Article mis à jour le 21/11/2024
Lancée en février 2021, Microsoft Viva est une plateforme d’engagement des employés en travail hybride ou à distance et conçue pour la période postpandémique.
Viva est hébergée par Microsoft Teams et fait appel à la suite Microsoft 365. SharePoint et Yammer font notamment partie intégrante de l’utilisation de Viva pour les communications internes.
La plateforme comprend quatre applications individuelles qui sont conçues pour fonctionner ensemble comme une plateforme en ligne de l’activité des employés. Nous avons d’abord Viva Connections qui facilite les interactions sociales autour d’un même fil d’actualité. Il y a ensuite Viva Insights qui est conçu pour accroître la productivité en traquant l’utilisation de divers outils Microsoft. Viva Topics sert ensuite à aider les employés à trouver des réponses à leurs questions et à mettre en relation deux experts en la matière au sein de leur organisation. Enfin, Viva Learning est utilisé pour connecter les employés aux ressources d’apprentissage qui leur permettent de se développer leurs compétences professionnelles.
Pris ensemble, ce groupement d’applications peut servir comme remplaçant d’un bureau physique.
Pour approfondir votre compréhension de Microsoft Viva et de son impact, découvrez notre article sur les tendances 2024 en communication interne.
Applications clés de Viva : Connections et Insights
Pour les entreprises qui souhaitent utiliser Viva pour leurs communications internes, les deux principales applications concernées sont Connections et Insights.
Disponible sur les ordinateurs de bureau et les appareils mobiles, Viva Connections fournit aux employés les actualités de l’entreprise, des ressources pour la productivité ainsi que la possibilité d’interagir avec les autres. Pour ce faire, l’application puise dans le contenu de l’ensemble de la suite Microsoft 365. Par exemple, elle est capable d’afficher la dernière mise à jour d’un site SharePoint à côté d’un nouveau message sur Yammer.
Connections crée ainsi une expérience personnalisée, à l’image de l’entreprise, capable de susciter l’intérêt des employés travaillant à distance ou sans bureau, des cadres de bureau et autres. Un niveau élevé d’engagement des employés peut entraîner un certain nombre de résultats positifs, notamment une meilleure rentabilité.
Pour les employés, Insights est censé fournir un aperçu sur leur engagement et leur productivité, mais l’application sert aussi à aider les professionnels de la communication interne à suivre l’adoption et l’utilisation par les employés des outils Microsoft, tels qu’Outlook, SharePoint et Yammer.
Les professionnels de la communication interne peuvent donc utiliser Insights pour évaluer l’efficacité d’une campagne de courrier électronique interne ou d’une annonce sur Yammer. Il est important de noter que Microsoft a déclaré qu’Insights ne surveille pas les comportements de travailleurs spécifiques. La société applique justement des mesures d’agrégation et d’anonymisation pour protéger la vie privée de chaque employé.
Les dirigeants d’entreprise peuvent également utiliser Insights pour stimuler l’engagement en favorisant le développement des employés, en gérant leurs charges de travail et enfin en renforçant la cohésion au sein des équipes.
Si les deux autres modules de Viva, Learning et Topics, ne sont pas aussi pertinents pour la communication interne, ils permettent toutefois d’atteindre des niveaux élevés d’engagement des employés. Les managers peuvent le stimuler et mettre en avant des ressources essentielles dans le module Learning en soutenant le développement de carrière. Le module Topics soutient lui aussi l’engagement des employés en servant de ressource pour garder une productivité élevée.
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Quels sont les défis de communication interne que Viva ne permet pas de relever ?
Parce qu’elle y est intégrée, Viva Connections est une plateforme idéale pour les personnes qui utilisent déjà activement Teams. Cependant, les personnes qui n’utilisent pas Teams régulièrement ne tireront pas autant de valeur ajoutée à l’incorporation de Connections.
Pour les employés exerçant dans des bureaux, cette inclusion ajoute une couche de complexité, ce qui place la barre plus haute pour les utilisateurs occasionnels : Ils doivent non seulement savoir comment utiliser Connections, mais ils sont aussi obligés de maîtriser Teams. Cela peut donc compliquer l’adoption par certains employés de cette plateforme et les professionnels de la communication interne savent qu’il peut être difficile de faire accepter un autre outil de communication aux employés sans bureaux.
Les professionnels de la communication interne doivent également savoir que Viva Connections n’ajoute pas beaucoup de fonctionnalités à leur boîte à outils. Cela peut être un problème pour les équipes qui cherchent à développer des campagnes, à utiliser un système éditorial et à distribuer du contenu sur différents canaux. Connections n’apporte pas non plus grand-chose en matière de collecte de feedbacks et d’analyse transcanal.
Découvrez pourquoi Microsoft Viva pourrait ne pas suffire dans certains contextes avec notre analyse des limites de Viva et Yammer pour la communication interne.
Préférence de Teams à SharePoint
Microsoft a pris une décision audacieuse en choisissant d’héberger Viva dans Teams, plutôt que dans SharePoint. Bien que cette décision soit très logique compte tenu des conditions de travail pendant la pandémie, elle entraîne néanmoins certains inconvénients.
Microsoft n’a jamais développé une solution intranet exhaustive basée sur SharePoint. Cette tâche a été laissée aux fournisseurs tiers qui ont pu développer des solutions dites « intranet en boîte ». Mais aujourd’hui, Viva Connections, avec sa page d’accueil attrayante, semble être une tentative de Microsoft de réparer cet oubli et d’inciter les entreprises à commencer à utiliser l’application comme un intranet de facto.
Tout mettre en place par-dessus Teams peut former un ensemble d’informations nuisibles. La création de contenu doit donc se faire soit à partir de Yammer, soit dans SharePoint. Si Yammer est un outil plutôt intuitif, les communications internes classiques sont toujours basées sur SharePoint même si la plupart des départements éditoriaux trouvent cette plateforme encombrante.
Au lieu d’adopter une solution facile et prête à l’emploi proposée par un fournisseur tiers, l’approche ad hoc consistant à utiliser Connections comme un intranet devient vite complexe sans raison. Elle peut être particulièrement compliquée à utiliser pour les grandes entreprises dont les employés qui ont l’habitude de publier du contenu sont dispersés dans différents sites.
Si Microsoft Viva est une excellente extension pour les utilisateurs de Teams, celle-ci ne permet toujours pas un contrôle complet des communications en interne pour les grandes entreprises, comme le font déjà de nombreuses solutions tierces.
Les solutions analytiques de Tryane sont indépendantes de l’intranet
Avec la transformation du travail à distance, l’espace intranet évolue plus rapidement. Nos solutions d’analyse sont conçues pour extraire des informations à partir d’outils spécifiques tels que Yammer et Teams, et l’ajout récent de Viva à l’écosystème Microsoft fournit encore plus de données à analyser par notre technologie. Les équipes de communication interne et les dirigeants d’entreprise peuvent utiliser les analyses de Tryane pour découvrir des informations précises, affiner leurs stratégies et stimuler l’engagement des employés.
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