En bref
Microsoft Viva a redéfini l’environnement de travail numérique en intégrant la communication interne au flux de travail via Microsoft Teams. Découvrez les quatre modules clés de la plateforme, ses limites pour toucher l’ensemble des collaborateurs et la façon dont l’analytique transcanal comble le déficit de mesure.
À retenir
- Microsoft Viva a été lancée en février 2021 comme plateforme unifiée d’expérience collaborateur au sein de Microsoft Teams.
- Viva Connections intègre les intranets SharePoint dans Teams et offre un portail centralisé pour les actualités de l’entreprise.
- Viva dépend de l’adoption de Teams : en avril 2021, Teams comptait 145 millions d’utilisateurs actifs quotidiens pour près de 300 millions de licences Office 365 payantes.
- Communication Insights de Tryane fournit l’analytique indépendante et transcanal nécessaire pour mesurer le ROI de la communication interne.
La plateforme Microsoft Viva et ses quatre modules clés
Le 4 février 2021, Microsoft a annoncé Microsoft Viva, présentée comme la première plateforme d’expérience collaborateur réunissant des outils d’engagement, de formation, de bien-être et de découverte des connaissances directement dans le flux de travail, en réponse à l’évolution vers un environnement de travail de plus en plus distribué et numérique[1][2]. Plutôt que de créer une destination autonome en dehors des outils existants de l’entreprise, Microsoft a intégré Viva directement dans Microsoft Teams. La plateforme s’appuie sur l’écosystème Microsoft 365 au sens large et puise contenus, interactions sociales et fichiers dans SharePoint et Yammer.
Pour les professionnels de la communication interne, ce choix d’architecture a marqué un tournant important. L’objectif était d’amener les actualités de l’entreprise, la culture d’entreprise et les connaissances de l’organisation directement dans l’espace de travail numérique où les collaborateurs sédentaires passent leurs heures de travail, en limitant le besoin de naviguer entre des intranets cloisonnés ou des portails externes.
Les quatre piliers fondateurs de Microsoft Viva
La première version de Microsoft Viva organisait la communication au travail et le développement des collaborateurs autour de quatre applications clés :
- Viva Connections : sert de porte d’entrée personnalisée vers l’environnement de travail numérique, en regroupant les actualités SharePoint, les annonces de l’entreprise et des ressources personnalisées dans une application unifiée au sein de Microsoft Teams.
- Viva Insights : fournit des analyses de bien-être et de collaboration respectueuses de la vie privée, avec des indicateurs d’habitudes individuelles pour les collaborateurs et des tendances de productivité agrégées pour les dirigeants.
- Viva Topics : applique l’intelligence artificielle à l’organisation des connaissances de l’entreprise, en générant automatiquement des fiches thématiques et des annuaires d’experts à partir des documents et conversations Microsoft 365.
- Viva Learning : regroupe les ressources de formation, en centralisant les contenus issus des référentiels internes, de LinkedIn Learning et de systèmes de gestion de l’apprentissage tiers.
Si chaque module remplit une fonction distincte, les équipes de communication interne ont rapidement identifié Viva Connections et Viva Insights comme les principaux outils pour publier des informations stratégiques et analyser les modes de travail de l’organisation.
Applications clés de Viva: Connections et Insights
Au sein de la suite Microsoft Viva, les professionnels de la communication interne se concentrent avant tout sur Viva Connections et Viva Insights. Ensemble, ces deux applications constituent le principal canal de diffusion des actualités de l’entreprise et le cadre de mesure comportementale qui permet de comprendre les habitudes de travail.
Viva Connections : la porte d’entrée des messages de l’entreprise
Viva Connections fait office de porte d’entrée numérique de l’organisation. Microsoft la décrit comme une application personnalisable qui met en avant les actualités SharePoint, les ressources de l’organisation et des outils de gestion des tâches, accessible depuis les versions bureau, tablette et mobile de Microsoft Teams[3]. En s’appuyant sur les groupes Microsoft Entra ID, les équipes de communication peuvent cibler des cartes d’actualités vers les entités concernées, afin que chacun reçoive les informations pertinentes sans encombrer les canaux généraux. Le suivi de l’adoption via Viva Connections Analytics offre une visibilité de base sur la façon dont les collaborateurs accèdent à ces portails d’entreprise.
Viva Insights : des indicateurs de collaboration respectueux de la vie privée
Viva Insights mesure les tendances de collaboration et les indicateurs de bien-être à l’échelle de l’entreprise. Pour éviter toute surveillance au travail et préserver la confiance des collaborateurs, Microsoft indique que seul le collaborateur peut consulter ses propres insights personnels, et que des garde-fous intégrés, dont la dépersonnalisation, l’agrégation et la confidentialité différentielle, rendent impossible l’identification d’une personne à partir des indicateurs présentés aux managers et aux dirigeants[4].
| Application Viva | Fonction principale en communication interne | Confidentialité et contrôle d’accès |
|---|---|---|
| Viva Connections | Diffuse des actualités ciblées de l’intranet SharePoint, des ressources d’entreprise et des flux de communautés dans Microsoft Teams, sur ordinateur et sur mobile. | Autorisations héritées de SharePoint et des groupes de ciblage Microsoft Entra ID. |
| Viva Insights | Analyse la charge de réunions, la collaboration en dehors des heures de travail et la connectivité au sein de l’organisation pour protéger le bien-être des collaborateurs. | Indicateurs agrégés et dépersonnalisés pour les managers ; données individuelles accessibles uniquement au collaborateur. |
Si Viva Connections garantit que les contenus atteignent les utilisateurs actifs de Teams et si Viva Insights suit les habitudes générales de collaboration, aucun de ces deux modules ne fournit à lui seul une analytique approfondie et transcanal de la communication.
Préférence de Teams à SharePoint
Microsoft a fait un choix d’architecture délibéré en positionnant Microsoft Teams, plutôt que SharePoint, comme interface utilisateur de Microsoft Viva. Cette décision tenait compte de la transformation des habitudes de travail des collaborateurs lors du passage au travail hybride et à distance.
Les travailleurs du savoir passent une grande partie de leur journée dans Teams à échanger avec leurs collègues, à participer à des visioconférences et à gérer les tâches de leurs projets. Intégrer l’expérience intranet directement dans Teams supprime les frictions liées aux changements de contexte, à l’ouverture de fenêtres de navigateur séparées ou à la recherche d’URL de portails autonomes.
L’évolution de SharePoint vers un référentiel de contenus
Dans cette architecture, SharePoint n’a pas disparu : son rôle opérationnel a évolué. SharePoint sert de référentiel de contenus et de moteur de stockage documentaire en coulisses. Les communicants internes continuent de rédiger leurs articles, de gérer leurs médiathèques et de concevoir leurs modèles de pages dans SharePoint, mais la consultation par les utilisateurs finaux se fait via des cartes adaptatives et des tableaux de bord dans Viva Connections, au sein de Teams.
- Espace de travail numérique centralisé : les collaborateurs consultent les annonces de l’entreprise sans quitter leur interface de collaboration.
- Notifications unifiées : les alertes système et les communications s’affichent aux côtés des messages directs et des mentions d’équipe.
- Gestion des contenus en back-office : les équipes de communication conservent le contrôle de la mise en page et la gestion des versions de SharePoint tout en profitant de la portée de diffusion de Teams.
Si cette approche simplifie la consultation pour les collaborateurs travaillant au bureau, elle crée un environnement où la communication de l’entreprise dépend fortement de l’ouverture et de l’utilisation régulières de Microsoft Teams par les équipes.
Quels sont les défis de communication interne que Viva ne permet pas de relever?
Si Microsoft Viva améliore l’accessibilité pour les utilisateurs actifs sur ordinateur, elle laisse des défis de communication majeurs sans réponse. Parce que Viva est liée à Teams, sa portée est fondamentalement limitée par le niveau d’adoption réel de Teams dans l’organisation.
Le décrochage des collaborateurs de terrain et sans poste fixe
Lors de la publication de ses résultats du troisième trimestre de l’exercice 2021, en avril 2021, Microsoft a indiqué que Microsoft Teams avait atteint 145 millions d’utilisateurs actifs quotidiens, alors qu’Office 365 comptait près de 300 millions de licences payantes, soit une utilisation de Teams équivalant à environ la moitié de la base Office 365 disponible[5]. Cet écart montrait qu’une part importante des comptes professionnels sous licence n’utilisait pas la plateforme au quotidien. Pour les organisations de l’industrie, du commerce, du transport et de la santé, ce décalage constitue un obstacle majeur.
- Exclusion des collaborateurs de terrain : les salariés en atelier, en magasin ou en milieu hospitalier se connectent rarement à Microsoft Teams pendant leur service et passent à côté d’informations essentielles de l’entreprise.
- Surcharge d’information et lassitude face aux messages : dans les environnements Teams très actifs, les communications diffusées à grande échelle se perdent souvent sous les discussions de projet, les mentions de canal et les messages directs urgents.
- Limites de périmètre : Viva fonctionne exclusivement au sein de l’écosystème Microsoft 365 et n’offre aucune coordination native avec les applications mobiles d’entreprise, les alertes SMS ou les plateformes spécialisées de newsletters par e-mail.
Lorsque la communication interne repose entièrement sur des flux Teams, les organisations risquent de creuser le fossé entre le siège et les équipes opérationnelles sans poste fixe.
La complexité éditoriale de la gestion de deux environnements
Travailler dans Microsoft 365 crée souvent des frictions administratives pour les équipes de communication interne. Gérer des contenus entre des environnements de rédaction et de diffusion distincts complique les processus éditoriaux et augmente le risque de messages incohérents.
Rédiger dans SharePoint, diffuser dans Teams
Les responsables de la communication doivent rédiger et mettre en forme les actualités dans SharePoint, configurer les audiences autorisées et vérifier le rendu de ces publications dans les panneaux Viva Connections sur ordinateur, dans les flux mobiles de Teams et dans les e-mails récapitulatifs d’Outlook. Une mise en forme parfaitement lisible sur une large page SharePoint dans le navigateur peut mal s’afficher une fois condensée dans une carte mobile Teams.
| Étape opérationnelle | Processus Microsoft natif | Défi éditorial |
|---|---|---|
| Création de contenu | Rédaction des pages de site et des actualités SharePoint | Écarts de mise en forme entre les pages web complètes et les cartes Teams compactes. |
| Ciblage des audiences | Groupes de sécurité Microsoft Entra ID et groupes Microsoft 365 | Gestion complexe des groupes, qui nécessite une intervention de l’IT pour des listes de diffusion personnalisées. |
| Diffusion des campagnes | Publications manuelles séparées dans SharePoint, Viva Engage et Teams | Absence de planification unifiée et de publication transcanal synchronisée. |
| Suivi transcanal | Indicateurs isolés entre SharePoint, Teams et Outlook | Impossibilité de mesurer la portée globale d’une campagne sur plusieurs points de contact. |
Sans console unifiée de publication et de gestion des campagnes, les équipes de communication perdent un temps précieux à rediffuser manuellement les annonces et à suivre les réactions dans des outils cloisonnés.
Les angles morts de l’analytique native de Microsoft 365
Prouver la valeur de la communication interne exige d’aller au-delà des indicateurs de surface. Les tableaux de bord natifs de Microsoft 365 fournissent des chiffres de base, comme les pages vues dans SharePoint ou les mentions J’aime et les commentaires dans Viva Engage, mais ils ne répondent pas aux questions stratégiques de la direction.
Les principales limites des outils de reporting natifs
L’évaluation des outils natifs SharePoint Analytics et des statistiques Teams met en évidence plusieurs limites opérationnelles :
- Aucune segmentation démographique : les outils natifs ne permettent pas de ventiler le lectorat par service, région, entité, ancienneté ou fonction managériale.
- Durées de conservation des données courtes : les tableaux de bord natifs conservent généralement les indicateurs sur des périodes limitées, ce qui empêche l’analyse des tendances sur le long terme et les comparaisons d’une année sur l’autre.
- Vues cloisonnées par canal : les chiffres de l’intranet, du réseau social, de la messagerie instantanée et de l’e-mail se trouvent dans des tableaux de bord séparés et ne peuvent pas être combinés nativement pour calculer une portée transcanal unique.
- Absence de ROI fondé sur les résultats : les simples nombres de vues ne montrent pas à la direction si les messages stratégiques essentiels ont atteint telle ou telle entité opérationnelle.
Lorsque la direction demande aux responsables de la communication interne de justifier leur budget et de démontrer la pénétration de leurs messages, les indicateurs natifs de Microsoft 365 ne peuvent pas apporter la clarté transcanal nécessaire.
Les solutions analytiques de Tryane sont indépendantes de l’intranet
Pour dépasser les limites de la mesure native, les responsables de la communication interne ont besoin d’une couche analytique indépendante qui consolide les données de performance sur l’ensemble de l’environnement de travail numérique. Communication Insights unifie les indicateurs de SharePoint, Viva Connections, Analytics for Viva Engage, Microsoft Teams et des newsletters par e-mail.
Des insights transcanal exploitables pour la communication interne
Conçue pour les moyennes et grandes organisations, une plateforme analytique tout-en-un relie vos canaux de communication dans un tableau de bord centralisé. En l’intégrant aux données de votre SIRH, vous pouvez segmenter l’audience et l’engagement par service, pays et fonction sans compromettre la confidentialité des collaborateurs. Vous pouvez ainsi décloisonner les données, repérer les audiences silencieuses et prendre des décisions éclairées, fondées sur les données.
Arrêtez de perdre du temps à consolider des tableurs à la main et commencez à prouver l’impact concret de votre stratégie de communication interne. Une présentation de 15 minutes du reporting transcanal avec Nicolas Saliba ou Jérémy vous montre comment Tryane transforme des indicateurs dispersés entre les canaux en insights exploitables pour votre équipe.
Questions fréquentes
Qu’est-ce que Microsoft Viva et quand a-t-elle été lancée ?
Microsoft Viva est une plateforme d’expérience collaborateur lancée en février 2021. Elle s’intègre à Microsoft Teams et à Microsoft 365 pour amener la communication interne, la formation et le bien-être directement dans le flux de travail des collaborateurs.
Quels sont les quatre modules d’origine de Microsoft Viva ?
La suite initiale comprend Viva Connections pour les actualités de l’entreprise, Viva Insights pour l’analyse du bien-être et de la productivité, Viva Topics pour le partage des connaissances et Viva Learning pour le développement des collaborateurs.
Viva Connections remplace-t-elle un intranet SharePoint ?
Non, Viva Connections ne remplace pas SharePoint. Elle sert de passerelle qui affiche le contenu de votre intranet SharePoint existant directement dans Microsoft Teams, ce qui le rend plus accessible sur ordinateur comme sur mobile.
Quelle est la principale limite de Microsoft Viva pour la communication interne ?
La principale limite est sa dépendance à l’adoption de Microsoft Teams. En avril 2021, Microsoft faisait état de 145 millions d’utilisateurs actifs quotidiens de Teams pour près de 300 millions de licences Office 365 payantes : Viva Connections risque donc de ne pas toucher les collaborateurs de terrain ou sans poste fixe qui se connectent rarement à Teams.
Viva Insights peut-elle suivre le comportement individuel des collaborateurs ?
Non, Microsoft protège la vie privée grâce à l’agrégation et à l’anonymisation dans Viva Insights. L’outil fournit des données comportementales et des indicateurs de bien-être au niveau d’une équipe ou de l’organisation, sans surveiller les actions individuelles des utilisateurs.
Pourquoi les équipes de communication interne ont-elles besoin de Tryane si elles disposent de Viva Insights ?
Les outils natifs fournissent des indicateurs de base, mais ils ne permettent pas de segmenter les audiences selon les attributs du SIRH ni de suivre l’engagement dans la durée sur plusieurs canaux. La couche analytique indépendante de Tryane fournit le reporting transcanal nécessaire pour prouver le ROI de votre communication interne.
Sources
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