Introduction :
Mesurer l’impact des efforts sur l’engagement des employés, la productivité et la performance globale de l’entreprise est toujours plus critique pour les départements de communication interne. C’est pourquoi ignorer les meilleures pratiques en matière de communication interne n’est plus une option si vous souhaitez atteindre vos objectifs. La plateforme collaborative SharePoint offre des fonctions analytiques qui permettent de suivre et d’analyser l’activité des utilisateurs, l’utilisation du contenu et d’autres mesures clés. Si vous n’êtes toujours pas convaincu de l’efficacité de SharePoint dans votre organisation, vous pouvez consulter notre article de blog suivant : Un guide complet pour SharePoint et la communication interne.
Toutefois, il est légitime de se demander si les statistiques issues de SharePoint sont réellement suffisants pour fournir aux départements de communication les informations nécessaires, afin de prendre des décisions éclairées sur les stratégies de communication ?
Dans cet article de blog, nous allons explorer les avantages et les inconvénients de l’utilisation des statistiques sur SharePoint et discuter des solutions alternatives qui peuvent vous aider à obtenir une compréhension plus complète de l’efficacité de vos communications internes.
1. Comment accéder aux Statistiques d’Utilisation de votre Site SharePoint ?
Rien de plus simple, il vous suffit de suivre ces 5 étapes :
- Étape 1 : Connectez-vous à votre compte Microsoft à l’adresse suivante : https://login.microsoftonline.com/
- Étape 2 : Accédez à l’application SharePoint en cliquant sur l’icône dans le coin supérieur gauche :
- Étape 3 : Une fois sur votre site SharePoint, allez dans Paramètres en haut à droite, à côté de votre avatar :
- Étape 4 : Dans les paramètres, cliquez sur « Utilisation du site » :
- Étape 5 : Vous pouvez maintenant consulter les statistiques d’utilisation de votre site :
2. KPIs disponibles pour Analyser l’Utilisation du Site SharePoint
Sur la page Analyse de l’Utilisation du Site, vous pouvez retrouver divers indicateurs clés de performance (KPIs) qui donnent un aperçu de l’utilisation et de l’activité sur votre site SharePoint. Voici quelques-uns des indicateurs clés de performance disponibles sur la page Analyse de l’Utilisation du Site :
- Visites du site : Le nombre total de visites sur le site, indépendamment du nombre de personnes qui l’ont visité.
2. Visiteurs uniques : Le nombre de personnes distinctes qui ont visité le site.
3. Temps moyen passé par utilisateur : Durée moyenne de chaque utilisateur qui passe sur le site.
4. Éléments populaires : Les éléments (pages, actualités et documents) les plus fréquemment consultés sur le site.
5. Éléments partagés avec des utilisateurs externes : Liste des éléments ou documents partagés avec des utilisateurs externes.
6. Activité par heure de la journée : Aperçu des modèles d’activité des utilisateurs en fonction des différents moments de la journée.
Ces KPIs ne sont disponibles que pour les périodes suivantes : 7 derniers jours, 30 derniers jours et 90 derniers jours. Ainsi, il n’est pas possible d’obtenir les valeurs d’un mois en précis ou d’un trimestre spécifique. Il est également impossible de remonter plus loin que 90 jours.
3. Avantages des statistiques issues de SharePoint
Les statistiques sur SharePoint fournissent des informations précieuses sur le comportement des utilisateurs, la performance du contenu et les taux d’adoption. Voici quelques-uns des avantages des statistiques issues de SharePoint :
- Facilité d’utilisation : Les statistiques sur SharePoint sont faciles d’accès et d’utilisation, et ne nécessitent aucune installation ou configuration supplémentaire.
- Mesures standardisées : Les statistiques sur SharePoint fournissent des mesures standards qui sont cohérentes dans tous les sites et pages SharePoint, ce qui facilite la comparaison des performances et l’identification des tendances.
- Données en temps réel : Les statistiques sur SharePoint donnent accès à des données en temps réel, ce qui permet de surveiller le comportement de l’utilisateur et la performance du contenu au fur et à mesure.
- Intégration avec d’autres fonctionnalités SharePoint : Les statistiques sur SharePoint sont étroitement intégrées à d’autres fonctionnalités de SharePoint, telles que la recherche et la gestion de contenu, ce qui en fait une solution pratique et complète pour de nombreux besoins de communication interne.
En résumé, les statistiques sur SharePoint offrent des informations précieuses sur le comportement des utilisateurs, la performance des contenus et les taux d’adoption. Vous disposez d’un accès facile, de mesures standardisées, de données en temps réel et d’une intégration transparente avec d’autres fonctions SharePoint.
4. Limites des statistiques issues de SharePoint
Bien que les statistiques sur SharePoint aient leurs avantages, elles présentent également certaines limites qui peuvent rendre difficile l’obtention d’une image complète de l’efficacité de la communication interne. Voici quelques-uns des inconvénients des statistiques issues de SharePoint :
- Historique fixe et limité : Les statistiques sur SharePoint vous obligent à étudier vos données sur des périodes fixes de 30/60/90 jours et limite l’historique des données à 6 mois.
- Pas de segmentation de l’audience : Les statistiques sur SharePoint vous limitent à une vue globale de votre Tenant, sans possibilité de zoomer sur des populations spécifiques.
- Pas de flexibilité d’analyse : Avec les statistiques de SharePoint, vous disposez de statistiques sur chaque contenu, mais vous devez établir vos classements manuellement – ce qui prend du temps.
- Pas d’analyse par métadonnées : Les statistiques sur SharePoint n’offrent pas la possibilité d’analyser des contenus similaires (contenus étiquetés avec les mêmes métadonnées).
- Personnalisation limitée : Les statistiques sur SharePoint offrent des options de personnalisation limitées, ce qui rend difficile le suivi des mesures spécifiques à votre organisation ou à vos objectifs de communication.
- Portée limitée : Les statistiques issues de SharePoint ne suivent que l’activité au sein de SharePoint, ce qui peut ne pas capturer toutes les activités d’engagement et de communication des employés, telles que les courriels.
- Perspectives limitées : Les statistiques sur SharePoint fournissent des informations de base sur le comportement des utilisateurs et la performance du contenu, mais peuvent ne pas fournir les informations détaillées nécessaires pour prendre des décisions éclairées sur les stratégies de communication.
- Accès limité : Les statistiques issues de SharePoint peuvent ne pas être accessibles à tous les communicateurs internes, car elle nécessite des autorisations spécifiques et un accès aux sites et pages SharePoint.
- Autres inconvénients : Pas d’analyse de recherches, pas d’identification de contenu actif avec filtres, pas d’identification de contenu inactif avec filtres, pas de KPIs au niveau du site SP, pas d’analyse du parcours de l’utilisateur, pas de diffusion automatisée d’insights, pas de rapports personnalisés en 1 clic, …
5. Solutions Alternatives aux Statistiques sur SharePoint
Pour surmonter les limites des statistiques de SharePoint, il existe plusieurs solutions alternatives que les communicateurs internes peuvent envisager. Ces solutions sont les suivantes :
- Outils d’analyse tiers : Les outils d’analyse tiers peuvent fournir des informations plus personnalisées et plus complètes sur l’efficacité de la communication interne. Ces outils peuvent s’intégrer à SharePoint et à d’autres canaux de communication pour fournir une vision holistique de l’engagement des employés. Communication Insights by Tryane est la première solution d’analyse qui rassemble toutes vos données provenant de vos différents canaux de communication tels que Yammer, SharePoint ou même votre newsletter. Cette fonctionnalité vous permet d’obtenir des informations inégalées sur l’efficacité de vos campagnes, le tout sur une plateforme centralisée.
- Enquêtes et commentaires : Les enquêtes et les commentaires des employés peuvent fournir des informations précieuses sur leurs préférences, leurs défis et leurs besoins en matière de communication. Ces informations peuvent aider les équipes de communication interne à adapter leurs stratégies de communication afin de mieux répondre aux besoins des employés.
- Tests auprès des utilisateurs : Les tests utilisateurs peuvent aider les communicateurs internes à identifier les problèmes de convivialité et à améliorer l’expérience utilisateur globale des canaux de communication interne, y compris SharePoint.
A propos de Tryane Analytics
Maintenant que vous en savez plus sur SharePoint Native Analytics et sur les fonctionnalités manquantes de la plateforme, il reste une dernière chose à considérer : la meilleure façon de tracer son impact sur votre communication interne. Communication Insights by Tryane Analytics vous aide à mesurer et à augmenter le retour sur investissement de ce logiciel. Il peut vous aider à :
- Choisir les périodes de temps & obtenir un Historique de données illimité sur n’importe quelle période (mensuelle, trimestrielle, annuelle, personnalisée) sans aucune limite d’historique de données.
- Obtenir une vue d’ensemble de la portée de vos efforts concernant les actualités de l’entreprise.
- Segmentation facile de l’audience par pays, département, unité commerciale…
- Avoir une vue sur vos contenus mensuels les plus importants et vous permettre d’examiner vos pages, documents, annonces, actualités les plus populaires…
- Analyse du comportement des utilisateurs
- Avoir un filtre sur le contenu des métadonnées
- Comprendre comment les utilisateurs interagissent
- Augmenter l’engagement en identifiant les utilisateurs inactifs
- Et bien d’autres fonctionnalités utiles : Analyse de recherche efficace, identification du contenu actif avec filtres, identification du contenu inactif avec filtres, accès dédié au propriétaire du site SP, source de trafic du site SP, diffusion automatisée d’insights, rapports personnalisés en 1 clic, …
- …
Tout cela en rassemblant toutes vos données provenant de vos différents canaux de communication tels que SharePoint, Yammer et plus encore. Avec l’aide de Tryane Analytics, vous comprendrez mieux les meilleurs moyens d’utiliser l’analytique pour optimiser les communications internes de votre entreprise et mieux engager les employés.
Conclusion :
En conclusion, bien que les statistiques issues de SharePoint fournissent des informations de base sur le comportement des utilisateurs et la popularité du contenu, elles peuvent ne pas être suffisantes pour les organisations qui ont besoin d’informations plus détaillées ou plus complexes pour développer une stratégie de communication interne efficace. Si cela n’est toujours pas clair pour vous, veuillez consulter notre article sur Quels sont les défis de la communication interne.
Communication Insights by Tryane peut vous aider à améliorer l’impact de votre communication grâce à des indicateurs pertinents (périodes de temps personnalisées et données illimitées, segmentation facile de l’audience par pays, département, unité commerciale …, classement des meilleurs contenus, analyse du comportement des utilisateurs, filtre de métadonnées, rapports personnalisés en 1 clic, …) :
Contactez-nous dès aujourd’hui pour en savoir plus sur Communication Insights, notre solution analytique tout-en-un pour la communication interne. Comprenez les meilleures façons d’utiliser vos données pour optimiser les communications internes de votre entreprise et mieux engager les employés.