La question qui déclenche tout est courte. La direction de la communication veut savoir si l’intranet fonctionne, ou si l’investissement consenti sur Viva a produit quelque chose, et la personne qui dirige la communication interne ouvre le centre d’administration Microsoft 365 pour le vérifier. Ce qui remonte est une série de rapports d’utilisation : utilisateurs actifs par produit, fichiers stockés, messages envoyés, un tableau d’activité Viva Engage[1]. Chaque chiffre est exact. Aucun ne répond à la question posée. Cet écart est apparu avec l’Adoption content pack d’Office 365, il a survécu au passage à Microsoft 365, et il a survécu à l’arrivée de Viva.
Ces rapports d’adoption ont été conçus pour quelqu’un d’autre
L’Adoption content pack d’Office 365, puis les rapports d’utilisation qui lui ont succédé, répondaient à un besoin réel : celui de la direction informatique qui venait de signer un contrat de licences important et devait démontrer que l’organisation s’en servait. Sur ce terrain, ces rapports font très bien leur travail. Ils indiquent combien de personnes ont ouvert Teams le mois dernier et comment la courbe a bougé après la campagne de déploiement.
La communication interne a hérité de ces rapports parce qu’ils étaient les seuls disponibles dans la maison. Ils n’ont jamais été conçus pour sa question, qui n’est pas « les gens utilisent-ils le produit » mais « ce message a-t-il atteint la population à laquelle il était destiné, et cela a-t-il changé quelque chose ». Sur une diapositive, ces deux questions se ressemblent. Elles divergent complètement dès la première relance d’un dirigeant.
La vraie différence tient à l’unité d’analyse. Le reporting d’adoption compte des événements produit au niveau du tenant. La communication interne mesure un message précis face à une audience précise, et cette audience n’est pas une propriété que le produit détient. Microsoft 365 sait qu’un utilisateur a ouvert une page. Il ne sait pas que cet utilisateur est chef d’équipe sur le site de Valenciennes, ce qui est pourtant le seul élément qui rend le chiffre intéressant.
Ce qui a vraiment changé entre Office 365 et Microsoft 365
Le changement de nom, en 2020, était cosmétique. Ce qui a suivi ne l’était pas. Le nombre de surfaces distinctes sur lesquelles une équipe de communication interne publie est passé d’environ deux à environ six, et chaque nouvelle surface est arrivée avec son propre panneau de statistiques, ses propres définitions et sa propre durée de conservation.
Une équipe qui publiait en 2018 sur un intranet SharePoint et un réseau Yammer publie aujourd’hui sur des sites de communication SharePoint, des actualités relayées en mobilité par Viva Connections[2], des communautés Viva Engage, des canaux Teams, un outil de newsletter et de la vidéo hébergée dans Stream. Cela fait six ou sept endroits où un message peut atterrir.
Le reporting s’est fragmenté plus vite que la publication
Chacune de ces surfaces rend compte d’elle-même. Les statistiques SharePoint parlent du site. Les statistiques de communauté Viva Engage parlent de la communauté. Le rapport d’activité Teams compte l’activité Teams. Aucun endroit natif ne fait apparaître comme un seul chiffre un message publié sur trois d’entre elles, ni ne permet de demander quelle proportion d’une population donnée l’a vu.
C’est la raison très concrète pour laquelle tant d’équipes tiennent encore un tableur mensuel. Ce n’est pas un manque d’outillage : elles disposent de sept outils, chacun exact sur sa portion, et d’aucune arithmétique qui les combine honnêtement. Additionner des vues de pages SharePoint et des réactions Viva Engage produit un nombre dépourvu de sens. Le tableur finit donc par présenter chaque canal séparément, sans jamais répondre à la question de la portée. Notre article sur la mesure cross-canal de la communication interne détaille pourquoi l’addition naïve échoue.
Cinq choses que la couche analytique doit savoir faire
Une fois écartées les catégories marketing, le besoin se réduit à cinq capacités. Un outil qui en couvre trois est une réponse partielle. Un outil qui n’en couvre aucune est un rapport d’adoption avec un plus joli graphique.
1. Lire les surfaces ensemble. SharePoint, Viva Engage, Teams et l’outil de newsletter doivent arriver dans un modèle unique, avec une définition unique du lecteur, pour qu’un message publié sur plusieurs d’entre eux soit compté une fois. C’est cette capacité qui transforme « 12 000 vues et 340 réactions » en « 61 % de la population visée atteinte ».
2. Rapprocher l’activité de la structure organisationnelle. Fonction, pays, site, langue, statut, type de contrat, ligne managériale. Sans ce rapprochement, chaque chiffre est un agrégat de tenant, et l’agrégat vous flatte, parce que le siège lit tout et que le siège pèse lourd dans la donnée. Le rapprochement se fait via Entra ID ou un fichier RH périodique, et bien définir le modèle d’attributs compte davantage que le choix de l’outil. Notre guide sur la segmentation d’audience en communication interne explique comment le structurer.
3. Descendre au message, pas à la surface. Une équipe de communication interne pilote des campagnes, pas des sites. L’unité mesurable doit être « la note de sécurité publiée le 14 mars », partout où elle est apparue, et non « le site de communication HSE au mois de mars ».
4. Conserver l’historique au travers des transitions produit. Microsoft renomme et remplace ses briques sur un cycle d’environ trois ans. Yammer est devenu Viva Engage. Delve a disparu. Stream a déménagé. Chaque transition réinitialise ou tronque le reporting natif, et une équipe qui veut montrer une tendance sur cinq ans a besoin que cet historique vive ailleurs que dans le produit. C’est l’exigence la plus sous-estimée, et elle se révèle au pire moment : l’arbitrage budgétaire. L’article sur ce que Viva Engage a changé à la mesure de Yammer revient sur cette rupture.
5. Être délégable sans droits d’administration. La plupart des rapports natifs exigent un rôle d’administrateur du tenant, ou une licence Power BI Pro, pour afficher quoi que ce soit d’utile. Une équipe de quatre personnes, située hors de la DSI, a besoin de son propre accès et de pouvoir ouvrir une vue filtrée à un responsable de communication pays sans passer par un ticket.
La position honnête sur les statistiques natives Microsoft
Le reporting natif Microsoft 365 est gratuit, déjà activé, et réellement suffisant dans un cas fréquent : une équipe, une surface, une question. Si vous êtes propriétaire d’un seul site de communication et que vous voulez savoir si le trafic a progressé après la refonte, les statistiques SharePoint y répondent et vous n’avez rien à acheter. Il en va de même pour un animateur qui suit une seule communauté Viva Engage.
Les limites sont structurelles, pas qualitatives. Le reporting natif est par conception centré sur une surface, il ne détient aucun attribut organisationnel, et sa fenêtre de conservation est finie. Les équipes rencontrent ces trois contraintes dans cet ordre, dès la première année de reporting sérieux.
| Ce que vous cherchez à savoir | Rapports d’utilisation Microsoft 365 | Statistiques de site SharePoint | Statistiques Viva Engage | Couche analytique dédiée |
|---|---|---|---|---|
| Le produit est-il utilisé ? | Oui, au niveau du tenant | Par site | Par communauté | Oui, et par population |
| Cette campagne a-t-elle atteint le terrain ? | Non | Non | Non | Oui, si les attributs sont rapprochés |
| Un chiffre unique SharePoint, Engage et newsletter | Non | Non | Non | Oui |
| Tendance couvrant le passage de Yammer à Viva Engage | Non | Non | Non | Oui, historique conservé à part |
| Accès pour un communicant non administrateur | Rôle d’administrateur requis | Propriétaire du site | Administrateur de communauté | Délégation par segment |
| Coût | Inclus | Inclus | Inclus | Sous licence |
La voie Power BI et ce qu’elle coûte vraiment
La réponse interne évidente consiste à brancher l’API de reporting Microsoft Graph sur Power BI et à construire soi-même le modèle multi-surfaces[3]. Plusieurs organisations y parviennent très bien. Mieux vaut savoir ce qui rend l’exercice difficile avant d’y engager un ingénieur données.
L’API de reporting Graph n’est pas régulièrement fiable. Elle produit des journées de données manquantes, et un tableau de bord bâti sur une collecte quotidienne naïve affichera des creux qui sont des échecs de collecte, pas des changements de comportement. Par ailleurs, des clients ont observé dans Power BI des valeurs d’indicateurs qui ne se rapprochent pas des rapports SharePoint natifs sur la même période, ce qui donne une conversation difficile en comité de direction. Une construction fiable exige un processus d’ingestion solide avec reprise et rattrapage, un rapprochement planifié avec les chiffres natifs, et un responsable identifié. Budgétez le pipeline plutôt que le tableau de bord. Notre guide sur la construction d’analytics SharePoint avec Power BI détaille les modes de défaillance.
Où se situent les outils spécialisés
Le marché est étroit mais sérieux, et il mérite d’être présenté honnêtement. Swoop Analytics possède une expertise profonde des réseaux sociaux d’entreprise et se distingue sur la structure des réseaux dans Viva Engage. CardioLog Analytics, d’Intlock, est très complet sur SharePoint et s’installe bien lorsque la DSI porte le projet. tygraph, désormais dans AvePoint, convient aux grands groupes qui achètent gouvernance et analytique ensemble.
Tryane occupe précisément la couche cross-canal. La plateforme lit SharePoint, Viva Engage, Teams et les outils de newsletter ensemble, rapproche cette activité de la structure organisationnelle via Entra ID ou un fichier RH, et conserve un historique illimité pour qu’une tendance survive à la prochaine transition produit. Côté achats : certification SOC 2 Type 2, conformité RGPD par conception, hébergement européen par défaut avec résidence des données aux États-Unis sur demande, authentification unique Azure AD ou Entra ID, aucun agent à installer, déploiement en quelques heures. Pour la comparaison directe, voir Tryane face aux analytics natifs SharePoint, et si vous choisissez des indicateurs plutôt qu’un outil, commencez par les indicateurs de communication interne qui résistent à l’examen.
Questions fréquentes
L’Adoption content pack d’Office 365 existe-t-il encore ?
Plus sous ce nom. Sa fonction a été absorbée par les rapports d’utilisation du centre d’administration Microsoft 365 et par le modèle Microsoft 365 usage analytics pour Power BI. Le reporting est meilleur qu’en 2018, mais son public n’a pas changé : il répond à la question de l’adoption informatique, pas à celle de la portée en communication interne.
Peut-on obtenir la portée par direction nativement dans Microsoft 365 ?
Pas sans la construire. Le reporting natif ne détient aucun attribut organisationnel comme la fonction, le site ou le type de contrat. Pour segmenter par direction, vous rapprochez vous-même les données d’activité d’un référentiel des effectifs, ou vous utilisez une couche analytique qui réalise ce rapprochement en fonctionnement normal.
Les statistiques Viva Connections suffisent-elles à mesurer l’intranet en mobilité ?
Elles rendent compte de l’usage du tableau de bord et du fil, ce qui est utile et n’existait pas auparavant. Elles ne disent pas quelles populations ont été atteintes et ne se combinent pas avec vos chiffres d’actualités SharePoint. Traitez-les comme une surface de plus à intégrer, pas comme la réponse.
Combien de temps prend le déploiement sur un tenant existant ?
Pour Tryane, quelques heures, via l’authentification unique Azure AD ou Entra ID, sans agent installé et sans modification de votre configuration SharePoint ou Viva Engage. Le travail qui prend réellement du temps n’est pas technique : c’est le modèle d’attributs organisationnels, la définition des sites qui comptent comme surfaces de communication, et le choix de ce que l’équipe présentera chaque mois.
Cela remplace-t-il notre investissement Microsoft 365 ?
Non, et tout éditeur qui le laisse entendre mérite d’être écouté avec prudence. Microsoft 365 reste le parc de publication et continue d’enregistrer ce qu’il enregistre. Une couche analytique se place au-dessus et rapproche ces surfaces de la structure organisationnelle, pour répondre aux questions cross-canal et segmentées qu’aucun panneau natif n’a été conçu pour traiter.
Sources
• Microsoft Learn, rapports d’activité du centre d’administration Microsoft 365
• Microsoft Learn, présentation de Viva Connections
• Microsoft Learn, API de reporting Microsoft Graph
• Gallagher, State of the Sector
Pour aller plus loin
• Mesurer les communications internes en cross-canal
• Construire des analytics SharePoint avec Power BI
• OneDrive et SharePoint, et ce que la confusion fait à vos chiffres
• La segmentation d’audience en communication interne
• Tryane face aux analytics natifs Viva Engage
Tryane anime une session de travail de 15 minutes avec les directions de la communication interne : nous cartographions les surfaces Microsoft 365 sur lesquelles vous publiez et montrons à quoi ressemble une portée cross-canal unique sur votre propre tenant. Réservez un créneau avec Jérémy.