La façon dont une entreprise communique avec le monde est une chose ; mais la façon dont elle communique en interne avec ses employés nécessite d’une stratégie complétement différente. Il est essentiel d’avoir une stratégie de communication interne bien pensée et bien exécutée, car :
- Elle aide les employés à comprendre la manière dont leur travail s’intègre dans un projet plus large en entreprise
- Elle fait en sorte que les employés se sentent valorisés, ce qui contribue au moral et à la rétention des employés
- Elle peut être utilisé pour communiquer les objectifs de l’entreprise pour s’assurer que tout le monde soit sur la même longueur d’onde
- Elle peut améliorer l’engagement dans l’ensemble de l’organisation, ce qui tend à augmenter la collaboration et la productivité
La communication interne ne doit jamais être une réflexion après coup ou quelque chose d’improvisé. Ne pas faire de la communication interne stratégique une priorité est une occasion manquée de renforcer la fidélité, l’enthousiasme et l’efficacité des employés. C’est aussi une occasion manquée de s’assurer que lorsque les employés rentrent chez eux, ils parlent de votre entreprise, et ne partagent pas des reproches qui pourraient éloigner des clients potentiels.
Qu’est-ce que la communication interne ?
La communication interne englobe toutes les méthodes utilisées par une entreprise pour transmettre des informations importantes aux employés. Celles-ci incluent :
- La plateforme mail choisie par l’entreprise
- Les RSE tels que Yammer
- L’intranet de l’entreprise, basé sur SharePoint
- Les espaces de travail tels que Microsoft Teams
Créer un plan de communication stratégique *
Les employés représentent l’actif le plus précieux d’une entreprise. Si vous n’avez pas encore un plan de communication stratégique pour ce groupe constitutif-clé, en créer un est une première étape importante. Ce sera essentiellement votre feuille de route pour créer une main-d’œuvre plus connectée, plus engagée et plus productive.
Commencez par définir les résultats souhaités. En d’autres termes, qu’espérez-vous accomplir ? En définissant d’abord vos résultats souhaités, vous créez un objectif à atteindre, ce qui vous permettra de déterminer plus facilement les prochaines étapes à suivre. Ensuite, commencez à travailler à rebours en traçant les étapes vers les résultats souhaités.
En plus des objectifs, un plan de communication solide doit également inclure :
- Des politiques et procédures détaillées mais aussi adaptables
- Meilleures pratiques de communication interne pour différents groupes d’employés
- Une liste des outils de l’arsenal de communication ainsi qu’une explication quand utiliser et quoi utiliser
- Des modèles et exemples pouvant être réutilisés et consultés à des fins de standardisation et de continuité
Rédiger des politiques et procédures pour atteindre vos objectifs
Qu’allez-vous communiquer, à qui et quand ? Vos politiques et procédures de communication interne sont un peu comme le véhicule que vous conduisez pour atteindre votre destination. Les directives de communication internes bien définies garantissent une approche cohérente, quelle que soit la personne qui s’acquitte des tâches de communication.
Si les politiques et procédures doivent fournir autant de détails que possible sur la façon de communiquer avec qui et dans quelles circonstances, votre plan devra également laisser place à une certaine flexibilité. Vous ne pouvez pas anticiper toutes les situations dans lesquelles ou à propos desquelles vous allez avoir besoin de communiquer. Assurez-vous donc que vos politiques et procédures ne sont pas trop restrictives.
Par exemple, une politique que vous communiquiez régulièrement avec les employés pour vous assurer qu’ils sont au courant des actualités importantes de l’entreprise et des informations de conformité. Le processus connexe expliquerait comment vous le faites. En général, c’est une bonne idée d’attendre d’avoir un certain nombre d’informations non urgentes pour créer et envoyer une newsletter ou un bulletin interne. En n’encombrant pas régulièrement les boites de récéption des employés, vous augmentez la probabilité qu’ils ouvrent vraiment vos messages lorsque vous les envoyez.
Segmenter votre audience pour être mieux connecté
Certains messages doivent être envoyés à tous les membres de l’organisation. Il s’agit par exemple d’annonces importantes de la part de la direction qui concernent tout le monde, des nouvelles à propos des prix décernés à l’entreprise ou d’informations sur la conformité dont chacun a besoin pour faire son travail. Cependant, tous les employés n’ont pas besoin de savoir ou ne s’intéressent pas forcément aux mêmes choses.
De même, différents groupes d’employés peuvent s’engager à différents niveaux dans différents types de communication. Par exemple, les employés en première ligne – qui ne travaillent pas dans un bureau devant un ordinateur – peuvent ouvrir des messages électroniques à un taux inférieur à celui de ceux qui sont au bureau.
Tout comme vous segmenteriez les communications externes pour mieux atteindre et engager vos parties prenantes, il est important de comprendre que vos employés constituent des groupes d’individus divers et de segmenter en conséquence. Non seulement ils occupent des postes différents au sein de l’entreprise, mais ils peuvent aussi avoir des préférences de communication différentes, des niveaux de connaissances technologiques différents et des besoins d’information différents.
Utiliser des analytiques approfondies pour comprendre votre public
Comment savoir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas auprès de vos employés ? Comment maximiser l’impact de votre communication interne ? Il ne suffit pas d’avoir une vague idée de ce qui fonctionne ou de se fier à ce qu’un petit échantillon d’employés dit de vos efforts de communication. Vous avez besoin d’un outil analytique puissant pour extraire des données de vos efforts en cours. Ces données précieuses peuvent alimenter votre plan de communication stratégique et vos efforts quotidiens.
Par exemple, si vous constatez que le format particulier d’un message, ou un message spécifique a été très bien reçu et a suscité beaucoup d’intérêt par les employés, il pourrait servir de modèle pour des messages similaires à venir. Déterminer ce qui fonctionne et créer des modèles à partir de ces remarques vous permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de garantir que si les tâches de communication interne de votre organisation sont confiées à quelqu’un d’autre, il y aura toujours une cohérence dans la façon dont cette communication se produit.
Si vous n’êtes pas encore familiarisé avec la suite d’outils analytiques de Tryane, vous manquez une occasion clé de comprendre ce qui fonctionne et ce qui pourrait être affiné dans vos efforts de communication. Tryane fournit aux professionnels de la communication les données nécessaires pour prendre de meilleures décisions sur la façon de communiquer en interne, en leur informant comment et dans quelles mesures les employés s’engagent avec les outils de communication tels que Ms Teams, Yammer ou encore SharePoint.
Si vous êtes prêts à faire passer vos communication internes au niveau supérieur, laissez Tryane vous guider. Contactez-nous pour en savoir plus sur nos produits, n’hésitez pas à poser des questions et à vous inscrire pour un essai gratuit !