La communication interne fait partie de ces processus indispensables qui exigent une liste de bonnes pratiques.
Lorsqu’une entreprise communique efficacement avec ses managers et ses employés, elle stimule l’engagement, la collaboration et la communication – autant d’éléments qui contribuent à une plus grande rentabilité. D’après le rapport de Holmes, une communication efficace de la part des dirigeants entraîne une hausse du rendement des actionnaires de 47 pourcents supérieur sur une période de cinq ans.
Les défauts de communication interne au sein des grandes entreprises ont toujours été un problème, et avec l’augmentation du travail à distance et d’autres facteurs, la communication est devenue encore plus complexe. Par exemple, le manque d’interactions en face-à-face des employés peut rendre leur travail plus épineux.
Cependant, il ne suffit pas simplement d’assommer les employés travaillant à distance d’e-mails et de réunions Zoom. Nombreux parmi eux sont ceux qui se sont plaints du grand nombre de réunions avant la pandémie et le fait d’organiser trop de réunions via Zoom n’a servi qu’à leur donner raison.
Il est clair que les défis de communication auxquels les entreprises sont confrontées sont en constante évolution, outre le fait que la pandémie change la façon dont nous communiquons au travail. Il n’existe pas de liste clairement établie sur les obstacles aux canaux de communication interne puisque cela est propre à chaque entreprise.
Cela ne signifie pas pour autant qu’il n’existe pas de bonnes pratiques en matière de communication interne qui peuvent aider les organisations à s’améliorer. Voici un aperçu des meilleures pratiques à suivre pour relever tous les défis de la communication interne.
Les influenceurs internes : un levier stratégique pour votre communication interne
Il est aisé pour les professionnels de la communication interne de s’enfoncer dans une boucle sans fin de diffusion des messages et de croire que les employés les lisent tous attentivement. Cependant, il est nécessaire d’adopter une approche stratégique pour s’assurer que les messages sont reçus et bien compris.
Il existe une stratégie avérée pour stimuler l’engagement qui consiste à se concentrer sur les personnes influentes de l’entreprise, en commençant par le sommet. Les dirigeants ont une influence capitale sur la façon dont les messages internes sont perçus et interprétés au sein d’une organisation. De plus, lorsqu’ils s’engagent dans la communication interne, ceux-ci sont naturellement reliés à tous les employés de l’entreprise, aussi bien situés en haut comme en bas de la hiérarchie.
Il est donc essentiel pour les responsables de la communication de veiller à ce que les dirigeants s’engagent pleinement dans la diffusion des messages. De même, ces derniers doivent prendre conscience de l’importance de leur rôle dans le plan de communication de l’entreprise. Comment la Communication Interne peut-elle Stimuler l’Engagement des Salariés ? En misant sur les leaders, les directeurs de départements et les influenceurs actifs, capables d’amplifier le message de façon authentique.
Par ailleurs, l’implication des directeurs de départements dans la communication interne n’en reste pas moins importante. Ce sont eux qui ont l’interaction la plus directe avec les employés et jouent par conséquent un rôle primordial dans la diffusion et l’interprétation des messages.
Enfin, il est essentiel de mobiliser les collaborateurs les plus communicatifs. Ces employés, souvent influents au sein de leurs équipes, sont des alliés précieux pour renforcer votre stratégie de communication interne. Mesurer le succès: Évaluer l’impact des stratégies de communication interne sur l’engagement est également indispensable pour ajuster et optimiser ces efforts en continu.
La communication interne par e-mail : privilégiez la concision pour plus d’impact
Dès lors que les employés ont l’impression de recevoir trop d’e-mails, ils commencent à les ignorer. Des messages importants peuvent ainsi ne pas être ouverts.
Une meilleure pratique plus récente de messagerie interne pour limiter la quantité d’e-mails envoyés aux employés est celle de mesurer le nombre d’e-mails qui sont rédigés mais non envoyés. Ce suivi encourage les responsables de la communication interne à éviter d’envoyer des courriels qui ne sont pas liés aux priorités stratégiques ou à celles des employés. En examinant de temps en temps le nombre d’e-mails qui n’ont pas été envoyés, on peut ainsi souligner l’importance de ne communiquer que sur les informations essentielles.
Envoyer le bon message au bon public
Le ciblage stratégique est un terme communément associé à la publicité numérique, mais il devrait également s’appliquer en termes de défis de la communication d’entreprise.
D’une certaine façon, la communication interne peut être considérée comme un type de marketing pour les employés. Les messages marketing sont plus efficaces lorsqu’ils sont destinés à un public spécifique. Qu’il s’agisse de programmer une réunion zoom ou d’envoyer un e-mail, il est important de tenir compte de la cible visée.
Certains messages seront pertinents pour l’ensemble de l’entreprise. Pour déterminer si une nouvelle doit être diffusée à l’ensemble des employés, il faudrait d’abord la partager avec l’équipe chargée de la communication interne. Si une mise à jour ou une information déclenche un débat plus large au sein de cette dernière, elle doit être approuvée par la direction avant d’être envoyée à toute l’entreprise.
Si, au contraire, elle ne déclenche pas un débat plus large, elle doit être envoyée au canal approprié ou être jetée dans la corbeille numérique, conformément aux meilleures pratiques de communication interne.
Plus important encore, les communications doivent avoir le bon format. Lorsqu’une mise à jour ou une décision ne nécessite pas de discussion, elle doit être envoyée dans un format simple et facile à comprendre. Cela peut être suivi par l’envoi d’un e-mail ou l’affichage d’une notice dans la salle de repos de l’entreprise.
Il arrive qu’une équipe de communication interne choisisse parfois le mauvais canal. Il est donc nécessaire d’évaluer régulièrement la clarté des messages et de les adapter en conséquence.
Apporter de la clarté dans votre communication interne
Une entreprise conduit ses employés au désastre lorsque ceux-ci ne savent pas où va l’organisation ou pourquoi les décisions sont prises. Si l’équipe de communication interne n’est pas chargée de prendre les décisions stratégiques, elle doit veiller à ce que ces décisions et le raisonnement qui les sous-tend soient clairement communiqués à l’ensemble de l’entreprise.
Les communications internes doivent toujours être pertinentes pour une entreprise et ses employés. Les messages doivent exposer les objectifs que cette dernière tente d’atteindre et les procédés des employés pour y parvenir. Par exemple, un message pourrait expliquer que certains protocoles de sécurité sont destinés à stopper la propagation du COVID-19 et à faire en sorte que les employés restent en bonne santé, productifs et conservent leur emploi.
Faire participer les employés
Les retours ou feedbacks des employés sont essentiels au succès de toute entreprise, même s’ils ne doivent pas être la seule forme de contribution des employés. Un moyen efficace d’impliquer les employés dans les communications internes est de les faire participer. Par exemple, on peut leur demander de partager des vidéos sur les nouvelles procédures ou initiatives à prendre.
Lorsque les employés ont leur mot à dire sur la manière dont les communications internes sont élaborées, ils s’approprient le processus et sont plus enclins à s’intéresser aux messages.
Vérifier régulièrement les pratiques
La plupart des entreprises ont déjà mis en place un système de communication interne. Il est important pour elles de ne pas laisser ce système dépérir et devenir inefficace.
Des systèmes pareils doivent être régulièrement analysés et revus afin de garantir le respect des meilleures techniques de communication. Cela nécessite un suivi et une analyse détaillés.
Les solutions analytiques pour les communications internes peuvent fournir un certain nombre d’indicateurs de performance clés. Par exemple, le taux de clic sur les e-mails peut montrer l’intérêt des employés quant aux annonces importantes, tout comme suivre les types de réactions sur un post peut révéler ce qu’ils pensent à propos du sujet mentionné.
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