La communication interne est un pilier fondamental de la performance d’une organisation. Dans un environnement où les outils numériques comme SharePoint jouent un rôle central pour centraliser les documents, gérer l’intranet et connecter les employés, les responsables de communication interne cherchent à mieux comprendre l’efficacité de leurs actions. Mais comment transformer toutes ces données en insights concrets ? C’est ici que Power BI entre en jeu, en offrant des tableaux de bord visuels et interactifs afin d’analyser la communication interne sur SharePoint.
Cet article explore comment tirer parti de l’intégration entre Power BI et SharePoint pour suivre vos KPIs, améliorer vos stratégies, et pourquoi un outil spécialisé comme Communication Insights peut donc aller encore plus loin dans l’analyse cross-canal.
Pourquoi analyser vos données de communication interne sur SharePoint ?
De nombreuses entreprises utilisent SharePoint comme intranet ou digital workplace. C’est souvent le point de passage pour :
- la consultation de documents stratégiques,
- la diffusion de messages internes,
- le partage de contenus d’actualité,
- l’accès aux ressources RH et IT.
Cependant, sans analyse précise, il est difficile de répondre à des questions essentielles :
- Mes contenus atteignent-ils mes cibles ?
- Quels services ou pays sont les plus engagés ?
- Quelles pages sont actives… et lesquelles restent ignorées ?
L’analyse de la communication interne via SharePoint permet de mesurer l’impact de vos efforts, d’identifier les points faibles et donc d’ajuster vos stratégies.
Les limites des données natives de SharePoint
SharePoint propose déjà des rapports d’usage, comme :
- le nombre de vues par page,
- l’activité des utilisateurs,
- la consultation des documents.
Mais ces données brutes sont souvent éparpillées et difficiles à interpréter pour un communicant interne qui n’est pas analyste. De plus, elles ne permettent pas toujours de croiser les indicateurs avec des critères organisationnels (pays, département, fonction). Résultat : on obtient un aperçu partiel de la performance de la communication interne, ce qui limite les prises de décision éclairées.
C’est ici que l’intégration de Power BI avec SharePoint prend toute son importance.
Power BI et SharePoint : un duo puissant pour la communication interne
Power BI, l’outil de visualisation de données de Microsoft, permet de connecter vos sources de données, dont SharePoint, pour créer des tableaux de bord dynamiques.
Quels avantages concrets pour la communication interne ?
- Centralisation des données : regroupez dans Power BI toutes les données de vos sites SharePoint (pages, documents, utilisateurs).
- Tableaux de bord visuels : transformez des chiffres bruts en graphiques clairs et faciles à comprendre.
- Analyse par filtres : segmentez vos résultats par pays, service ou type de poste pour voir où votre communication est la plus efficace.
- Suivi en temps réel : mesurez l’évolution des performances de vos campagnes internes.
- Partage simplifié : diffusez vos rapports Power BI à vos managers ou à la direction pour prouver la valeur de vos actions.
Exemple : vous pouvez analyser quels départements consultent vos actualités RH, comparer les taux de lecture d’un pays à l’autre, ou encore identifier les documents les plus consultés sur SharePoint.
Exemples de KPIs à suivre avec Power BI et SharePoint
Pour piloter votre communication interne, voici quelques indicateurs pertinents à connecter dans Power BI :
- Taux de consultation des actualités (nombre de vues / nombre d’employés ciblés).
- Taux de participation aux campagnes (clics sur les contenus, téléchargements de documents).
- Pages inactives ou peu consultées, révélant des zones d’amélioration.
- Taux d’engagement par profil d’utilisateur (exemple : comparer l’adoption par les équipes IT vs RH).
- Tendance temporelle : quel est le meilleur moment pour publier un contenu sur SharePoint ?
Ces KPIs vous aident à comprendre si vos messages passent vraiment et s’ils ont un impact concret sur vos collaborateurs.
Les limites de Power BI seul pour les communicants internes
Si Power BI est un outil puissant, il présente certaines limites pour un responsable communication interne :
- La configuration peut être complexe pour un profil non technique.
- Les données doivent être préparées et nettoyées avant d’être exploitées.
- Power BI ne couvre que SharePoint, sans intégrer facilement les autres canaux comme Viva Engage (ancien Yammer) ou les newsletters internes.
- Avec Power Bi il y a des choses que vous ne pouvez pas faire comme par exemple: vous ne pouvez pas analyser le parcours utilisateur ni générer une heatmap montrant où les utilisateurs cliquent sur la page d’accueil.
En clair, Power BI est un formidable moteur de visualisation, mais il reste un outil générique qui nécessite du temps, des compétences et souvent l’aide d’analystes pour tirer pleinement parti des données.
Communication Insights : l’alternative clé en main pour les communicants internes
C’est ici que Communication Insights de Tryane change la donne. Contrairement à Power BI, qui demande une configuration poussée, Communication Insights est conçu spécifiquement pour les équipes de communication interne.
Avec Communication Insights, vous pouvez :
- Connecter tous vos canaux : SharePoint, Viva Engage, newsletters, digital workplace, etc.
- Mesurer la performance globale de vos campagnes grâce à des KPIs consolidés.
- Analyser l’engagement par audience (pays, département, métier).
- Identifier les contenus qui résonnent le plus avec vos collaborateurs.
- Automatiser vos reportings (PowerPoint mensuels ou annuels prêts à être présentés à votre direction).
- Optimiser vos actions grâce au « best time to post », qui vous recommande les moments les plus efficaces pour publier.
De plus, l’outil met en lumière les pages inactives sur SharePoint, les utilisateurs les plus actifs sur Viva Engage, et permet de comprendre en profondeur le parcours utilisateur dans votre intranet.
En résumé, Communication Insights va plus loin que Power BI en offrant une vision 360° de la communication interne cross-canal, sans nécessiter de compétences techniques avancées.
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