Accueil › Blog › Qu’est-ce que Viva Insights ? Ce que l’outil mesure et qui peut voir les données
Par Nicolas Saliba · Publié en octobre 2026 · 10 min de lecture
En bref
Viva Insights transforme les données de collaboration de Microsoft 365 en informations protégées par des mesures de confidentialité sur la manière dont les personnes travaillent. Pour la communication interne, l’outil répond aux questions sur les habitudes de travail, et non sur la portée des messages : son seul indicateur, le taux d’ouverture Outlook, est calculé par expéditeur, reste approximatif et est soumis à des seuils de confidentialité.
À retenir
- Microsoft précise que Viva Insights n’est pas conçu pour l’évaluation, le suivi, le profilage ou la surveillance des employés. Les données personnelles sont traitées dans la boîte aux lettres Exchange Online de chaque employé.
- Les fonctionnalités Temps de calme, sessions de concentration et Reflect nécessitent uniquement un compte Exchange Online actif, sans forfait de service Viva Insights.
- Les analyses avancées et le tableau de bord Copilot nécessitent au moins 50 licences Viva Insights attribuées, qui peuvent être combinées avec des licences Copilot.
- Le complément Outlook de Viva Insights ne fournit des taux d’ouverture que pour les e-mails envoyés à au moins cinq destinataires internes dans un délai de 14 jours. Les messages envoyés depuis des boîtes aux lettres partagées sont exclus.
- Pour 5 à 10 destinataires, le taux d’ouverture est encadré : s’il est inférieur au seuil minimal, il s’affiche comme « <25 % » ; s’il dépasse le seuil maximal, il s’affiche comme « >75 % ». Aucun destinataire individuel n’est visible.
Qu’est-ce que Microsoft Viva Insights ?
Microsoft Viva Insights est le module de Microsoft Viva qui transforme les données de collaboration de Microsoft 365 de votre organisation en informations protégées par des mesures de confidentialité sur la manière dont les personnes travaillent. Il analyse des signaux tels que l’activité liée aux e-mails et aux calendriers dans Exchange Online, ainsi que l’activité des conversations et des appels dans Microsoft Teams, puis transforme ces données en recommandations sur la productivité et le bien-être. Microsoft décrit clairement son objectif : fournir des informations fondées sur les données et protégées par des mesures de confidentialité afin d’aider les personnes et les entreprises à s’épanouir, avec des recommandations pour améliorer la productivité et le bien-être.[1]
Viva Insights est accessible au travers de deux ensembles de fonctionnalités et d’expériences. Il est important de savoir lequel vous consultez lorsque vous évaluez ce que l’outil peut apporter à la mesure de votre communication :[\[1\]](https://learn.microsoft.com/en-us/viva/insights/introduction)
- L’application web Viva Insights : une expérience autonome proposant des outils d’analyse plus avancés et des rapports personnalisés, notamment le tableau de bord Microsoft Copilot, les rapports Copilot Analytics et les outils d’analyse avancée destinés aux analystes.[1]
- L’application Viva Insights dans Teams : l’expérience que les employés utilisent au quotidien, avec des informations personnelles pour chacun et des informations sur les équipes pour les managers.[1]
- Le complément Viva Insights pour Outlook : l’interface intégrée à Outlook qui fournit des suggestions contextuelles et, ce qui vous intéresse ici, le seul type de rapport de taux d’ouverture proposé par Viva Insights.[2]
Observez le type de recommandations proposées : réserver du temps dans la journée pour des pauses régulières, planifier des périodes de travail concentré et favoriser l’apprentissage. Il s’agit de conseils sur les habitudes de travail, et non de mesure des contenus. Si vous avez lu notre guide sur la manière de mesurer la communication interne dans Microsoft Viva, vous connaissez déjà cette distinction : Viva Insights répond à la question « comment votre organisation travaille-t-elle ? », tandis que la question de savoir si les employés lisent réellement les actualités que vous publiez relève de l’analyse de la communication. Nous reviendrons sur cette distinction à la fin de cet article, car elle détermine ce que vous pouvez présenter en toute rigueur à votre direction.[1]
Avant de citer un chiffre issu de Viva Insights lors d’un comité de pilotage, comprenez les principes de confidentialité qui sous-tendent l’outil : votre comité social et économique, votre délégué à la protection des données (DPO) et votre direction vous poseront des questions à ce sujet. Microsoft explicite ces principes, qui déterminent ce que l’outil peut ou ne peut pas montrer :[\[1\]](https://learn.microsoft.com/en-us/viva/insights/introduction)
- Viva Insights n’est pas conçu pour permettre l’évaluation des employés, leur suivi, la prise de décision automatisée à leur sujet, leur profilage ou leur surveillance.[1]
- Les données Viva Insights sont traitées et stockées dans la boîte aux lettres Exchange Online de l’employé. Le service contribue au respect du Règlement général sur la protection des données (RGPD).[1]
- La confidentialité différentielle garantit que les individus ne peuvent pas être identifiés à partir des indicateurs présentés aux managers et aux dirigeants. Des protections intégrées, telles que la désidentification et l’agrégation, préservent également la vie privée de chacun.[3]
- Les individus choisissent les informations et les expériences qu’ils souhaitent recevoir. Viva Insights peut être configuré pour exiger une adhésion volontaire explicite ; les administrateurs peuvent également désactiver l’accès à l’échelle d’un individu ou de l’organisation.[3]
Pour vous, en tant que responsable de la communication interne, cette conception a une conséquence pratique. Lorsqu’un manager ou un dirigeant consulte un rapport Viva Insights, il voit des tendances agrégées au niveau de l’équipe et de l’organisation, jamais les habitudes de collaboration d’un collègue identifié par son nom. Microsoft le précise : la confidentialité différentielle appliquée par Viva Insights empêche les managers de déduire des informations concernant une personne en particulier.[3] C’est la bonne approche pour des données portant sur les habitudes de travail. Gardez toutefois à l’esprit que cette même philosophie, qui privilégie l’agrégation, explique pourquoi le seul indicateur lié à la communication proposé par l’outil — présenté dans la section suivante — reste volontairement approximatif.
Qui voit quoi : employés, managers, dirigeants et analystes
Viva Insights ne se résume pas à un tableau de bord commun à tous. L’outil s’adresse à quatre publics distincts, chacun disposant de sa propre vue. Si vous devez expliquer ses fonctionnalités, vous devez pouvoir associer chaque fonctionnalité au public qui y a accès :[\[1\]](https://learn.microsoft.com/en-us/viva/insights/introduction)
| Public | Où consulter les données | Ce qui est disponible |
|---|---|---|
| Employés | Application Viva Insights dans Teams, complément Viva Insights pour Outlook | Informations personnelles : retours privés et personnalisés sur leurs propres habitudes de travail, leur bien-être et leur productivité, par exemple pour préserver du temps de pause ou de concentration.[1] |
| Managers | Application Viva Insights dans Teams | Informations sur les équipes : visibilité sur les habitudes de travail pouvant entraîner épuisement et stress, comme le travail régulier en dehors des horaires, la surcharge de réunions ou le manque de temps de concentration.[1] |
| Dirigeants | Application web Viva Insights | Informations sur l’organisation, tableau de bord Microsoft Copilot et rapports Copilot Analytics couvrant la préparation, l’adoption, l’impact et la perception liés à Copilot et à la transformation par l’IA.[1] |
| Analystes | Application web Viva Insights | Outils d’analyse avancée permettant d’étudier des questions essentielles sur la transformation par l’IA, la résilience organisationnelle et la culture de travail, grâce à des requêtes et rapports personnalisés.[1] |
| Administrateurs | Paramètres d’administration | Le rôle d’administrateur Insights contrôle uniquement les fonctions d’administration, comme les données organisationnelles et les paramètres de confidentialité ; le rôle d’analyste Insights donne un accès complet aux outils d’analyse avancée et aux fonctionnalités de l’application web.[1] |
Un changement mérite d’être signalé si vous n’avez pas consulté Viva Insights depuis quelque temps : les rapports sur les comportements organisationnels dans l’application Teams ne sont plus disponibles. Les analystes publient désormais les informations de collaboration grâce à la fonctionnalité de publication de rapports de l’application web, qui rassemble les indicateurs de collaboration et les informations Copilot au même endroit.[1] Les dirigeants et managers disposant d’un accès délégué peuvent ouvrir le tableau de bord Copilot et les rapports Copilot Analytics, mais pas les outils d’analyse avancée ni les outils d’administration.[1]
Aucune de ces vues, quel que soit le rôle, ne propose de rapport sur votre newsletter, vos actualités ou vos communautés Viva Engage. Les rôles déterminent qui peut consulter les données relatives aux habitudes de travail. Ils ne créent pas une capacité de mesure de la communication là où elle n’existe pas.
Quelles fonctionnalités Viva Insights nécessitent une licence payante ?
Les licences sont une source de confusion pour de nombreuses équipes de communication interne, car Viva Insights combine des fonctionnalités gratuites, un abonnement facultatif et des droits inclus avec Copilot. Voici un aperçu, sans les prix, pour déterminer ce que votre tenant possède déjà et ce que vous devriez acheter :[\[2\]](https://learn.microsoft.com/en-us/viva/insights/advanced/setup-maint/environment-requirements)
| Besoin | Prérequis |
|---|---|
| Temps de calme, réservation d’une session de concentration ponctuelle, Reflect | Un compte Exchange Online actif. Aucun forfait de service Viva Insights n’est nécessaire.[2] |
| Expérience complète d’informations personnelles, y compris le complément Viva Insights pour Outlook et les suggestions contextuelles | Un abonnement Viva Insights, disponible à l’achat avec des forfaits tels que Microsoft 365 E3, A3, E5, A5, Business Basic, Business Standard ou Business Premium, Office 365 E1, E3, A3, E5 ou A5, et Exchange Online Plan 1 ou 2.[2] |
| Analyses personnelles, pour les managers et les dirigeants, ainsi qu’analyses avancées pour les employés disposant d’une licence Copilot | Un forfait Microsoft Copilot, qui inclut un forfait de service Viva Insights avec l’ensemble de ces fonctionnalités pour chaque employé auquel une licence Copilot a été attribuée.[2] |
| Analyses avancées et tableau de bord Microsoft Copilot | Au moins 50 licences Viva Insights attribuées. Il est possible de combiner différents types de licences, par exemple 30 licences Copilot et 20 licences Viva Insights.[2] |
Deux remarques pratiques. Premièrement, Exchange Online est un prérequis général de Viva Insights, et les boîtes aux lettres partagées ne sont pas prises en charge. C’est important pour les messages envoyés par votre équipe depuis une adresse partagée. Deuxièmement, tous les utilisateurs de votre organisation sont inscrits par défaut, qu’ils disposent ou non d’une licence incluant un abonnement Viva Insights. Si votre cadre de confidentialité l’exige, vous pouvez définir les utilisateurs sous licence comme désinscrits par défaut.[2] Si votre organisation utilise Microsoft 365 Allemagne ou l’environnement 21Vianet, Viva Insights n’y est pas pris en charge.[2]
Viva Insights peut-il suivre les ouvertures des e-mails internes ?
C’est la question qui conduit le plus souvent les responsables de la communication à Viva Insights. La réponse est : en partie, et sous des conditions strictes. Le complément Viva Insights pour Outlook fournit des taux d’ouverture pour ce que Microsoft appelle les « messages admissibles ». La définition est importante, car une grande partie des messages envoyés par votre équipe ne remplit pas les critères :[\[4\]](https://learn.microsoft.com/en-us/viva/insights/personal/reference/add-in-reporting-details)
- Un message admissible est un e-mail envoyé à au moins cinq destinataires admissibles. Un destinataire admissible est une personne de la même entreprise que l’expéditeur, disposant d’une boîte aux lettres dans le cloud. Les listes de distribution sont développées avant le décompte des destinataires.[4]
- Aucun chiffre n’est fourni pour les e-mails envoyés depuis une boîte aux lettres partagée, les e-mails envoyés il y a plus de 14 jours, les e-mails comptant moins de cinq destinataires au total dans les champs À, Cc et Cci, ni les e-mails envoyés à des groupes modernes.
- Le taux communiqué est encadré pour protéger la confidentialité. Pour 5 à 10 destinataires, un taux inférieur au seuil minimal s’affiche comme « <25 % » et un taux supérieur au seuil maximal comme « >75 % ». Pour 11 à 20 destinataires, les seuils sont de 10 % et 90 % ; au-delà de 20 destinataires, ils sont de 5 % et 95 %.[4]
| Nombre de destinataires | Taux d’ouverture communiqué |
|---|---|
| 5 à 10 | Minimum 25 %, maximum 75 %[4] |
| 11 à 20 | Minimum 10 %, maximum 90 %[4] |
| Plus de 20 | Minimum 5 %, maximum 95 %[4] |
Deux limites découlent directement de cette conception. Le complément n’affiche jamais d’informations sur les destinataires individuels, et le taux d’ouverture n’est visible que par l’expéditeur du message. Ainsi, si votre newsletter est envoyée depuis une boîte aux lettres partagée, aucun chiffre ne sera disponible. Si elle est envoyée depuis la boîte personnelle d’un collègue, celui-ci sera le seul à voir un taux encadré. Pour une équipe de communication qui doit rendre compte de la portée par audience, suivre une campagne dans le temps ou comparer les canaux entre eux, il s’agit d’un indicateur de productivité personnelle, pas d’un système de mesure.[4]
Ce que Viva Insights ne peut pas dire à la communication interne
Le constat est désormais clair, et il vaut mieux le présenter comme un choix de conception que comme un défaut : Viva Insights a été conçu pour répondre à la question de savoir comment l’organisation travaille, et non si votre communication a atteint les personnes auxquelles elle était destinée. Les outils d’analyse natifs de Microsoft 365 présentent une limite similaire : ils indiquent le nombre de vues, mais pas si le message a atteint les parties précises de l’organisation que vous cibliez. Pour les questions concrètes que vous vous posez, les lacunes sont les suivantes :
Si vous avez besoin de comprendre la partie intranet de cette situation, nous expliquons dans notre article ce que l’analyse de Viva Connections peut ou ne peut pas montrer. Le point essentiel à retenir est le suivant : ces lacunes ne font pas de Viva Insights un mauvais outil. Elles en font simplement le mauvais instrument pour répondre à la question que votre directeur financier pose réellement : les bonnes personnes ont-elles lu le bon message, sur le bon canal et au bon moment ?
Vous n’avez pas besoin d’abandonner Viva Insights pour combler cette lacune ; il vous faut une couche de mesure conçue pour répondre à la question à laquelle Viva Insights ne répond pas. C’est précisément pour cela que nous avons créé Communication Insights : une plateforme d’analyse multicanale tout-en-un qui rassemble vos newsletters par e-mail, votre intranet SharePoint, Viva Connections et Viva Engage dans un tableau de bord centralisé. Vous pouvez ainsi mesurer la portée et l’engagement selon les segments d’audience qui comptent pour vous — service, pays, rôle, par exemple — sans devoir assembler des chiffres provenant d’outils isolés.
Concrètement, vous disposez d’un seul endroit pour identifier les contenus qui suscitent de l’engagement, comprendre quels publics lisent vos publications et prendre des décisions fondées sur les données concernant vos prochains canaux de publication. Vous n’avez plus à défendre votre budget à partir du seul nombre de vues et d’un taux d’ouverture encadré provenant de la boîte Outlook d’un collègue. Si vous souhaitez voir, sur vos propres canaux, la portée que Viva Insights ne mesure pas, réservez un échange avec Hatim sur Calendly : en 30 minutes, nous examinerons votre dispositif de mesure actuel et vous montrerons à quoi ressemble un reporting multicanal dans votre propre tenant Microsoft 365.
Foire aux questions
Viva Insights est-il gratuit avec Microsoft 365 ?
En partie. Les fonctionnalités Temps de calme, sessions de concentration ponctuelles et Reflect nécessitent uniquement un compte Exchange Online actif. Les analyses destinées aux managers et aux dirigeants, ainsi que les analyses avancées, nécessitent un abonnement Viva Insights ou sont incluses pour les employés disposant d’une licence Microsoft Copilot.
Mon manager peut-il consulter mes informations personnelles dans Viva Insights ?
Non. Les informations personnelles ne sont accessibles qu’à vous. Les informations destinées aux managers sont protégées par la confidentialité différentielle, qui, selon Microsoft, empêche de déduire les activités d’une personne en particulier au sein de l’équipe. Les managers voient des tendances agrégées, comme le travail en dehors des horaires ou la surcharge de réunions, et non des données individuelles.
Viva Insights peut-il me dire qui a ouvert mon e-mail interne ?
Non. Le complément Viva Insights pour Outlook ne révèle jamais d’informations sur les destinataires individuels et ne fournit que des valeurs approximatives pour protéger la confidentialité. Seul l’expéditeur voit un taux d’ouverture pour les messages admissibles. Pour savoir qui a ouvert un e-mail, Microsoft recommande plutôt d’utiliser les demandes d’accusé de lecture d’Outlook.
Pourquoi le taux d’ouverture de mon e-mail s’affiche-t-il comme inférieur à 25 % ?
Viva Insights encadre les taux d’ouverture selon le nombre de destinataires afin de protéger la confidentialité. Pour 5 à 10 destinataires, les taux inférieurs au seuil minimal s’affichent comme « <25 % » et ceux qui dépassent le seuil maximal comme « >75 % » ; seules les valeurs situées entre les seuils affichent le taux réel. Pour 11 à 20 destinataires, les limites sont de 10 % et 90 % ; au-delà de 20 destinataires, elles sont de 5 % et 95 %.
Combien de licences faut-il pour accéder aux analyses avancées de Viva Insights ?
Au moins 50 licences Viva Insights attribuées sont nécessaires pour accéder aux analyses avancées et au tableau de bord Microsoft Copilot. Le seuil peut être atteint en combinant différents types de licences, par exemple 30 licences Microsoft Copilot et 20 licences Viva Insights.
Viva Insights fonctionne-t-il avec les boîtes aux lettres partagées ?
Non. Les boîtes aux lettres partagées ne sont pas prises en charge, et les e-mails envoyés depuis une boîte aux lettres partagée sont exclus des rapports de taux d’ouverture du complément Viva Insights pour Outlook. Les e-mails envoyés à des groupes modernes ne sont pas non plus pris en compte, sauf si les utilisateurs suivent le groupe.
Puis-je utiliser Viva Insights pour mesurer la portée de la communication interne ?
Seulement en partie. Viva Insights mesure les habitudes de travail et le bien-être, et non la consommation des contenus. Son seul indicateur de portée, le taux d’ouverture Outlook, est calculé par expéditeur, ne concerne que les e-mails internes admissibles envoyés dans les 14 derniers jours et reste encadré par des seuils de confidentialité. Il ne mesure pas la portée des actualités SharePoint, des publications Viva Engage ou des newsletters par segment d’audience.
Sources
Pour aller plus loin
• Le rapport annuel de communication interne : un modèle pour la direction
• Viva Insights et l’analyse de la communication : deux questions différentes
• Comment mesurer la communication interne dans Microsoft Viva
• Analyses Viva Connections : comment mesurer l’adoption de l’intranet dans Microsoft 365
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