De nombreuses entreprises disposent d’un intranet qu’elles utilisent pour la communication, le partage de fichiers et la collaboration, mais elles sont beaucoup moins nombreuses à disposer d’une véritable digital workplace qui fonctionne comme le pivot de leurs activités commerciales.
Une digital workplace est un centre en ligne conçu pour reproduire de nombreux aspects du lieu de travail réel. Fonctionnant souvent à partir de diverses solutions intranet, ce centre héberge un certain nombre de plates-formes différentes, chacune ayant une fonctionnalité différente du lieu de travail. Il existe des plateformes de collaboration conçues pour reproduire l’expérience typique d’une salle de réunion. Il existe des plateformes de partage de fichiers conçues pour remplacer le partage de documents papier. Il existe même des outils sociaux conçus pour accueillir des discussions informelles autour d’un café.
Même si votre employé utilise peut-être déjà ces plateformes dans le cadre d’une digital workplace ad hoc, l’adoption d’une solution de ce genre est une entreprise de taille, qui implique une transition majeure. Pourtant, l’adoption d’une digital workplace peut entraîner un certain nombre d’avantages commerciaux, énumérés ci-dessous.
Communications unifiées
La communication est vitale pour toute organisation et rassembler toutes les formes de communication numérique sous le même toit est l’objectif d’une digital workplace. Lorsque les employés peuvent trouver toutes les communications numériques de leur entreprise au même endroit, cela évite les erreurs de communication et la confusion. Un guichet unique pour les communications de l’entreprise contribue également à créer une culture unifiée et à renforcer les valeurs fondamentales.
Étant donné qu’une grande partie des communications au sein d’une digital workplace sont basées sur le texte, cela contribue également à promouvoir un sens de la responsabilité. Contrairement à un lieu de travail réel, où les employés peuvent ne pas entendre les instructions ou les ignorer, une digital workplace enregistre tous les messages texte entre employés. Les fonctions de recherche sur le lieu de travail en font une ressource pour les employés lorsqu’ils ne savent pas ce qu’on attend d’eux. Mais ce haut niveau de documentation en fait également un outil permettant de responsabiliser les personnes.
Une meilleure productivité
Lorsque les employés doivent utiliser un ensemble d’outils disjoints, cela peut conduire à des flux de travail désordonnés
Une digital workplace rassemble tous les outils d’une organisation et les place dans une structure intuitive. La page de renvoi typique d’une digital workplace présente les dernières nouvelles de l’entreprise, l’accès au stockage de fichiers, un flux de médias sociaux, un calendrier de planification, etc. Les employés peuvent facilement passer d’un outil à l’autre sans avoir à ouvrir et fermer des fenêtres. Le résultat est une rationalisation des flux de travail qui conduit à une plus grande productivité.
Une productivité accrue peut également entraîner une boucle de rétroaction positive : Les employés qui se sentent plus productifs seront plus inspirés et motivés pour faire du bon travail.
Une meilleure collaboration
Une digital workplace comprend un certain nombre d’outils qui permettent une meilleure collaboration entre les employés. Par exemple, les employés qui souhaitent collaborer en temps réel par SMS peuvent le faire en utilisant Microsoft Teams, tandis que les employés travaillant sur des collaborations non synchrones et à long terme ne peuvent pas partager et modifier des documents sur SharePoint.
Les outils de collaboration hébergés par une digital workplace permettent aux utilisateurs de suivre leurs efforts de collaboration. Par exemple, les communications peuvent être mémorisées, et les différentes versions d’un document peuvent être stockées pour être consultées ultérieurement.
Le résultat est une plateforme qui reproduit avec succès les principales caractéristiques de la collaboration sur un lieu de travail réel, mais avec des capacités, une flexibilité et une accessibilité accrues.
Un meillleur engagement des employés
Les niveaux plus élevés de productivité et de collaboration qui découlent d’une digital workplace sont faciles à quantifier. L’expérience employé est beaucoup plus difficile à quantifier mais tout aussi importante. L’engagement des employés est essentiel lorsqu’il s’agit de les garder motivés, inspirés et satisfaits. Des niveaux élevés d’engagement des employés conduisent également à une meilleure rentabilité et à un taux de rotation plus faible.
La journée d’un employé type comporte de nombreuses tâches, responsabilités et expériences différentes. Une digital workplace permet de faciliter les tâches et les responsabilités, ce qui se traduit par une meilleure expérience.
Une digital workplace favorise également le parcours à long terme des employés au sein de l’entreprise. Au cours du processus d’intégration, une digital workplace peut permettre d’accéder aux documents nécessaires à l’intégration. À mesure qu’un membre du personnel se développe au sein d’une entreprise, une digital workplace peut fournir des ressources pour l’apprentissage. Une digital workplace peut même faciliter les entretiens de départ et les derniers jours d’un employé au sein de l’entreprise, contribuant ainsi à maintenir la continuité et à préserver les connaissances accumulées.
Meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée
Bien sûr, les employés ont une vie en dehors du bureau, et une digital workplace peut les aider à maintenir un équilibre idéal entre vie professionnelle et vie privée.
La pandémie a entraîné une explosion du travail à distance. Une digital workplace aide les nouveaux travailleurs à distance à s’orienter et à garder le cap.
Utilisé correctement, un lieu de travail numérique peut favoriser l’autonomie et le bien-être mental. Elle permet aux employés d’accéder au lieu de travail aux heures qui conviennent le mieux à leur style de vie. Les organisations responsables peuvent également prendre des mesures pour s’assurer que l’effacement des frontières entre le travail et la maison n’entraîne pas d’épuisement professionnel et de stress.
Une meillleure culture d’entreprise
La culture d’entreprise peut être un outil puissant qui favorise l’engagement des employés, le recrutement et plus encore.
Créer une culture d’entreprise forte semble facile, mais ce n’est pas le cas, et cela devient encore plus difficile à mesure que les entreprises adoptent des modèles de travail hybrides et à distance. Il était déjà difficile de mettre tout le monde d’accord sur la même culture lorsqu’ils travaillaient tous dans les mêmes bâtiments.
Une digital workplace est particulièrement bien adapté pour aider les organisations à construire la culture d’entreprise forte qu’elles souhaitent. Les équipes de communication interne peuvent partager les nouvelles avec les employés, où qu’ils se trouvent. Les employés peuvent interagir socialement et même se connecter les uns aux autres grâce à des événements virtuels de renforcement de l’esprit d’équipe.
Tryane peut tirer encore plus d’avantages d’un lieu de travail numérique
Lorsque les dirigeants d’une entreprise utilisent une solution analytique de Tryane, ils obtiennent une compréhension profonde et granulaire de la façon dont les employés utilisent leur digital workplace.
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