifs aident les administrateurs IT à suivre les volumes de licences et la consommation de base, les directeurs de la communication interne se heurtent rapidement à des limites critiques lorsqu’ils évaluent l’impact stratégique :

Absence de suivi dans la durée : les rapports d’administration natifs ne conservent pas les données au-delà de 180 jours, ce qui rend impossibles les comparaisons de tendances sur plusieurs années et le suivi d’un point de référence sans export manuel des données.
Aucune consolidation de la portée multicanale : les vues de l’intranet SharePoint, les lectures des newsletters Outlook et les interactions Viva Engage restent enfermées dans des tableaux de bord distincts, ce qui empêche toute vue unifiée de la portée auprès des collaborateurs.
Segmentation d’audience limitée : les tableaux de bord natifs agrègent les indicateurs à l’échelle de tout le tenant, ce qui empêche de savoir si les communications atteignent des départements, des pays ou des métiers précis.

Comme les outils natifs ne peuvent pas regrouper ces flux dans un tableau de bord consolidé, les communicants internes passent des heures chaque mois à recopier manuellement des chiffres dans des tableurs. Ces données fragmentées laissent les responsables de la communication démunis pour défendre leur stratégie ou prouver un retour sur investissement clair lors des revues budgétaires avec la direction (voir les limites des statistiques natives de Viva Engage).

Semaines 4 à 6: écrivez à quoi sert le canal

Une fois que votre collecte de données initiale a clarifié l’empreinte active de votre réseau, les semaines 4 à 6 doivent être consacrées à définir la finalité stratégique, le périmètre et la charte de gouvernance de Viva Engage au sein de votre environnement de travail numérique.

L’une des principales raisons pour lesquelles les réseaux hérités tombent en désuétude est la confusion entre les canaux. Lorsque les collaborateurs ne savent pas si une information relève d’une newsletter par e-mail, d’une actualité SharePoint, d’un canal Microsoft Teams ou d’une publication Viva Engage, ils finissent par envoyer le même message partout. Votre cadre de gouvernance doit définir précisément à quoi sert Viva Engage, et à quoi il ne sert pas.

Fixer des limites claires à la plateforme et automatiser la gouvernance du cycle de vie

Viva Engage donne toute sa mesure comme espace de partage de connaissances entre pairs, de communautés de pratique transverses et de dialogue avec la direction. Ce n’est ni une archive documentaire officielle, ni un substitut à la collaboration projet ciblée dans Teams.

Définir des critères de création de communautés : encadrez la création libre de groupes et instaurez des règles de propriété obligatoires exigeant au moins deux copropriétaires actifs par communauté.
Clarifier le rôle de chaque canal : positionnez SharePoint pour les actualités officielles descendantes, Teams pour le travail projet au quotidien et Viva Engage pour les communautés ouvertes et les discussions à l’échelle de l’entreprise (voir comment créer des communautés Viva Engage).
Mettre en place les stratégies d’expiration des groupes Microsoft 365 : travaillez avec l’IT pour activer les paramètres d’expiration automatique dans Microsoft Entra ID (anciennement Azure AD), où les groupes inactifs doivent être renouvelés tous les 180 ou 365 jours avant leur suppression automatique^[4].
Publier des normes de santé des communautés : désignez les communautés officielles et archivez les groupes qui restent sous les seuils minimaux d’engagement plusieurs trimestres consécutifs.

En associant des règles éditoriales claires à des stratégies automatisées de cycle de vie, vous garantissez un réseau ordonné, pertinent et facile à parcourir pour les collaborateurs de toute l’entreprise.

Semaines 7 à 9: figez un point de départ défendable

Une fois le périmètre de gouvernance fixé et les communautés inutilisées prêtes à être nettoyées, les semaines 7 à 9 sont le moment de figer et d’archiver un point de départ défendable en matière d’engagement. Ce point de départ sert de référence pour évaluer toutes les améliorations futures de vos communications.

L’étude State of the Sector de Gallagher, qui en est à sa dix-huitième année, décrit le problème central de la profession comme un déficit de préparation (readiness gap) : les équipes de communication font face à une complexité croissante avec des capacités limitées, des budgets contraints et des modèles de mesure qui suivent l’activité plutôt que l’adoption^[5], un diagnostic que le rapport lui-même expose en l’accompagnant de recommandations pratiques pour combler cet écart^[6]. Sans point de départ documenté, tout progrès obtenu au cours de votre première année sera balayé par la direction comme un simple bruit opérationnel aléatoire.

Comment figer un point de départ multidimensionnel

Un point de départ fiable doit refléter la performance sur différents segments d’audience plutôt que de reposer uniquement sur des indicateurs de vanité globaux (voir nos points de référence pour la communication interne) :

Portée globale du réseau : documentez le pourcentage de l’effectif ciblé qui consulte activement les contenus chaque mois.
Écarts entre départements et régions : identifiez les unités opérationnelles ou les sites géographiques dont le taux de participation est faible.
Ratios d’engagement des contenus : relevez la moyenne des réactions et des commentaires par publication, en comparant les storylines des dirigeants aux fils de discussion des communautés généralistes.
Comportements de lecture silencieuse : quantifiez la proportion de collaborateurs qui lisent régulièrement les actualités sans publier ni réagir.

Figer ce point de départ avant de lancer de nouvelles initiatives stratégiques vous garantit de disposer des données vérifiables nécessaires pour justifier votre budget de communication et démontrer des progrès concrets à la direction.

Semaines 10 à 13: choisissez une seule chose

À la semaine 10, votre audit de diagnostic est terminé, vos règles de gouvernance sont définies et votre point de départ est sécurisé. L’erreur la plus courante à ce stade consiste à vouloir corriger toutes les faiblesses opérationnelles en même temps. Chercher à refondre la communication des dirigeants, à redynamiser les communautés régionales et à lancer de nouvelles campagnes entre pairs d’un seul coup disperse l’énergie de votre équipe et brouille les liens de cause à effet.

Consacrez plutôt les semaines 10 à 13 à choisir et à mettre en œuvre une seule priorité d’amélioration concrète. Vous concentrer sur un objectif stratégique précis vous permet de tester des tactiques, de mesurer les changements de comportement par rapport à votre point de départ et de prouver rapidement votre valeur à la direction.

Des priorités à fort impact pour votre premier sprint opérationnel

Selon ce qu’a révélé votre diagnostic initial de 90 jours, choisissez un axe prioritaire parmi les stratégies éprouvées suivantes :

Donner les moyens d’agir aux relais locaux : proposez formation, guides éditoriaux et reconnaissance aux animateurs de communauté actifs dans les unités décentralisées afin de stimuler les échanges entre pairs.
Cibler les lecteurs silencieux avec des points de contact accessibles : introduisez des sondages rapides, des amorces de discussion ouvertes et des questions structurées pour inciter les lecteurs passifs à franchir le pas de leur première interaction.
Optimiser les horaires de publication : analysez les courbes d’engagement pour repérer les heures de plus forte activité de vos propres collaborateurs et programmez les annonces clés lorsque l’attention est maximale (voir le meilleur moment pour publier sur Viva Engage).
Instaurer un rendez-vous régulier sur les storylines des dirigeants : associez-vous à deux ou trois sponsors de la direction pour publier des points d’activité courts et réguliers, avec des fils de questions-réponses ouverts.

Lorsque vous concentrez vos efforts sur une seule initiative mesurable, vous pouvez suivre clairement les progrès par rapport à votre point de départ et démontrer un impact tangible aux parties prenantes de la direction.

Comment une solution d’analyse dédiée simplifie l’audit de départ de Viva Engage

Passer d’un héritage Yammer sans gouvernance à un réseau Viva Engage qui suscite l’engagement exige des analyses précises et exploitables que les outils natifs de Microsoft 365 ne peuvent pas fournir seuls. Une plateforme de mesure dédiée donne aux équipes de communication ce dont elles ont besoin pour mener des audits de départ complets et suivre la performance dans la durée sur l’ensemble de l’environnement de travail numérique.

Avec Analytics for Viva Engage et Communication Insights, nous offrons une vue multicanale unifiée de votre communication interne. Notre plateforme relie vos communautés Viva Engage, vos intranets SharePoint et vos newsletters par e-mail dans un tableau de bord central unique : vous mesurez la portée réelle auprès des collaborateurs, suivez l’engagement de l’audience par unité opérationnelle et identifiez les contenus les plus performants, sans charge de reporting manuel.

Une sécurité de niveau entreprise et un déploiement sans friction

Tryane est conçu spécifiquement pour les grandes entreprises aux exigences strictes en matière de conformité et de confidentialité :

Certifié SOC 2 Type 2 et conforme au RGPD dès la conception, pour une protection complète des données de l’entreprise et des collaborateurs.
Hébergement des données en Europe par défaut, avec une résidence des données aux États-Unis disponible sur demande.
Déploiement cloud sans friction via l’authentification unique (SSO) Microsoft Entra ID (Azure AD), sans installer d’agent logiciel sur les postes des utilisateurs.

Si vous venez d’hériter d’un réseau Viva Engage et souhaitez construire un audit de départ clair et défendable pour votre direction, planifiez une session de travail de 15 minutes avec notre équipe. Nous passerons en revue votre dispositif de mesure actuel, identifierons les principaux écarts d’engagement et vous montrerons comment l’analyse multicanale peut transformer votre stratégie de communication interne.

Questions fréquentes

La marque Yammer a-t-elle complètement disparu ?

Oui. La marque Yammer et l’expérience produit autonome ont été entièrement retirées, et la transition vers Viva Engage est achevée au sein de l’écosystème Microsoft 365.

Les stratégies d’expiration des groupes Microsoft 365 peuvent-elles archiver automatiquement les communautés inactives ?

Oui, les paramètres d’expiration des groupes Microsoft 365 régissent le cycle de vie des groupes. S’ils sont configurés, les groupes peuvent être renouvelés automatiquement en fonction de l’activité des utilisateurs, ou expirer après un nombre défini de jours d’inactivité, par exemple 35 jours sans engagement.

Quelles sont les limites des statistiques natives de Viva Engage ?

Si Viva Engage propose un tableau de bord d’analyse de l’activité des communautés et des analyses de réseau actualisées toutes les 24 heures, il n’offre ni suivi dans la durée au fil des changements de tenant, ni vue multicanale approfondie. Communication Insights by Tryane vient compléter les outils natifs pour combler ces lacunes.

Comment stimuler l’engagement des collaborateurs de terrain sur Viva Engage ?

Engager les collaborateurs de terrain passe par des points de contact ciblés et peu exigeants plutôt que par de larges diffusions institutionnelles. Comme le manager explique à lui seul 70 % de la variance de l’engagement d’une équipe, donner les moyens d’agir aux relais locaux et aux managers de proximité sur Viva Engage est bien plus efficace que des campagnes descendantes génériques.

Pourquoi la mesure est-elle considérée comme la compétence la plus faible en communication interne ?

L’étude State of the Sector de Gallagher désigne un déficit de préparation en matière d’outils et de données comme un frein majeur pour les équipes de communication interne. Beaucoup de communicants ne disposent pas des outils adaptés pour prouver le ROI : ils s’appuient donc sur des indicateurs de vanité plutôt que sur des KPI avancés qui suivent la portée multicanale et l’engagement réel de l’audience.

Tryane est-il sûr pour les tenants Microsoft 365 des grandes entreprises ?

Oui. Tryane est certifié SOC 2 Type 2 et conforme au RGPD dès la conception. La solution se déploie sans installation d’agent via l’authentification unique Entra ID (anciennement Azure AD) et héberge les données en Europe par défaut, avec une résidence des données aux États-Unis disponible sur demande.

Sources

• gallup.com

• learn.microsoft.com

• prmoment.com

• ajg.com