La question qui ouvre la plupart de nos premiers échanges est légitime : nous payons déjà SharePoint, il est déployé, et la DSI a consacré deux ans à l’intranet. Pourquoi acheter autre chose ? La réponse habituelle des éditeurs consiste à énumérer ce que SharePoint fait mal, ce qui est à la fois injuste et peu convaincant pour quiconque a réellement exploité un portail. En voici une meilleure. SharePoint est une bonne plateforme de publication et une faible plateforme d’audience. Il sait beaucoup de choses sur vos sites et vos pages, et presque rien sur votre effectif, ce qui découle d’une conception pensée site par site plutôt que personne par personne.
La conversation utile ne porte donc pas sur la qualité de SharePoint. Elle porte sur les métiers de la communication interne qu’il traite bien, et sur les quatre qu’il ne peut structurellement pas traiter.
Ce que SharePoint fait réellement bien
Commençons par la plaidoirie de la défense, en détail, car elle est plus solide que ne l’admettent la plupart des comparatifs.
L’architecture de publication est saine. Sites de communication, sites concentrateurs et site d’accueil offrent une structure qui tient au-delà de quelques centaines de pages, et l’actualité circule dans cette structure au lieu de résider à un seul endroit[1]. Les sites d’actualités organisationnelles permettent de désigner les sites faisant autorité, de sorte qu’une publication de la communication corporate se distingue visuellement et structurellement d’une publication d’équipe projet[2]. Cette distinction de gouvernance est réellement utile, et beaucoup de plateformes spécialisées la traitent moins bien.
Le ciblage d’audience fonctionne. Vous pouvez cibler l’actualité et la navigation sur des groupes de sécurité issus d’Entra ID, pour que la population belge voie les contenus belges. Notez le mot ciblage : SharePoint sait diffuser vers un groupe. Ce qu’il ne sait pas faire, c’est vous dire quelle proportion de ce groupe a effectivement reçu le message, et c’est sur cette distinction que repose la suite de cet article.
La diffusion dépasse le navigateur. Viva Connections expose le même contenu dans Microsoft Teams, sur poste et sur mobile, via un flux et un tableau de bord[3], ce qui compte énormément pour les populations qui n’ouvrent jamais un onglet de navigateur sur une page d’entreprise.
Les parties les moins spectaculaires sont excellentes. Des permissions héritées de votre modèle d’identité existant. Un historique de versions et une conservation qui satisfont le juridique sans projet séparé. Des variantes de pages multilingues. La co-édition. Une recherche sur l’ensemble du patrimoine. Les documents déjà en place, si bien que la politique interne citée par une publication se trouve à un clic plutôt que dans un autre système. Et c’est déjà licencié, déjà gouverné, déjà au catalogue de services de la DSI, ce qui supprime une discussion d’achat que les plateformes concurrentes doivent gagner. Notre guide sur le choix de SharePoint pour construire votre intranet traite plus en détail la décision de construction.
Les quatre limites structurelles
Ce ne sont ni des anomalies, ni des manques de fonctionnalités, ni des sujets qu’une prochaine version règle. Elles découlent de ce qu’est le produit.
Le reporting est rattaché aux sites, pas aux personnes
L’utilisation des sites donne les vues, les visiteurs uniques, le temps moyen passé et les contenus populaires d’une collection de sites[4]. Chacune de ces mesures est une propriété d’une page. Aucune n’est une propriété d’une personne ou d’une population. Vous pouvez donc cibler une publication sur 4 200 personnes en production, puis être incapable de dire combien de ces 4 200 l’ont vue. Cette asymétrie surprend quand on la remarque, et c’est la première raison pour laquelle le reporting intranet d’une équipe de communication s’enlise. Notre article sur les indicateurs intranet qui comptent passe en revue les chiffres natifs qui résistent à l’examen et ceux qui n’y résistent pas.
Les attributs organisationnels sont absents
Fonction, pays, site, statut, langue et type de contrat n’existent pas dans les données d’usage SharePoint. Vous pouvez les obtenir depuis Entra ID ou un fichier RH, et les rapprocher vous-même avec suffisamment d’exports et de patience, mais rien de natif ne le fait. Toute question segmentée devient donc un projet de données manuel, ce qui explique que la plupart des équipes y répondent une fois pour un document de comité et jamais plus.
L’intranet n’est qu’un des endroits où le message arrive
Une annonce classique dans un groupe de 12 000 collaborateurs part en publication SharePoint, en fil Viva Engage, en message Teams relayé par les managers et en encadré dans la newsletter hebdomadaire. Chacun de ces systèmes rend compte dans ses propres unités, à son propre endroit, avec sa propre définition d’une vue. Il n’existe aucune notion native de « une personne atteinte une fois », si bien que la portée agrégée n’est pas tant sous-estimée qu’indisponible. Le problème de double comptage que cela crée est traité dans notre article sur la mesure multicanale de la communication interne.
L’historique ne survit pas à ce qui arrive aux intranets
Les données d’usage sont conservées sur une fenêtre finie. L’utilisation est liée à la collection de sites et à ses URL : une refonte, une scission de concentrateur ou une reconstruction du site d’actualités remet la série à zéro. Les intranets sont refondus tous les trois ou quatre ans, et les dirigeants demandent des tendances pluriannuelles ; ces deux faits entrent en collision avec régularité.
| Le métier de la communication interne | SharePoint natif | Ce qui manque |
|---|---|---|
| Publier une actualité structurée et permissionnée | Solide | Rien de significatif |
| Cibler un contenu sur une population définie | Solide | Rien de significatif |
| Atteindre les collaborateurs dans Teams et sur mobile | Bon, via Viva Connections | Un reporting réunissant navigateur et Teams en un chiffre |
| Exprimer la portée en part d’une population | Indisponible | Un dénominateur et une vue par personne |
| Comparer des segments, usines contre siège | Indisponible | Des attributs organisationnels rapprochés de l’activité |
| Un chiffre de portée sur intranet, Viva Engage et newsletter | Indisponible | Une résolution d’identité multicanale |
| Une tendance sur trois ans traversant une refonte | Indisponible | Un historique indépendant de la collection de sites |
La voie Power BI, honnêtement
La réponse habituelle au tableau ci-dessus consiste à le construire dans Power BI sur l’API de reporting Microsoft Graph[5]. Plusieurs organisations le font bien et c’est un choix légitime, en particulier lorsqu’une équipe data dispose de capacité. Trois points à connaître avant de s’engager. L’API de reporting n’est pas régulièrement fiable et produit des journées de données manquantes. Des clients nous ont montré des tableaux de bord Power BI dont les valeurs d’indicateurs ne se rapprochent pas des rapports SharePoint natifs sur la même période, ce qui donne une discussion difficile devant un comité exécutif. Et un développement fiable exige un processus d’ingestion solide, un rapprochement planifié avec les chiffres natifs et un responsable qui reste. Budgétez le pipeline plutôt que le tableau de bord, car le pipeline est le projet.
Ce que proposent réellement les alternatives
Si vous décidez que le natif complété de tableurs ne suffit pas, il existe un vrai marché et il vaut la peine de le connaître correctement. Swoop Analytics a une force réelle sur Viva Engage et l’analyse de réseau, avec une lecture des schémas de collaboration qui lui est propre. CardioLog Analytics, d’Intlock, possède un long héritage SharePoint et convient plutôt aux déploiements pilotés par la DSI avec une instrumentation fine du portail. tygraph, désormais dans AvePoint, est solide dans les contextes de gouvernance de grands groupes où l’analytique côtoie un programme plus large de gestion du patrimoine. Chacun répond correctement à une question légèrement différente.
La position de Tryane est celle de la direction de la communication interne plutôt que celle de la DSI ou de la gouvernance : une portée multicanale en un chiffre, une segmentation par attributs organisationnels rapprochés depuis Entra ID ou un fichier RH, et un historique qui survit aux transitions produit et aux refontes. La plateforme lit SharePoint aux côtés de Viva Engage, Teams et votre outil de newsletter. Tryane est certifié SOC 2 Type 2 et conforme au RGPD par conception, héberge en Europe par défaut avec une résidence des données aux États-Unis sur demande, se déploie en quelques heures via l’authentification unique Entra ID, conserve un historique illimité et n’installe aucun agent. La comparaison directe figure dans Tryane face aux statistiques natives SharePoint.
Une réserve mérite d’être dite clairement. Si vous exploitez un seul site de communication et voulez savoir si vos pages sont lues, rien de tout cela ne vous concerne. Le reporting natif répond à cette question, il ne coûte rien, et vous ne devriez rien construire.
Questions fréquentes
SharePoint suffit-il comme intranet ?
Comme plateforme de publication et de gestion documentaire, oui, pour la plupart des organisations sur Microsoft 365. Comme plateforme de mesure, il s’arrête à la frontière du site, ce qui devient limitant dès que votre question porte sur une population plutôt que sur une page. La plupart des équipes atteignent ce point quand un dirigeant s’intéresse à une partie précise de l’effectif.
Peut-on segmenter les statistiques SharePoint par direction ou par pays ?
Pas nativement. Vous pouvez cibler des contenus sur des groupes issus d’Entra ID, mais le reporting d’usage ne porte aucun attribut organisationnel : aucun moyen natif ne dit quelle part d’une direction ou d’un pays a vu une page. Y répondre suppose d’exporter l’activité et de la rapprocher vous-même d’un annuaire ou d’un extrait RH, ou d’utiliser une couche qui réalise ce rapprochement.
Qu’advient-il de nos statistiques lors d’une refonte ?
L’utilisation étant liée à la collection de sites et à ses URL, la série repart généralement de zéro. Anticipez : capturez et stockez la référence avant la bascule, et convenez avec vos interlocuteurs des comparaisons qui resteront possibles ensuite. C’est l’une des façons les plus courantes de perdre deux ans de récit de mesure.
Avons-nous encore besoin des statistiques SharePoint avec Viva Connections ?
Oui, et il faut se garder du double comptage. Viva Connections est une surface de diffusion de contenus qui vivent dans SharePoint : la même publication peut être consommée dans un navigateur ou dans Teams. Les reporter séparément sous-estime la portée ; les additionner la surestime. Résoudre cela suppose une vue par personne plutôt que par page, sujet traité dans notre article sur Viva Connections analytics et l’adoption de l’intranet.
Tryane remplace-t-il SharePoint ?
Non. SharePoint reste la plateforme de publication et continue d’enregistrer ce qu’il enregistre. Tryane se place au-dessus comme couche de mesure, lit SharePoint aux côtés de vos autres canaux et rapproche l’activité de votre structure organisationnelle pour rendre traitables les questions segmentées et multicanales. Votre investissement Microsoft 365 reste intact.
Sources
• Microsoft Learn, qu’est-ce que SharePoint dans Microsoft 365
• Microsoft Learn, sites d’actualités organisationnelles
• Microsoft Learn, présentation de Viva Connections
• Microsoft Learn, santé du portail et utilisation des sites
Pour aller plus loin
• Le guide des statistiques natives SharePoint
• Quels indicateurs intranet comptent pour la communication interne
• Mesurer la communication interne multicanale
• Mesurer les communications qui atteignent les équipes terrain
• Qu’est-ce que SharePoint, le guide complet pour la communication interne
Tryane anime une session de travail de 15 minutes avec les directions de la communication interne, à partir de votre patrimoine SharePoint tel qu’il est : ce que les rapports natifs disent déjà, les questions auxquelles ils ne répondent pas, et à quoi ressemble la même période une fois l’activité rapprochée de votre structure organisationnelle. Réservez un créneau avec Jérémy.