Introduction
Dans ce guide complet, nous allons explorer les meilleurs conseils et les meilleures pratiques pour construire un site SharePoint efficace qui peut considérablement stimuler l’engagement des employés et faciliter une communication interne de haute qualité au sein de votre organisation. SharePoint est une plateforme puissante développée par Microsoft qui permet une collaboration, une gestion de contenu et une communication transparentes entre les employés.
Pourquoi SharePoint est important pour votre organisation ?
SharePoint fonctionne comme une plateforme centralisée, permettant aux collaborateurs d’accéder de manière sécurisée à l’information, de collaborer sur des projets, et de partager des documents. Il propose une variété de fonctionnalités visant à accroître la productivité, à simplifier les processus de travail et à renforcer la communication interne.
Si vous souhaitez en savoir plus sur l’importance de l’utilisation d’un lieu de travail numérique tel que SharePoint, ne manquez pas de lire cet autre article !
1. Concevoir une interface utilisateur intuitive
Pour encourager l’engagement des employés sur votre site SharePoint, il est essentiel de donner la priorité à une interface conviviale et intuitive.
Tout d’abord, maintenez la cohérence et la familiarité en mettant en œuvre une mise en page et une structure de navigation uniformes dans toutes les pages et sections. Cela favorise le confort et la facilité de navigation.
Deuxièmement, établissez une hiérarchie visuelle claire grâce à des techniques telles que des titres en gras, des couleurs contrastées et des tailles de police appropriées. Ces repères visuels permettent d’identifier les informations essentielles et facilitent une navigation efficace sur le site.
Troisièmement, placez stratégiquement des boutons d’appel à l’action (CAA) sur l’ensemble du site, afin d’inciter les employés à entreprendre des actions spécifiques telles que « Soumettre une demande », « Participer à une discussion » ou « Accéder à des supports de formation ». Il est important que ces boutons soient bien visibles et facilement cliquables.
Enfin, si votre site SharePoint utilise des formulaires pour des tâches telles que les demandes de congés ou les soumissions de commentaires, rationalisez les formulaires pour les rendre plus simples et plus conviviaux. Réduisez le nombre de champs obligatoires et fournissez des instructions claires pour garantir un processus de remplissage fluide.
2. Personnalisation et image de marque
L’image de marque de votre site SharePoint crée un fort sentiment d’identité et de propriété pour votre organisation, et il y a plusieurs options de personnalisation à considérer.
Tout d’abord, incorporez le logo, les couleurs et le thème de votre organisation dans la conception du site SharePoint. Cette intégration confère au site une esthétique soignée et propre à la marque.
Veillez à utiliser des pages stratégiques et essentielles personnalisées, pour garantir l’uniformité de toutes les pages. Ces pages maîtresses permettent non seulement de conserver les éléments de votre marque, mais aussi de faciliter l’application cohérente des changements.
Troisièmement, alignez la mise en page du site sur les lignes directrices de votre organisation en matière d’image de marque, notamment en ce qui concerne la conception de l’en-tête et du pied de page, les barres latérales et les conteneurs de contenu. Enfin, envisagez de créer une page d’accueil personnalisée qui propose aux employés des annonces pertinentes, des liens vers des ressources essentielles et une interface intuitive et centrée sur l’utilisateur.
3. Mettre l’accent sur la réactivité mobile
L’optimisation de votre site SharePoint pour les appareils mobiles est impérative pour s’adapter au paysage actuel centré sur le mobile.
Veillez à commencer par utiliser des techniques de conception réactive qui permettent à la mise en page et au contenu du site de s’adapter de manière transparente aux différentes tailles d’écran. Cela garantit l’accessibilité et la facilité d’utilisation sur les smartphones et les tablettes.
Rationalisez la navigation pour les utilisateurs mobiles en intégrant des menus déroulants ou une icône de hamburger conviviale, ce qui permet de désencombrer et de simplifier la recherche d’informations essentielles sur les petits écrans.
En outre, donnez la priorité à la convivialité tactile en dimensionnant les éléments interactifs tels que les boutons et les liens de manière appropriée, en veillant à ce qu’ils soient espacés de manière à s’adapter confortablement aux entrées tactiles.
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4. Favoriser les espaces de travail collaboratifs
Vous devriez envisager de favoriser une culture de collaboration et de travail d’équipe en créant des espaces de travail collaboratifs dédiés sur votre site SharePoint.
Vous pouvez commencer par créer des sites d’équipe individuels adaptés à des départements ou à des projets distincts, en fournissant une plateforme permettant aux employés de collaborer collectivement sur des documents, d’échanger des mises à jour et de participer à des discussions pertinentes pour leurs équipes respectives.
Vous pouvez encore améliorer la collaboration en mettant en place des bibliothèques de documents équipées de mécanismes de contrôle des versions, garantissant une édition collaborative transparente et préservant un historique complet des modifications apportées aux fichiers. Pour encourager le partage des connaissances et les interactions en temps réel, intégrez de manière transparente des fonctions sociales telles que les fils d’actualité et les forums de discussion, afin de créer un environnement propice à l’engagement dynamique des employés.
5. Suivi et analyse
Vous pouvez assurer l’amélioration continue de votre site SharePoint en maintenant une surveillance vigilante des performances et de l’utilisation, fondée sur des informations basées sur des données.
Commencez par suivre les mesures essentielles de l’engagement des utilisateurs, qui englobent des facteurs tels que le temps passé sur le site, les pages fréquemment visitées et les schémas de recherche récurrents. Cette méthodologie dévoile des perspectives précieuses sur le contenu qui trouve le plus d’écho auprès de vos employés.
En complément, il convient de se pencher sur l’analyse des recherches, en examinant minutieusement les requêtes et les taux de clics, afin d’identifier les tendances de recherche des utilisateurs et de mettre en évidence les lacunes potentielles de votre contenu.
En outre, tirez parti des rapports de santé du site inhérents à SharePoint, en identifiant habilement les domaines nécessitant une attention particulière, qu’il s’agisse d’aborder les liens brisés ou d’optimiser les pages sous-performantes. Cette approche globale de la surveillance et de l’analyse permet une prise de décision éclairée, garantissant l’amélioration continue des performances et de l’expérience utilisateur de votre site SharePoint.
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Conclusion
En suivant ces conseils et ces meilleures pratiques, vous pouvez créer un site SharePoint efficace qui non seulement stimule l’engagement des employés, mais facilite également une communication interne transparente. N’oubliez pas qu’un suivi permanent, une formation des utilisateurs et une maintenance régulière sont essentiels pour assurer le succès du site. Maintenant, libérez la puissance de SharePoint et changez la façon dont votre organisation collabore et communique !
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