Un héritage courant dans un grand groupe : une quarantaine de communautés créées entre 2017 et 2021, presque toutes encore techniquement vivantes dans Viva Engage, dont six environ ont eu la moindre activité au dernier trimestre. Quelqu’un doit décider lesquelles l’équipe de communication interne soutiendra, lesquelles seront archivées, et ce qu’il faut dire à chaque sponsor. Bien décider suppose une vision honnête de ce qui a réellement été transféré de Yammer vers Viva Engage, et de ce que Microsoft Teams a discrètement absorbé pendant la migration.
Le test qui sépare un cas d’usage vivant d’un cas d’usage mort
Une seule question suffit à trier la liste, et elle ne porte pas sur le niveau d’activité. Demandez-vous si l’échange pour lequel la communauté existe peut avoir lieu à l’intérieur d’un groupe borné, dont les membres se connaissent déjà. Si oui, Teams le fait mieux et l’a déjà repris. Si non, parce que la valeur dépend de quelqu’un que vous n’avez jamais rencontré et dont vous ignoriez l’existence, alors le réseau social d’entreprise est le seul endroit où cela peut se produire et le cas d’usage est vivant.
Toute la distinction tient là. Viva Engage est un produit de réseau ouvert[1] : sa valeur vient d’une portée non bornée à l’échelle de l’organisation. Teams est un produit de collaboration borné, et sa valeur vient de la frontière : une composition définie, un canal persistant, la présence, les fichiers au même endroit. Partout où Yammer servait d’espace borné, il était utilisé à contre-emploi, et Teams l’a remplacé dès qu’il a été assez bon. Cela s’est produit vers 2019 dans la plupart des organisations, ce qui explique les réponses contradictoires données ensuite à la question des cas d’usage.
Ce qui a réellement survécu
L’échange d’expertise entre sites
Le cas survivant le plus solide, et le plus souvent sous-vendu aux dirigeants. Un ingénieur qualité d’une usine à Lyon publie une question sur un défaut de collage. Un ingénieur qualité dans l’Ohio l’a déjà rencontré et répond dans la journée. Aucun des deux ne connaissait l’autre. Dans un groupe industriel de 12 000 collaborateurs sur 40 sites, c’est la différence entre résoudre un problème une fois et le résoudre quarante fois. Aucun canal Teams borné ne produit cela : la personne qui détient la réponse n’en aurait jamais fait partie.
Une présence dirigeante qui accepte la réponse
Un message de dirigeant qui autorise des réponses publiques ne se lit pas comme un courriel qui ne les autorise pas, et la différence est parfaitement lisible pour les collaborateurs. Ce cas d’usage a survécu parce qu’aucune autre surface de Microsoft 365 ne permet à un directeur pays d’être visiblement redevable devant tout le monde à la fois. L’usage qu’en font les dirigeants varie, mais la possibilité est unique et mérite d’être défendue.
Les communautés de pratique qui survivent à leur sponsor
Une équipe projet dans Teams est dissoute quand le projet se termine. Une communauté de pratique sur la sécurité industrielle ou la gouvernance de la donnée continue d’accumuler des personnes et des réponses au travers des réorganisations, et devient une trace consultable de la manière dont l’organisation résout ses problèmes. Cet actif reste presque toujours sous-évalué, faute d’avoir jamais été chiffré.
La parole du terrain qui remonte
Les retours de personnes qui ne figurent sur l’organigramme d’aucun décideur. Ce cas a survécu, mais sous condition : il ne fonctionne que si le terrain est réellement présent dans le réseau, ce qui n’est pas le cas dans la plupart des organisations. Notre article sur la mesure des communications qui atteignent les équipes terrain détaille les conditions à réunir.
Ce qui est mort sans bruit
Quatre cas d’usage présents dans toutes les présentations de bonnes pratiques Yammer entre 2016 et 2021 n’ont plus leur place dans Viva Engage, et les y maintenir coûte de la crédibilité.
La coordination de projet. Entièrement partie vers Teams. Un projet a besoin d’une composition bornée, de discussions rattachées aux fichiers et d’une intégration aux réunions. Yammer ne l’a jamais bien fait, Viva Engage non plus. Vos groupes projet encore présents dans Engage sont presque certainement dormants.
Les échanges d’équipe et les groupes conviviaux. Partis vers les canaux Teams. Le groupe qui animait le club de vélo tourne désormais dans un canal Teams, parce que c’est là que les gens se trouvent déjà toute la journée.
La collaboration documentaire. Elle n’a jamais vraiment fonctionné dans Yammer et vit à juste titre dans les bibliothèques SharePoint et dans Teams. Si vous cherchez à mesurer la collaboration par l’activité Engage, vous mesurez la mauvaise surface. Cette confusion rejoint celle décrite dans notre article sur OneDrive, SharePoint et ce que la confusion fait à vos chiffres.
Le groupe « toute l’entreprise » qui n’était qu’un canal de diffusion. Celui-ci mérite d’être nommé franchement. Beaucoup d’organisations ont animé un groupe Yammer « All Company » qui fonctionnait comme une newsletter dotée d’une zone de commentaires que personne n’avait le droit d’utiliser de façon critique. Il a survécu sur le papier, et c’est en général la communauté au plus grand nombre de membres et au plus faible engagement réel, ce qui flatte la diapositive mensuelle. Si votre plus grande communauté est la moins conversationnelle, c’est une surface de diffusion : présentez-la comme telle.
| Cas d’usage de l’ère Yammer | Statut aujourd’hui | Où il vit réellement | Ce qu’il faut mesurer |
|---|---|---|---|
| Échange d’expertise entre sites | Vivant, le cas le plus solide | Communautés Viva Engage | Taux de réponse, délai de première réponse, ratio transversal |
| Visibilité dirigeante avec réponse | Vivant, propre à Engage | Viva Engage, espace dirigeants | Taux de réponse par dirigeant, portée par population |
| Communauté de pratique | Vivant, se cumule sur des années | Communautés Viva Engage | Contributeurs récurrents, résolution des questions |
| Remontée du terrain | Vivant mais conditionnel | Viva Engage, mobile | Taux de participation du terrain, pas l’effectif |
| Coordination de projet | Mort | Microsoft Teams | Ne pas le présenter comme santé du réseau |
| Échanges d’équipe et clubs | Mort | Canaux et messagerie Teams | Rien, archivez la communauté |
| Collaboration documentaire | Mort | SharePoint et Teams | Mesurez sur SharePoint |
| Groupe de diffusion générale | Vivant mais mal classé | Viva Engage, annonces | Portée de diffusion, pas engagement |
Mesurer correctement les survivants
Les cas d’usage survivants partagent une propriété : aucun n’est correctement décrit par un volume de publications ou un nombre de membres. Tous les quatre portent sur le fait qu’une connexion s’est établie entre des personnes qui ne se seraient pas rencontrées autrement, et cela demande d’autres mesures.
- Le taux de réponse. La part des questions qui reçoivent au moins une réponse substantielle. Un réseau où deux tiers des questions restent sans réponse n’est pas un réseau, et aucun compteur de membres ne le révélera.
- Le délai de première réponse. La mesure qui dit si la communauté est utile au moment où quelqu’un en a besoin. Une médiane de quatre heures décrit un réseau qui fonctionne. Une médiane de six jours décrit une archive.
- Le ratio transversal. La proportion de réponses provenant d’un site, d’une fonction ou d’un pays différent de celui de la personne qui a posé la question. C’est le chiffre qui prouve la valeur latérale, et celui qui convainc le plus les dirigeants, parce qu’il décrit exactement ce que l’organigramme ne sait pas faire.
- Les contributeurs récurrents. Les personnes ayant publié sur plus d’un des trois derniers mois. Une communauté portée par quatre personnes est fragile, quel que soit son nombre de membres.
- Le taux de participation par population. Non pas « 1 400 membres » mais « 38 % de la fonction commerciale et 4 % de la production ». Les travaux de Gallup montrent que les écarts d’engagement sont les plus marqués dans les populations de terrain et sans poste fixe[2], et le reporting agrégé masque précisément cela.
Aucune de ces cinq mesures n’est disponible dans les panneaux natifs de Viva Engage, et la raison mérite d’être comprise plutôt que déplorée. Elle est détaillée dans notre article sur ce que Viva Engage a changé à la mesure de Yammer, qui traite de la rupture de continuité créée par la transition.
La position honnête sur les statistiques natives
Les statistiques de communauté Viva Engage sont gratuites, déjà activées, et suffisantes pour un animateur qui gère une seule communauté. Si vous détenez une communauté et voulez savoir si vos publications y fonctionnent, utilisez le panneau natif et n’achetez rien. Le rapport d’activité Viva Engage du centre d’administration fait de même son travail pour le suivi d’adoption[3].
L’écart apparaît quand la question devient organisationnelle. Les statistiques natives ne détiennent aucun attribut d’effectif : ni le ratio transversal ni le taux de participation par population ne peuvent être produits sans rapprochement avec Entra ID ou un fichier RH. Les équipes tentent souvent de combler cela par un développement Power BI sur l’API de reporting Microsoft Graph. Trois points avant de s’y engager : l’API n’est pas régulièrement fiable et produit des journées de données manquantes ; des clients ont observé dans Power BI des valeurs qui ne se rapprochent pas des rapports SharePoint natifs sur la même période ; une construction fiable exige donc une ingestion solide, un rapprochement planifié et un responsable identifié. Budgétez le pipeline plutôt que le tableau de bord. Les limites des statistiques natives de Viva Engage sont détaillées à part.
Tryane se place au-dessus de cette couche : la plateforme lit Viva Engage aux côtés de SharePoint, Teams et votre outil de newsletter, rapproche cette activité de la structure organisationnelle via Entra ID ou un fichier RH, et conserve un historique illimité pour que les années Yammer et les années Viva Engage se lisent comme une seule tendance. Certification SOC 2 Type 2, conformité RGPD par conception, hébergement européen par défaut avec résidence des données aux États-Unis sur demande, authentification unique Entra ID, aucun agent, déploiement en quelques heures. Voir la comparaison Tryane face aux analytics natifs Viva Engage.
Questions fréquentes
Faut-il archiver les communautés dormantes héritées de Yammer ?
En général oui, avec une exception. Archivez les groupes projet et les clubs partis dans Teams. N’archivez pas une communauté de pratique au seul motif qu’elle est calme : sa valeur tient à l’archive de réponses consultable, pas au trafic courant. Vérifiez d’abord si des personnes y arrivent encore par la recherche.
Yammer existe-t-il encore comme produit distinct ?
Non. Microsoft a mené à son terme la transition vers Viva Engage et retiré la marque comme l’expérience autonome Yammer. Communautés, publications et adhésions ont été transférées. Ce qui n’a pas suivi proprement, pour la plupart des organisations, c’est la continuité de reporting bâtie autour de l’ancien produit.
Comment savoir si une communauté relève plutôt de Teams ?
Appliquez le test de la frontière. Si toutes les personnes nécessaires à la conversation peuvent être listées à l’avance, cela relève de Teams. Si la valeur dépend d’une réponse venant de quelqu’un que vous n’auriez pas su nommer, cela relève de Viva Engage. La comparaison Teams face à Viva Engage traite les cas limites.
Quel taux de réponse viser pour une communauté saine ?
Cela dépend du domaine, donc méfiez-vous de tout étalon unique. Ce qui compte, c’est le sens de l’évolution dans votre réseau et l’écart entre communautés. Une communauté de pratique à 70 % de taux de réponse, avec une première réponse médiane dans la journée ouvrée, fonctionne. Une communauté où les questions meurent sans réponse a besoin d’un animateur avant d’un dispositif de mesure.
Tryane sait-il mesurer le ratio transversal ?
Oui, à condition que vos attributs organisationnels soient disponibles via Entra ID ou un fichier RH. C’est ce rapprochement qui permet de dire qu’une réponse vient d’un site ou d’une fonction différente de la question. Sans lui, aucun outil ne peut la produire, développement Power BI sur mesure compris.
Sources
• Microsoft Learn, présentation de Viva Engage
• Microsoft Learn, rapport d’activité Viva Engage
• Gallup, State of the Global Workplace
• Gallagher, State of the Sector
Pour aller plus loin
• Ce que Yammer a changé dans votre organisation
• Créer des communautés Viva Engage pertinentes
• Le guide complet Viva Engage
• Mesurer les communications qui atteignent le terrain
• Ce dont une équipe de communication interne a besoin en analytique Microsoft 365
Tryane anime une session de travail de 15 minutes avec les directions de la communication interne : nous passons en revue la liste de communautés dont vous avez hérité et montrons lesquelles connectent réellement des personnes sur votre propre tenant. Réservez un créneau avec Jérémy.