Vous héritez d’une communauté de 3 200 membres. Le panneau de statistiques Viva Engage indique que les publications progressent de douze pour cent sur un mois et que 214 personnes ont été actives. Votre sponsor, directeur de division, dispose d’environ quatre-vingt-dix secondes d’attention pour le sujet, et il demande si la communauté fonctionne. Le volume de publications ne peut pas répondre. Le nombre de membres non plus : il enregistre surtout une décision prise en 2019 d’ajouter tout un service d’un coup. Le point gênant, c’est qu’une communauté peut être active, en croissance, et échouer complètement dans ce pour quoi elle a été créée, sans que le panneau standard n’affiche autre chose que du vert.
Cet article porte sur ce qu’il faut mettre à la place dans le tableau de bord d’un animateur de communauté. Il part du principe que vous travaillez aujourd’hui dans Viva Engage, et que les années Yammer restent un historique dont vous devez rendre compte.
Ce qu’est devenu le tableau de bord des gestionnaires Yammer
Les statistiques de groupe Yammer sont devenues les statistiques de communauté Viva Engage, et la transition a été moins un simple changement de nom que l’appellation ne le suggère[1]. Les communautés, les publications et les adhésions ont suivi. La continuité de reporting que les animateurs avaient construite, le plus souvent dans des tableurs entretenus par une seule personne, non. Pour la version longue de ce que cette transition a fait à la mesure organisationnelle, voir ce que Yammer a changé et ce que Viva Engage a modifié, et pour les différences produit, la différence entre Viva Engage et Yammer.
La conséquence pratique pour un animateur, c’est que le panneau dont il dispose est honnête sur la communauté et muet sur l’organisation. Il rend compte de ce qui s’est passé à l’intérieur des murs de la communauté. La question du sponsor porte presque toujours sur ce qui se passe à l’extérieur.
Les trois questions auxquelles un tableau de bord doit répondre
Tous les tableaux de bord de communauté réellement utiles que nous avons vus répondent à ces trois questions, dans cet ordre. La plupart n’en traitent aucune.
1. Atteint-elle les personnes pour lesquelles elle existe ?
Une communauté créée pour 900 techniciens itinérants se porte bien si 300 techniciens la lisent. Elle se porte mal si elle compte 3 200 membres et 214 personnes actives qui se révèlent être des collaborateurs du siège inscrits par curiosité. Le nombre de membres est un dénominateur de façade. La population visée est le vrai dénominateur, et c’est à vous de l’établir, car la plateforme ignore qui sont vos techniciens itinérants.
2. La participation s’élargit-elle ou se concentre-t-elle ?
Prenez la part des publications et réponses produites par vos dix premiers contributeurs. Dans une communauté saine, ce chiffre baisse avec le temps. Dans la plupart, il monte, parce que la même poignée d’enthousiastes la porte et que tous les autres deviennent un public. Une communauté où 80 % des contenus proviennent de dix personnes est une newsletter dotée d’un espace de commentaires. C’est un dispositif légitime, mais il ne faut pas le présenter comme une communauté.
3. Les questions reçoivent-elles une réponse ?
C’est celle que personne ne mesure et celle qui décide si les gens reviennent. Comptez les questions posées, les questions ayant reçu au moins une réponse substantielle, et le délai médian jusqu’à cette réponse. Une communauté où la moitié des questions restent sans réponse pendant une semaine apprend aux collaborateurs à ne plus en poser. C’est un problème mesurable et corrigeable, et il est invisible dans une courbe de volume de publications.
Une maquette de neuf indicateurs, réalisable cette semaine
Trois blocs correspondant aux trois questions. La dernière colonne est la partie honnête : ce que le panneau natif fournit, et ce qui demande du travail.
| Indicateur | Mesure | Disponible en natif ? |
|---|---|---|
| Portée sur la population visée | Lecteurs distincts en part du groupe cible nommé | Non, exige un rapprochement d’attributs |
| Tendance de portée | Même mesure sur 12 mois | Non, fenêtre de conservation finie |
| Nouveaux membres devenus lecteurs | Part des nouveaux membres actifs sous 30 jours | En partie, travail manuel |
| Concentration sur le top 10 | Part des publications et réponses des dix plus actifs | En partie, via la liste des membres actifs |
| Contributeurs distincts | Personnes ayant publié ou répondu au moins une fois | Oui |
| Premiers contributeurs | Personnes contribuant pour la première fois sur la période | En partie, travail manuel |
| Questions posées | Fils identifiés comme des questions | Non, exige une convention |
| Taux de réponse | Part des questions ayant reçu une réponse substantielle | Non |
| Délai médian de première réponse | La cible se compte en heures, pas en jours | Non |
Quatre des neuf viennent directement du natif ou du rapport d’activité Viva Engage dans le centre d’administration Microsoft 365[2]. Les indicateurs de questions demandent une convention plutôt qu’un outil : décidez que les questions portent un mot-dièse précis, et le comptage devient trivial. Les indicateurs de portée sont ceux qui exigent des données que la plateforme ne détient pas.
Si vous construisez le tableau de bord global plutôt qu’une vue par communauté, notre guide pour construire un tableau de bord de communication interne traite la couche exécutive, et la note sur le meilleur moment pour publier sur Viva Engage devient utile une fois que vous savez qui vous cherchez à atteindre.
Ce que le natif donne, et ce qu’il ne donne pas
Le panneau natif est gratuit, déjà activé, et c’est réellement le bon outil pour un animateur qui gère une seule communauté. Si votre question est de savoir si vos publications fonctionnent à l’intérieur de votre communauté, utilisez-le et n’achetez rien. Nous le pensons : une bonne part des animateurs avec qui nous échangeons sont bien servis par ce que Microsoft fournit déjà.
Il s’arrête à trois endroits précis. Il ne se rapproche pas des attributs de l’effectif : la question de la portée ci-dessus n’a donc pas de réponse native, puisque Viva Engage ignore lesquels de vos membres sont techniciens en Normandie. Sa fenêtre de conservation est finie, donc une tendance sur douze mois ou sur plusieurs années traversant la transition Yammer n’est pas disponible. Et il rend compte d’une communauté à la fois : si le même message est aussi parti sur l’intranet SharePoint et dans la newsletter, vous obtenez trois chiffres sans lien. Le détail figure dans notre note sur les limites des statistiques natives de Viva Engage.
L’étape suivante habituelle est un développement Power BI sur l’API de reporting Microsoft Graph[3]. Sachez trois choses avant de vous engager. L’API de reporting n’est pas régulièrement fiable et produit des journées de données manquantes. Des clients ont observé dans Power BI des valeurs d’indicateurs qui ne se rapprochent pas des rapports SharePoint natifs sur la même période, ce qui est difficile à expliquer devant un comité exécutif. Et un développement fiable exige un processus d’ingestion solide, un rapprochement planifié avec les chiffres natifs et un responsable identifié : budgétez le pipeline plutôt que le tableau de bord.
Trois habitudes qui comptent plus que le tableau de bord
Le tableau de bord découle de celles-ci. Bien tenues, elles rendent utile même un tableau de bord médiocre.
- Écrivez la population visée. Une ligne en tête de la charte de la communauté : cette communauté existe pour ces personnes. Cela fixe votre dénominateur, tranche les débats de périmètre, et prend cinq minutes.
- Publiez le taux de concentration. Faites figurer la part du top 10 dans le rapport mensuel, même quand elle est gênante. C’est la mesure qui prédit le plus fidèlement si une communauté survit à un changement d’animateur.
- Traitez les questions sans réponse chaque semaine. Quinze minutes pour repérer les fils sans réponse substantielle et les orienter vers quelqu’un qui peut répondre. Cela fait plus pour la participation que n’importe quelle campagne, et les travaux de Gallup sur le monde du travail montrent de façon constante que c’est la réactivité, et non le volume de communication, que les collaborateurs enregistrent[4].
Là où les indicateurs de portée exigent des données que la plateforme ne détient pas, c’est la couche qu’occupe Tryane. La plateforme lit Viva Engage aux côtés de SharePoint, Teams et votre outil de newsletter, rapproche cette activité de votre structure organisationnelle via Entra ID ou un fichier RH pour rendre la participation par fonction, site, pays ou type de contrat exploitable, et conserve un historique illimité couvrant les années Yammer et les années Viva Engage, de sorte qu’une tendance pluriannuelle se lise d’un seul trait. Tryane est certifié SOC 2 Type 2 et conforme au RGPD par conception, héberge en Europe par défaut avec résidence américaine sur demande, se déploie en quelques heures via l’authentification unique Entra ID, sans agent à installer. Le comparatif détaillé se trouve dans Tryane comparé aux statistiques natives de Viva Engage.
Questions fréquentes
Le tableau de bord Yammer existe-t-il encore ?
Non. Les statistiques de groupe Yammer sont devenues les statistiques de communauté Viva Engage lorsque Microsoft a mené la transition à son terme, et la marque comme l’expérience autonome Yammer ont été retirées. Les communautés, publications et adhésions ont été transférées. La continuité du reporting, en général non, ce qui rend difficile toute comparaison pluriannuelle traversant le changement à partir du seul outillage natif.
Que doit contenir le rapport mensuel d’un animateur de communauté ?
Trois choses, dans cet ordre : la portée sur la population pour laquelle la communauté existe, la part des contenus produits par les dix premiers contributeurs, et le taux de réponse aux questions. Les contributeurs distincts font un quatrième indicateur utile. Le nombre de membres et le volume de publications peuvent figurer, mais pas en tête, car ni l’un ni l’autre ne réagit à ce que vous pilotez réellement.
Comment savoir si les équipes de terrain participent ?
Pas depuis le panneau natif, qui ne détient pas les attributs de l’effectif comme la fonction, le site ou le type de contrat. Il faut croiser l’activité Viva Engage avec votre structure organisationnelle, en exportant et rapprochant vous-même les données ou via une couche analytique dédiée. Notre note sur la mesure des communications qui atteignent le terrain traite le volet pratique.
Une forte concentration sur le top 10 est-elle toujours mauvaise ?
Non. Une communauté de pratique avec de véritables experts se concentrera toujours, et c’est précisément son objet. Ce qui compte, c’est le sens de l’évolution et sa cohérence avec la raison d’être de la communauté. Une communauté généraliste qui se concentre d’année en année glisse vers la diffusion descendante, et mieux vaut le repérer que présenter une hausse du nombre de publications comme une croissance.
Tryane remplace-t-il les statistiques de communauté Viva Engage ?
Non. Viva Engage continue d’enregistrer ce qu’il enregistre. Tryane se place au-dessus, en lisant Viva Engage aux côtés de SharePoint, Teams et des newsletters et en rapprochant l’activité de votre structure organisationnelle, pour répondre aux questions segmentées et multicanales qu’aucun panneau natif ne traite seul. Les animateurs continuent souvent d’utiliser le panneau natif au quotidien.
Sources
• Microsoft Learn, présentation de Viva Engage
• Microsoft Learn, rapport d’activité Viva Engage
• Microsoft Learn, API de reporting Microsoft Graph
• Gallup, State of the Global Workplace
Pour aller plus loin
• Animer et faire vivre l’engagement sur Viva Engage
• Les limites des statistiques natives de Viva Engage
• Ce que Yammer a changé, et ce que Viva Engage a modifié
• Tryane comparé aux statistiques natives de Viva Engage
• Construire un tableau de bord de communication interne
Tryane anime une session de travail de 15 minutes avec les animateurs de communauté et les directions de la communication interne : nous prenons l’une de vos communautés Viva Engage et recalculons sa portée et sa concentration face à la population pour laquelle elle a été créée. Réservez un créneau avec Jérémy.