Lancé en 2017, Microsoft Teams s’est rapidement imposé comme une plateforme clé pour la communication et la collaboration en entreprise. Avec la pandémie début 2020, il est devenu un outil indispensable pour maintenir l’activité professionnelle.
En octobre 2020, Microsoft annonçait 115 millions d’utilisateurs quotidiens sur Teams, soit +50 % depuis le début de la pandémie. Toutefois, l’adoption en masse de cet outil ne semble pas diminuer à mesure que la menace du COVID-19 s’éloigne. D’abord utilisé pour les réunions virtuelles, Teams fait désormais partie intégrante du quotidien professionnel.
Teams est donc un outil professionnel supplémentaire et essentiel dans la suite Microsoft 365. Avec la visioconférence, la messagerie instantanée et le partage de fichiers, Teams est devenu essentiel à la communication et à la collaboration en entreprise. À certains égards, Teams a même dépassé d’autres plateformes Microsoft qui remplissent des fonctions similaires, telle que Yammer.
Utiliser Teams comme outil de communication interne
Devenu central dans le quotidien professionnel, Microsoft Teams est désormais un canal de communication que les entreprises ne peuvent plus ignorer. Les employés y passent plus de temps que sur leur boîte mail ou l’intranet.
Sa force ? Une communication en temps réel, idéale pour les rappels urgents ou les mises à jour importantes. Grâce aux discussions instantanées, visioconférences et sondages, Teams favorise une communication bilatérale entre employés et direction, renforçant l’engagement et la proximité.
Il permet aussi de segmenter l’audience selon les services, sites ou intérêts professionnels, facilitant l’envoi ciblé d’informations. Accessible sur mobile et via le cloud, il touche même les employés sans bureau fixe.
Inconvénients à prendre en compte
Si l’utilisation de Teams pour les équipes de communication interne présente plusieurs avantages, elle présente également des inconvénients, en particulier pour les grandes entreprises comptant des milliers d’employés.
L’un des principaux inconvénients est le risque de dispersion des informations. N’importe qui peut créer une équipe, et dans les grandes entreprises un nombre élevé d’équipes peut rapidement devenir ingérable.
La gouvernance peut également poser problème. Les équipes sont souvent créées sur une base ad hoc, et dans une entreprise typique, seule une fraction des équipes créées est utilisée régulièrement. Lorsqu’il y a un grand nombre d’équipes non actives, les communications internes peuvent facilement se perdre dans ces groupes fantômes.
Même avec les meilleurs outils de communication interne, certains employés peuvent passer à travers les mailles du filet. Réengager ces employés dans les équipes peut alors être un défi de taille.
Enfin, les outils basiques de Teams ne sont pas entièrement optimisés pour la création, la publication et l’édition de contenu de communication interne. Par exemple, il n’y a pas de fonction pour la planification de publication de contenus, ni d’analyse de ceux-ci.
Les solutions Tryane peuvent remédier à de nombreux inconvénients relatifs aux équipes
Il devient clair que les organisations qui cherchent à combler les lacunes de Microsoft Teams devraient prendre connaissance des solutions d’analyse et de gouvernance de Tryane.
Notre solution d’analyse pour Teams aide alors les chefs d’entreprise et les responsables de la communication interne à identifier les utilisateurs avec du potentiel, à superviser l’utilisation d’applications tierces et à filtrer les équipes en fonction de critères d’activité et d’engagement. Grâce à nos analyses, les communicateurs internes peuvent développer de meilleures pratiques et soutenir l’engagement de tous les employés de l’entreprise.
Nos compétences en gouvernance peuvent aider les administrateurs de Teams à relever bon nombre des défis associés à la structure de la plateforme. Cela leur permet d’identifier les équipes actives, quasi inactives et abandonnées afin de pouvoir les traiter en conséquence.
Notre technologie permet également de créer des modèles organisationnels qui peuvent ensuite être utilisés pour comparer différents groupes d’employés. Par exemple, les personnes chargées de la communication interne peuvent comparer l’engagement des équipes entre les employés des RH et ceux du département informatique.
Les solutions que nous proposons peuvent renforcer la puissance de Teams et rendre la plateforme plus efficace. Contactez-nous dès aujourd’hui pour découvrir comment notre technologie peut rendre votre utilisation de Teams plus performante.