Comment analyser SharePoint avec Power BI

Analyser SharePoint avec Power BI est aujourd’hui une question centrale pour de nombreux professionnels de la communication interne. Dans un contexte où l’intranet devient le point d’entrée principal de l’information interne, comprendre comment les collaborateurs consomment les contenus, quels documents sont réellement utilisés et quels canaux performent est indispensable pour piloter efficacement sa stratégie éditoriale.

Power BI, l’outil de data visualisation de Microsoft, est souvent perçu comme la solution naturelle pour analyser les données issues de SharePoint. Mais comment l’utiliser concrètement ? Quelles données sont disponibles ? Et surtout, est-ce réellement adapté aux enjeux de la communication interne ?

Dans cet article, nous allons voir comment analyser SharePoint avec Power BI, étape par étape, avec une approche pragmatique et orientée métier.

Pourquoi analyser SharePoint est devenu indispensable

Pour un communicant interne, SharePoint n’est plus seulement un espace documentaire. Il est devenu :

un canal de diffusion de l’information stratégique
un outil de collaboration
un vecteur d’engagement des collaborateurs

Analyser SharePoint permet notamment de répondre à des questions clés :

Les contenus publiés sont-ils réellement consultés ?
Quels types de pages génèrent le plus d’engagement ?
Les collaborateurs trouvent-ils facilement l’information ?
Quelles équipes utilisent le plus l’intranet… et lesquelles décrochent ?

Sans analyse, la communication interne repose sur des intuitions. Avec des données, elle devient pilotable.

Quelles données SharePoint peut-on analyser avec Power BI ?

Avant même de connecter Power BI à SharePoint, il est important de comprendre quelles données sont réellement disponibles.

Données de fréquentation

SharePoint permet de récupérer :

le nombre de vues par page
le nombre de visiteurs uniques
le temps passé sur une page (selon la configuration)
l’évolution du trafic dans le temps

Ces données sont utiles pour identifier les pages les plus consultées… mais aussi celles qui ne le sont pas.

Données sur les contenus

On peut également analyser :

les documents les plus ouverts
les fichiers jamais consultés
les bibliothèques actives vs inactives
les mises à jour de contenus

C’est un point clé pour éviter l’accumulation de contenus obsolètes sur l’intranet.

Données utilisateurs (partielles)

SharePoint permet une analyse limitée par :

site
période
parfois par audience (selon les droits et la configuration)

En revanche, l’analyse fine par métier, département ou pays est souvent complexe sans retraitement avancé.

Comment connecter SharePoint à Power BI

1. Utiliser le connecteur SharePoint Online

Power BI propose un connecteur natif permettant de se connecter à :

une liste SharePoint
une bibliothèque de documents
certaines sources d’usage

Ce connecteur est souvent utilisé pour remonter :

des métadonnées de fichiers
des informations de structure

2. Passer par Microsoft Graph

Pour des usages plus avancés, certaines équipes utilisent Microsoft Graph afin d’extraire :

des données d’activité
des logs d’utilisation

Cette approche nécessite généralement des compétences techniques (IT ou data).

3. Nettoyer et modéliser les données

C’est souvent l’étape la plus chronophage :

retraitement des données
normalisation des noms de pages
suppression des doublons
gestion des historiques

Pour un communicant interne, cette phase peut rapidement devenir un frein.

Quels tableaux de bord Power BI créer pour analyser SharePoint ?

Tableau de bord de performance des pages

Un premier dashboard classique comprend :

pages les plus vues
évolution du trafic dans le temps
taux de consultation par site

Utile pour mesurer la visibilité globale de l’intranet.

Tableau de bord contenus & documents

Ce type de tableau de bord permet de :

identifier les documents inutilisés
repérer les contenus à forte valeur
prioriser les mises à jour éditoriales

Tableau de bord sites SharePoint

Il est également possible d’analyser :

l’activité par site
les sites les plus actifs
les sites “fantômes”

Un bon levier pour rationaliser l’architecture de l’intranet.

Les limites de Power BI pour analyser SharePoint

Même si Power BI est puissant, il présente plusieurs limites lorsqu’il est utilisé dans un contexte de communication interne.

Une approche très orientée data, peu orientée métier

Power BI affiche des chiffres, mais :

n’explique pas pourquoi un contenu fonctionne
ne met pas en relation les canaux entre eux
ne contextualise pas les usages

Une analyse souvent en silo

Power BI analyse SharePoint canal par canal.
Or, la communication interne est aujourd’hui :

multicanale
transversale
dépendante des interactions entre outils (SharePoint, Viva Engage, newsletters…)

Une dépendance forte aux équipes techniques

Créer, maintenir et faire évoluer des dashboards Power BI demande :

du temps
des compétences data
une maintenance régulière

Ce n’est pas toujours compatible avec le quotidien d’une équipe communication.

Analyser SharePoint : au-delà des tableaux Power BI

Analyser SharePoint avec Power BI est une première étape utile pour comprendre l’usage de l’intranet. Cela permet de poser un socle de données, de structurer des indicateurs et d’objectiver certaines décisions éditoriales.

Cependant, lorsque les enjeux deviennent plus stratégiques mesurer l’impact global de la communication interne, croiser les données de plusieurs canaux, analyser les performances par audience ou automatiser les reportings Power BI montre rapidement ses limites.

C’est dans ce contexte que des solutions spécialisées comme Communication Insights peuvent compléter Power BI, en apportant une lecture métier, cross-canal et directement exploitable par les communicants internes, sans complexité technique.

L’objectif n’est alors plus seulement de voir des données, mais de comprendre réellement comment mieux communiquer avec ses collaborateurs.

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