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Veille

9 février 2018

Office 365 Adoption Pack : forces et faiblesses

En effet, les clients allouent souvent beaucoup de budget et de temps à déployer les outils collaboratifs et il est donc essentiel d’en connaître l’utilisation et plus particulièrement :

# Quel produit est plus ou moins utilisé?

# Est-ce que les licences attribuées sont utilisées ?

# Comment justifier le retour sur investissement?

Comment ça marche?

Pour y accéder, l’administrateur de la plateforme Microsoft doit activer la licence gratuite de Power Bi et l’application O365 Adoption Preview. Puis dans les 24h les calculs seront disponibles dans les tableaux de bord. Si vous êtes un utilisateur final, vous devrez demander à l’administrateur de O365 de vous donner un droit de lecteur de rapport (report reader role).

Une fois dans l’application, la page d’accueil affiche de nombreux graphes donnant une très bonne première impression. Puis vous serez dirigés vers l’un des 19 onglets, soit plus ou moins 2 onglets par produit (Skype, SharePoint, Yammer, Exchange, OneDrive)

Les 4 points forts

#1 Gratuit et accessible depuis Office 365

Une fois disponible et avec les droits, vous pourrez y accéder à partir de la tuile PowerBi de l’app launcher. En plus, si vous avez une licence E5 vous aurez accès depuis l’application mobile.

#2 Utilisateurs actifs sur l’ensemble des applications O365

Grâce à l’onglet « Adoption Overview » il est facile de répondre rapidement à la question « quel est l’outil collaboratif préféré » des utilisateurs d’ O365 parmi Exchange, OneDrive, SharePoint, Skype, Yammer.

Vous pouvez suivre l’évolution sur 12 mois d’utilisateurs actifs sur l’ensemble des licences activées, mais aussi le % d’utilisateurs récurrents d’un mois à l’autre et connectés pour la premières fois. Cela donne le premier niveau d’information, à savoir est ce qu’ils accèdent aux applications ou non.

L’onglet « Product Usage » offre une analyse plus fine par fonctionnalité de chaque produit, ainsi que le nombre d’utilisateurs uniques.

#3 Les grandes tendances en collaboration et en communication

L’onglet « collaboration trends » focalise sur la quantité de documents stockés, en mixant des indicateurs de OneDrive et SharePoint pour répondre à la question « Où les utilisateurs stockent le plus de documents? ». Ensuite, pour chaque outil des diagrammes répondent à la question « les documents sont ils plus consultés par leurs propriétaires ou d’autres utilisateurs? », cela permet de vérifier si la collaboration se fait via OneDrive ou SharePoint.

En bas à gauche, il y a le total de documents dans SharePoint et dans OneDrive donnant un rapide aperçu du volume dans l’un ou l’autre.

Dans la même logique avec l’onglet communication vous pourrez savoir comment les utilisateurs communiquent en quantité d’activités et en quantité et utilisateurs uniques par produit, Skype, Exchange et Yammer.

#4 Idéal pour suivre l’adoption au lancement du projet

Un projet de transformation digitale commence souvent par le déploiement d’outils collaboratifs (digital workplace, Skype, Yammer, SharePoint, …) et l’accompagnement au changement est prévu dans un second temps, faute de pouvoir tout gérer financièrement et humainement dès le début du projet.

L’adoption pack permettra de vérifier post lancement si les utilisateurs ont une activité ou non sur la plateforme de façon binaire, connectés ou pas. A ce stade il est souvent trop tôt pour analyser les usages, notamment au sein de chaque site (indicateurs non disponibles, dans l’adoption pack).

Autrement dit, si vous souhaitez mesurer l’efficacité d’une communication visant à attirer les utilisateurs sur la plateforme, l’Adoption Pack suffit très bien.

Les 4 limites de l’adoption pack et pourquoi utiliser Tryane en complément

#1 Interface utilisateur complexe

Au premier abord, lorsqu’on ne connaît pas l’application, il y a beaucoup de graphes, certes jolis mais trop nombreux et similaires pour en sortir une information utilisable en une visite.

L’interface propose trop d’onglets rendant difficile l’accès à l’information recherchée. Puis au sein de chaque tableau de bord, les libellés des graphes et des indicateurs sont difficiles à comprendre et donc peu exploitables.

#2 Impossible de personnaliser

Pour personnaliser les tableaux de bord, il est nécessaire d’avoir une licence E5, une souscription Azure ainsi que des compétences aguerries dans le domaine de la data et base de données.

Avec Tryane, il est possible d’ajouter des filtres grâce aux propriétés existantes dans l’active Directory, mais aussi de choisir les graphes favoris et customiser la mise en page par glisser/déposer avant de le partager sous forme de page web. Ou bien, il est aussi possible de télécharger au format image toutes les pages.

#3 Délégation des droits

Si vous n’êtes pas administrateurs, vous devez demander à votre département IT de vous donner des droits de lecteur de rapport. Avec ces droits vous ne pourrez pas personnaliser ou partager les tableaux de bord, aucun export n’est possible.

Avec Tryane, tous les propriétaires de sites peuvent accéder aux tableaux de bord de leur site ou groupe et le tout en 1 clic via l’application Tryane, sans l’aide d’administrateur de plateforme SharePoint ou Office 365.

Donner accès aux indicateurs d’adoption aux community managers c’est les rendre responsables de l’animation de leur équipe et leur donner un moyen de détecter quels contenus ou quels contributeurs permet de créer du trafic et de la collaboration.

#4 Pertinence des indicateurs

Les indicateurs proposés dans l’adoption pack sont les sommes de documents, de quelques fonctionnalités ou de personnes : l’analyse est orientée volume et par outil. Quel est l’intérêt de savoir combien de documents il y a dans l’ensemble de la plateforme SharePoint, sans connaître à minima la répartition par site ? Ce sont des informations au niveau global de l’application n’apportant aucune analyse fine au niveau des groupes Yammer et sites SharePoint, comme savoir quel document est le plus populaire.

En effet, les outils collaboratifs sont utiles pour les groupes qui ont des objectifs communs, comme la production de contenus pour des projets et impliquant souvent divers départements.

Le besoin de travailler en équipe est la raison qui poussera les utilisateurs à utiliser les outils collaboratifs. Mesurer la collaboration au niveau du groupe est essentiel pour comprendre les mécanismes de collaboration et les développer davantage via des plans d’actions ciblés.

Grâce à l’analyse des activités et contenus d’un groupe, on peut suivre l’évolution des pratiques et vérifier que l’accompagnement permet de transformer les façons de travailler en profondeur et durablement.

Enfin, personnaliser les tableaux de bord avec des critères organisationnels permet d’approfondir l’analyse et notamment identifier les Business Unit les plus actives, les groupes transverses impliquant un grand nombre de départements ou encore savoir quels type de profil (fonction, pays, branche…) consulte le plus l’intranet.

Si Microsoft prévoit d’apporter des améliorations à cette application, elle ne seront pas disponibles en version gratuite et l’interface utilisateur restera elle inchangée.

 

 

Voici le webinar présenté par Amanda Kerdal et Nicolas Saliba, CEO et fondateur de Tryane qui apporte plus d’exemples (version française).

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