À l’instar du tableau de bord d’une voiture, les tableaux de bord des applications offrent la possibilité de se faire une idée rapide de tout ce qui se passe en un seul endroit centralisé, avec des informations actualisées présentées dans un format facile à digérer. Les tableaux de bord sont souvent composés de chiffres clés, de graphiques et de tableaux. Si votre organisation utilise SharePoint, ils peuvent être utiles aux dirigeants, aux départements et aux employés. Cet article vous aide à tirer le meilleur parti de SharePoint grâce à quelques idées précieuses de tableaux de bord SharePoint.
Déterminez votre intention
À quoi doit servir votre tableau de bord ? Si vous êtes novice en la matière, il n’est peut-être pas facile de répondre à cette question. Cependant, la première étape consiste à lui définir un objectif. Un bon point de départ serait de réfléchir à toutes les informations que vous devez surveiller de près. Dressez une liste. L’idée est de vous épargner le temps et les efforts que vous auriez faits pour aller chercher les différents éléments. Voici quelques points qui pourraient vous aider à stimuler vos efforts :
- Les chiffres d’adoption de SharePoint afin que vous puissiez identifier et intégrer les utilisateurs inactifs
- Les principales pages et autres contenus qui reçoivent le plus et le moins de trafic
- Voir ce que les utilisateurs recherchent afin d’améliorer l’expérience utilisateur
- Contenu inactif afin de s’en servir
- Voir qui est un utilisateur récurrent VS qui se connecte une seule et unique fois ou de façon très irrégulière
Réfléchissez aux raisons pour lesquelles les informations clés que vous avez identifiées sont importantes et à la manière dont elles pourraient être transformées en données clés qui pourraient être représentées visuellement. Pensez également à qui utilisera le tableau de bord, car cela aura un impact sur la façon dont vous le créerez. Vous pouvez afficher tout type de tableau de bord à l’intérieur d’une page SharePoint. Vous pouvez aussi voir plus en détail combien de personnes ont visité le site SharePoint, le nombre de fois où elles se sont connectées et quels fichiers ont été les plus consultés – autant d’informations potentiellement intéressantes pour un tableau de bord. Malheureusement, il n’existe pas de moyen simple dans SharePoint permettant de comparer les indicateurs de performance clés entre eux, ce qui rend le processus long et pénible pour les équipes de communication interne qui doivent aller chercher les données nécessaires élément par élément, puis essayer de les visualiser côte à côte.
Transformez vos idées en éléments de tableau de bord
Les tableaux de bord sont aussi bons que les données qui se cachent derrière ses éléments. Sans celles-ci, un tableau de bord est inutile et sans intérêt. Si votre objectif est de maximiser votre productivité en matière de communication interne, un outil comme Tryane fournit une solution puissante pour comprendre ce qui se passe sous la partie immergée de l’iceberg, y compris les éléments suivants :
- Qui sont vos utilisateurs actifs ou inactifs
- Quels départements sont les plus actifs ou inactifs
- Suivi des livrables liés à la communication
- Analyser le comportement de vos utilisateurs sur SharePoint
Non seulement Tryane s’intègre parfaitement à SharePoint pour vous offrir ces fonctionnalités, mais il fonctionne aussi bien avec d’autres produits Microsoft afin de vous permettre d’extraire des données issues d’Excel ainsi que d’autres applications. La question est donc la suivante : Comment transformer les résultats de plusieurs analyses en éléments de tableau de bord exploitables ?
- Affichez les rapports importants avec des vues personnalisées. Mettez les rapports importants à portée de main pour ne pas avoir à aller les chercher chaque fois que vous en avez besoin. Pour ce faire, vous pouvez utiliser le visualiseur de fichiers de la partie Web.
- Suivez la progression des indicateurs clés de performance. C’est l’occasion idéale d’ajouter des graphiques et des diagrammes à votre tableau de bord pour facilement comprendre la progression des indicateurs clés de performance. SharePoint étant conçu pour s’intégrer à d’autres applications, vous pouvez intégrer des graphiques et des tableaux provenant d’autres programmes. Le visualiseur de fichiers fait l’affaire, tout comme le tableau récapitulatif de la partie Web. Vous pouvez également coder si vous avez les connaissances techniques pour le faire.
- Effectuez le suivi et le reporting des projets. Un simple indicateur de statut illustre des indications de performance à renseigner pour la mesure que vous avez choisie. Si votre poste implique de la gestion de projet, cet outil est indispensable et vous simplifiera grandement la vie.
- Automatisez vos statuts à l’aide des alertes. Nous sommes tous trop occupés parfois, et il peut être difficile de rester au courant de ce qui arrive à échéance ou de ce sur quoi nous devrions garder un œil. Un tableau de bord SharePoint peut être configuré pour fournir des alertes sur les tâches ou les livrables à venir, afin que les échéances importantes ne passent jamais inaperçues.
La création d’un tableau de bord à partir d’indicateurs SharePoint pertinents peut sembler être une tâche longue et ardue. Bien que cela puisse être le cas pour une personne qui n’a pas de connaissances technologiques, il est probable que votre organisation dispose d’un service ou d’une personne qui peut faciliter cette création. La clé, bien sûr, est de fournir des indications détaillées sur ce que vous voulez que vos données représentent et sur ce à quoi chaque élément de votre tableau de bord doit être connecté.
Grâce à Tryane Analytics pour SharePoint, l’alimentation de vos données permet un nouveau tableau de bord à haute fonctionnalité qui vous aide à garder plus facilement un œil sur toutes les informations importantes impactant votre travail. Vous pourriez être surpris de voir à quel point Tryane et SharePoint fonctionnent bien ensemble. Contactez Tryane aujourd’hui pour en savoir plus sur la façon dont la plateforme peut vous aider à tirer le meilleur parti de SharePoint.