Si vous n’êtes pas en mesure de communiquer efficacement les objectifs et les stratégies d’affaires clés, les employés ne peuvent pas savoir comment s’y conformer.
Une bonne communication interne aide les employés à comprendre comment le travail de chacun s’inscrit dans une stratégie globale, leur donne le sentiment d’être entendus et leur permet de prendre davantage d’initiatives.
Pour cette raison, des solutions comme Microsoft SharePoint qui distribuent et facilitent la collaboration sur des documents importants sont de plus en plus utilisées.
Qu’est ce que SharePoint?
SharePoint est un logiciel de collaboration d’équipe de Microsoft conçu pour améliorer la communication interne. Microsoft décrit SharePoint comme :
Partager et gérer le contenu, les connaissances et les applications pour favoriser le travail d’équipe, trouver rapidement de l’information et collaborer de façon transparente à l’échelle de l’organisation.
C’est la façon la plus directe de décrire les nombreuses capacités de SharePoint, mais lorsque vous démarrez avec l’outil, vous allez découvrir qu’il peut être facilement personnalisé pour répondre à vos besoin spécifiques.
À la base, SharePoint crée une matrice de communication interne qui relie de nombreux outils de Microsoft que les gens utilisent tous les jours Par exemple, SharePoint peut être utilisé pour extraire facilement des données d’une feuille de calcul Excel et les insérer dans une base de données Access.
Ce puissant logiciel de communication numérique facilite la collaboration et la corédaction. L’utilisation de SharePoint pour les communications internes aide à éliminer les silos d’information, à accroître la productivité et à générer le maximum d’idées.
A quoi sert SharePoint ?
SharePoint est conçu pour améliorer la collaboration interne. Voici quatre meilleures façons d’utiliser SharePoint :
1. Partager et collaborer
Sharing and collaborating has never been easier, especially if you’re already familiar with Microsoft 365 SharePoint vous permet de partager les actualités importantes ainsi que faciliter l’accès à l’ensemble des documents de l’entreprise. De plus, vous pouvez l’utiliser via internet, partout où vous disposez d’une connexion. Ajoutez cela au stockage en nuage et vous disposez d’un environnement collaboratif à grande échelle pour un partage et une communication efficaces.
Le pouvoir collaboratif de SharePoint peut être davantage exploité lorsqu’il est intégré à Microsoft Teams. Lorsqu’une nouvelle équipe est créée dans Teams, SharePoint peut créer un nouveau site associé qui sert de dépôt pour le contenu, les fichiers et les documents essentiels liés à l’équipe.
2. Communiquer en interne
Allant de pair avec le partage et la collaboration, l’utilisation de SharePoint pour les communications internes propose de multiples façons de mobiliser les membres de vos équipe. Vous pouvez segmenter vos groupes d’employés afin de leur fournir des informations ciblées qui leur sont entièrement spécifiques. Cela renforce leur sentiment d’appartenance. Vous pouvez également créer des pages d’actualités internes à l’entreprise, formatés pour maximiser leur visibilité.
La puissance communicative de SharePoint peut être renforcée par l’intégration avec Yammer, la plateforme de communication en temps réel de Microsoft. Lorsqu’un flux Yammer est intégré à SharePoint, il permet de communiquer en temps réel avec les collaborateurs en un clic.
3. Capitaliser sur les connaissances internes
L’information interne est essentielle au succès de toute entreprise, et la plupart des organisations stockent leurs informations essentielles sur l’intranet de l’entreprise.
SharePoint est l’une des solutions les plus utilisées lors de la construction d’un intranet qui fonctionne pour les besoins spécifiques de votre organisation. Et ce pour de nombreuses causes, y compris sa facilité d’utilisation, sa personnalisation et ses fonctionnalités de ciblage d’audience.
Toutes les informations que votre équipe partage peuvent être utilisées pour l’amélioration de l’entreprise. Avec un système de gestion de contenu avancé, il est désormais plus facile de créer une base de connaissance puissante. SharePoint fournit de nombreux outils pour collecter et partager des documents, des idées et bien plus encore. Grâce à une application conçue pour l’intranet mobile, SharePoint permet également aux travailleurs à distance d’y accéder.
Sans cela, toutes ces informations internes – des informations qui peuvent être utiles – risquent d’être négligées ou perdues dans la masse.
En combinant les outils internes de SharePoint avec les outils d’analyse Tryane, vous allez mieux comprendre comment les gens communiquent au sein de votre organisation, le type de contenu qui suscite le plus de réaction et le type de contenu qui a besoin d’amélioration.
4. Transformer les processus
Il est difficile de comprendre si vos processus de communication sont défaillants sans analyser les résultats de vos investissements sur SharePoint Par exemple vos utilisateurs accèdent-ils aux informations que vous mettez sur SharePoint ? Si ce n’est pas le cas, y a-t-il des groupes qui consultent vos actualités plus fréquemment que d’autres ? Avec ce type de données en main, vous pouvez affiner votre stratégie de communication pour vous assurer qu’elle fonctionne comme vous le souhaitez.
Voici quelques-unes des nombreuses façons dont Tryane Analytics peut vous aider :
- Comprendre l’impact et la portée de vos messages à l’échelle de l’organisation
- Apprendre quel type de message convient le mieux aux différents groupes d’employés
- Assurez-vous que les messages sont spécifiquement adaptés à vos différents publics internes, ce qui fait qu’il est plus probable qu’ils entraînent une mobilisation.
Cependant, ce ne sont pas les seuls avantages de SharePoint. Il peut également aider à renforcer la posture de cybersécurité de votre organisation.
SharePoint et la sécurité
La sécurité est toujours une préoccupation constante pour la communication interne. Microsoft est très conscient des risques liés à la sécurité des données pour une entreprise, c’est pourquoi SharePoint est conçu afin de protéger vos données grâce à des fonctions de sécurité intégrées telles que :
- La protection contre les virus, les logiciels malveillants et autres menaces.
- Gestion de l’identité et de l’accès
- Les mesures de sécurité contre la suppression accidentelle d’informations
Commencer à utiliser SharePoint pour les communications internes
Maintenant que vous savez comment utiliser SharePoint, il y a une dernière chose à considérer : la meilleure façon de tracer son impact sur votre communication interne. Tryane Analytics pour SharePoint vous aide à mesurer et à augmenter le retour sur investissement de ce logiciel. Nous vous aiderons à:
- Accroître l’engagement en détectant les utilisateurs inactifs
- Obtenir une analyse approfondie de la portée de vos efforts de diffusion des nouvelles d’entreprise
- Analyser le comportement des utilisateurs
- Découvrir comment les utilisateurs interagissent
SharePoint offre le meilleur des deux mondes, en matière d’engagement et de communication. Les données dont vous disposez stimulent les performances de façon uniforme.
Contactez-nous dès aujourd’hui pour en savoir plus sur notre outil d’analyse pour SharePoint ou l’une de nos nombreuses autres solutions. Avec notre aide, vous comprendrez mieux les meilleures façons d’utiliser SharePoint pour améliorer les communications internes.