Idées de tableaux de bord pour SharePoint

À l’instar du tableau de bord d’une voiture, les tableaux de bord des applications offrent la possibilité de se faire une idée rapide de tout ce qui se passe en un seul endroit centralisé, avec des informations actualisées présentées dans un format facile à digérer. Les tableaux de bord sont souvent composés de chiffres clés, de graphiques et de tableaux. Si votre organisation utilise SharePoint, ils peuvent être utiles aux dirigeants, aux départements et aux collaborateurs. Cet article vous aide à tirer le meilleur parti de SharePoint grâce à quelques idées précieuses de tableaux de bord SharePoint.

Déterminez votre intention

À quoi doit servir votre tableau de bord ? Si vous êtes novice en la matière, il n’est peut-être pas facile de répondre à cette question. Cependant, la première étape consiste à lui définir un objectif. Un bon point de départ serait de réfléchir à toutes les informations que vous devez surveiller de près. Dressez une liste. L’idée est de vous épargner le temps et les efforts que vous auriez faits pour aller chercher les différents éléments. Voici quelques points qui pourraient vous aider à stimuler vos efforts :

• Les chiffres d’adoption de SharePoint afin que vous puissiez identifier et intégrer les utilisateurs inactifs
• Les principales pages et autres contenus qui reçoivent le plus et le moins de trafic
• Voir ce que les utilisateurs recherchent afin d’améliorer l’expérience utilisateur
• Contenu inactif afin de s’en servir
• Voir qui est un utilisateur récurrent VS qui se connecte une seule et unique fois ou de façon très irrégulière

Réfléchissez aux raisons pour lesquelles les informations clés que vous avez identifiées sont importantes et à la manière dont elles pourraient être transformées en données clés qui pourraient être représentées visuellement. Pensez également à qui utilisera le tableau de bord, car cela aura un impact sur la façon dont vous le créerez. Vous pouvez afficher tout type de tableau de bord à l’intérieur d’une page SharePoint. Vous pouvez aussi voir plus en détail combien de personnes ont visité le site SharePoint, le nombre de fois où elles se sont connectées et quels fichiers ont été les plus consultés, autant d’informations potentiellement intéressantes pour un tableau de bord. Malheureusement, il n’existe pas de moyen simple dans SharePoint permettant de comparer les indicateurs de performance clés entre eux, ce qui rend le processus long et pénible pour les équipes de communication interne qui doivent aller chercher les données nécessaires élément par élément, puis essayer de les visualiser côte à côte.

Transformez vos idées en éléments de tableau de bord

Les tableaux de bord sont aussi bons que les données qui se cachent derrière ses éléments. Sans celles-ci, un tableau de bord est inutile et sans intérêt. Si votre objectif est de maximiser votre productivité en matière de communication interne, un outil comme Tryane fournit une solution puissante pour comprendre ce qui se passe sous la partie immergée de l’iceberg, y compris les éléments suivants :

• Qui sont vos utilisateurs actifs ou inactifs
• Quels départements sont les plus actifs ou inactifs
• Suivi des livrables liés à la communication
• Analyser le comportement de vos utilisateurs sur SharePoint

Non seulement Tryane s’intègre parfaitement à SharePoint pour vous offrir ces fonctionnalités, mais il fonctionne aussi bien avec d’autres produits Microsoft afin de vous permettre d’extraire des données issues d’Excel ainsi que d’autres applications. La question est donc la suivante : Comment transformer les résultats de plusieurs analyses en éléments de tableau de bord exploitables ?

1. Affichez les rapports importants avec des vues personnalisées. Mettez les rapports importants à portée de main pour ne pas avoir à aller les chercher chaque fois que vous en avez besoin. Pour ce faire, vous pouvez utiliser le visualiseur de fichiers de la partie Web.
2. Suivez la progression des indicateurs clés de performance. C’est l’occasion idéale d’ajouter des graphiques et des diagrammes à votre tableau de bord pour facilement comprendre la progression des indicateurs clés de performance. SharePoint étant conçu pour s’intégrer à d’autres applications, vous pouvez intégrer des graphiques et des tableaux provenant d’autres programmes. Le visualiseur de fichiers fait l’affaire, tout comme le tableau récapitulatif de la partie Web. Vous pouvez également coder si vous avez les connaissances techniques pour le faire.
3. Effectuez le suivi et le reporting des projets. Un simple indicateur de statut illustre des indications de performance à renseigner pour la mesure que vous avez choisie. Si votre poste implique de la gestion de projet, cet outil est indispensable et vous simplifiera grandement la vie.
4. Automatisez vos statuts à l’aide des alertes. Nous sommes tous trop occupés parfois, et il peut être difficile de rester au courant de ce qui arrive à échéance ou de ce sur quoi nous devrions garder un œil. Un tableau de bord SharePoint peut être configuré pour fournir des alertes sur les tâches ou les livrables à venir, afin que les échéances importantes ne passent jamais inaperçues.

La création d’un tableau de bord à partir d’indicateurs SharePoint pertinents peut sembler être une tâche longue et ardue. Bien que cela puisse être le cas pour une personne qui n’a pas de connaissances technologiques, il est probable que votre organisation dispose d’un service ou d’une personne qui peut faciliter cette création. La clé, bien sûr, est de fournir des indications détaillées sur ce que vous voulez que vos données représentent et sur ce à quoi chaque élément de votre tableau de bord doit être connecté.

Exemples de tableaux de bord SharePoint

Voici six tableaux de bord que nous voyons régulièrement chez les équipes intranet et communication interne qui travaillent sur SharePoint. Pour chacun : ce qu’il montre, d’où viennent les données, qui le consulte et la première limite que vous rencontrerez. Les sources natives ont des angles morts sur l’historique, les audiences et la comparaison, que nous détaillons dans notre article sur les limites des statistiques natives de SharePoint.

1. Tableau de bord d’adoption de l’intranet

• Ce qu’il montre : combien de collaborateurs utilisent le site d’accueil de l’intranet ou un site hub, à quelle fréquence ils reviennent, sur quels appareils et à quelle heure.
• Source des données : la page Utilisation du site (engrenage des paramètres, puis Utilisation du site). Elle affiche la tendance quotidienne des visiteurs uniques sur 7, 30 et 90 jours, les visites du site, le temps moyen passé par utilisateur et la répartition par appareil et par heure. Le nombre global de visiteurs uniques n’est disponible que pour les 7 et 30 derniers jours^[1].
• Pour qui : responsables intranet et digital workplace qui rendent compte de l’adoption.
• Limite : aucune vue sur 12 mois dans la page. Les propriétaires du site peuvent exporter 90 jours de données au format .csv^[1] : pour suivre une tendance d’une année sur l’autre, il faut exporter et conserver ces fichiers vous-même chaque trimestre.

2. Tableau de bord de portée des actualités

• Ce qu’il montre : jusqu’où chaque actualité a porté : visiteurs uniques, nombre total de vues, temps moyen passé par utilisateur et trafic par heure.
• Source des données : l’analyse de page, accessible via le bouton Analytics en haut du billet d’actualité. Avec une licence de la suite Microsoft Viva ou Viva Communications et communautés, elle ajoute les réactions, les promotions, les visiteurs uniques ayant cliqué sur un lien, la répartition par canal (Outlook, SharePoint, Teams, Engage) et l’export vers Excel ou PowerPoint^[2].
• Pour qui : responsables de la communication interne et rédacteurs.
• Limite : les chiffres se lisent billet par billet, donc une vue par campagne suppose de rassembler les données de chaque actualité. L’usage des invités et des utilisateurs anonymes n’est pas inclus^[2].

3. Tableau de bord des contenus les plus consultés

• Ce qu’il montre : les pages, actualités et documents qui retiennent le plus l’attention.
• Source des données : la section Contenu populaire au cours des 7 derniers jours de la page Utilisation du site, triable par visiteurs uniques ou par visites, et par temps passé pour les pages et les actualités^[1].
• Pour qui : propriétaires de sites et de contenus qui décident quoi mettre à jour, promouvoir ou archiver.
• Limite : la fenêtre est de 7 jours, y compris dans l’export^[1] : vous voyez ce qui fonctionne cette semaine, pas ce qui est devenu obsolète en un trimestre.

4. Tableau de bord de la recherche intranet

• Ce qu’il montre : ce que les collaborateurs cherchent sur l’intranet et les endroits où la recherche les laisse sans réponse.
• Source des données : les rapports d’utilisation de la recherche des sites modernes (Paramètres du site, Administration de la collection de sites, Recherche Microsoft, Configurer les paramètres de recherche, Insights) : volume de requêtes, requêtes les plus courantes, requêtes abandonnées et requêtes sans résultats, sur les 31 derniers jours ou les 12 derniers mois, avec un export Excel^[3].
• Pour qui : responsables intranet, knowledge managers et équipe en charge de la navigation.
• Limite : ces rapports se trouvent dans l’administration de la collection de sites, donc une équipe communication sans droits d’administration doit passer par un administrateur SharePoint pour les obtenir.

5. Suivi des campagnes de communication

• Ce qu’il montre : l’état des campagnes et des livrables (responsable, échéance, canal, statut), avec un graphique simple par statut.
• Source des données : une liste SharePoint affichée sur une page, complétée par le composant WebPart Graphique rapide, qui trace un graphique en colonnes ou en secteurs à partir d’une liste ou d’une bibliothèque du site, ou à partir de 12 points de données au maximum saisis à la main^[4].
• Pour qui : équipe communication interne et chefs de projet.
• Limite : Graphique rapide reste volontairement basique (colonnes ou secteurs, valeurs numériques uniquement)^[4], et le suivi n’est à jour que si l’équipe tient la liste à jour. Il mesure la production, pas la portée.

6. Vue de direction intégrée depuis Power BI

• Ce qu’il montre : une page unique pour le comité de direction qui combine plusieurs sources (portée sur SharePoint, activité Viva Engage, effectifs par région) avec un historique conservé dans le temps.
• Source des données : un rapport Power BI intégré à une page SharePoint moderne grâce au composant WebPart Power BI. L’intégration ne donne pas automatiquement l’autorisation de voir le rapport : les accès se gèrent dans Power BI^[5].
• Pour qui : directions de la communication et comité exécutif.
• Limite : licences et maintenance. Intégrer le composant demande une licence Power BI Pro ou Premium par utilisateur (PPU), et chaque lecteur en a besoin aussi si le rapport n’est pas hébergé sur une capacité F64 ou supérieure^[5]. Surtout, les API de reporting Microsoft sur lesquelles repose ce type de projet peuvent renvoyer des valeurs incohérentes ou cesser de répondre pendant plusieurs jours : il faut une supervision, des reprises automatiques et un responsable identifié. Nous voyons aussi des clients dont les chiffres Power BI ne correspondent pas aux statistiques natives de SharePoint pour les mêmes pages, un écart qu’il faut ensuite expliquer à la direction.

Par où commencer

Si vous partez de zéro, commencez par la portée des actualités et la recherche : ces deux tableaux de bord s’appuient sur des données que SharePoint collecte déjà et débouchent sur des actions concrètes dans la semaine. Ajoutez la vue de direction une fois que vous savez quels trois ou quatre chiffres la direction lit vraiment.

Grâce à Tryane Analytics pour SharePoint, l’alimentation de vos données permet un nouveau tableau de bord à haute fonctionnalité qui vous aide à garder plus facilement un œil sur toutes les informations importantes impactant votre travail. Vous pourriez être surpris de voir à quel point Tryane et SharePoint fonctionnent bien ensemble. Contactez Tryane aujourd’hui pour en savoir plus sur la façon dont la plateforme peut vous aider à tirer le meilleur parti de SharePoint.

Questions fréquentes

Comment créer un tableau de bord dans SharePoint ?

Créez une page moderne sur votre site, puis ajoutez des composants WebPart : Graphique rapide pour des graphiques simples alimentés par une liste ou une bibliothèque, une liste pour suivre les livrables et le composant WebPart Power BI pour intégrer un rapport interactif. Définissez d’abord les trois à cinq questions auxquelles la page doit répondre, et n’ajoutez que les éléments qui y répondent. Pour les chiffres d’usage, les sources natives sont la page Utilisation du site et l’analyse de chaque page ou actualité.

SharePoint propose-t-il des statistiques d’utilisation ?

Oui. Les administrateurs, propriétaires, membres et visiteurs d’un site peuvent consulter la page Utilisation du site : visiteurs uniques, visites, temps moyen passé par utilisateur, contenu populaire, répartition par appareil et par heure^[1]. Chaque page et chaque actualité dispose aussi de sa propre analyse. En revanche, ces statistiques natives ne donnent ni ventilation par direction ou par région, ni comparaison d’une année sur l’autre, ni vue unique couvrant SharePoint, Viva Engage, Teams et l’e-mail.

Tableau de bord SharePoint ou Power BI : que choisir ?

Un tableau de bord SharePoint, construit avec des composants WebPart et les statistiques natives, se met en place vite avec ce que SharePoint inclut déjà, mais reste limité à des graphiques simples et aux périodes prévues par Microsoft. Power BI permet de croiser plusieurs sources et de conserver l’historique, mais demande des licences et un vrai travail de maintenance : les API Microsoft peuvent renvoyer des valeurs incohérentes ou s’interrompre plusieurs jours, et les chiffres Power BI peuvent différer des statistiques natives de SharePoint pour les mêmes contenus. Prévoyez la supervision et le temps nécessaire pour expliquer ces écarts.

Sources

• Microsoft Support, Afficher les données d’utilisation de votre site SharePoint

• Microsoft Support, Afficher les données d’utilisation des pages et actualités SharePoint

• Microsoft Learn, Afficher les rapports d’utilisation de la recherche dans les sites modernes

• Microsoft Support, Utiliser le composant WebPart Graphique rapide

• Microsoft Learn, Incorporer un composant WebPart Rapport dans SharePoint Online (Power BI)

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