Alors que de plus en plus d’organisations adoptent le concept de Digital Workplace et que les équipes sont distribuées dans plusieurs sites, elles découvrent que les anciennes inquiétudes concernant le travail à distance s’estompent. Cela est en grande partie dû aux technologies numériques robustes, qui facilitent la communication, la collaboration et le partage de documents même entre membres d’équipes travaillant à l’autre bout du monde. De plus, de nombreuses technologies de ce type rentrent en synergie, ce qui veut dire qu’en les associant les unes aux autres, elles peuvent apporter une valeur ajoutée encore plus grande aux organisations. Parmi celles vers lesquelles les entreprises se tournent davantage se trouvent SharePoint et Microsoft Teams.
QU’EST-CE QUE MICROSOFT SHAREPOINT ?
SharePoint est un outil Microsoft conçu pour créer des portails web internes auxquels seuls les employés peuvent se connecter. SharePoint crée un endroit centralisé pour le flux d’informations de l’entreprise, les communications internes et le stockage de documents.
Les possibilités d’utilisation de SharePoint sont nombreuses. Voici quelques exemples :
- Publication/diffusion d’information et d’actualités importantes, à la fois à l’échelle de l’entreprise et à des groupes d’employés spécifiques
- Stockage et organisation de fichiers dans des dossiers partagés
- Limitation de l’accès aux données et aux fichiers sensibles à ceux qui en ont besoin
- Facilitation de la collaboration sur des documents révisés conjointement, même si les auteurs se trouvent dans des lieux différents
Avec O365, SharePoint stocke les informations et les documents dans le cloud. Cela offre un haut niveau de sécurité et facilite la continuité des activités en cas de panne du serveur local ou de catastrophe naturelle. SharePoint permet également aux entreprises qui le souhaitent de gérer leurs instances SharePoint sur site (« on premise »). La version cloud permet d’avoir des fonctionnalités supplémentaires telles que la recherche unifiée, les pages web en affichage « moderne », les bibliothèques et plus encore. SharePoint Designer permet aux entreprises de créer des solutions basées sur le flux de travail facilitant ainsi la collaboration.
Qu’il s’agisse simplement d’utiliser un intranet SharePoint pour diffuser les actualités importantes de l’entreprise, ou de l’utiliser pour organiser et stocker des documents avec lesquels les employés peuvent interagir facilement, SharePoint fournit une base solide pour le travail collaboratif.
QU’EST-CE QUE MICROSOFT TEAMS ?
Teams est une autre application Microsoft qui facilite le travail en équipe, quel que soit sa répartition géographique. Comme pour SharePoint, les fonctionnalités de Teams peuvent être classées en deux catégories : la communication et la collaboration.
Cependant, Teams va un peu plus loin en offrant la possibilité de discuter avec des individus et avec des équipes, de passer et de recevoir des appels, ou d’organiser des vidéoconférences avec partage d’écran. Dans cette optique, MS Teams a un aspect plus social que SharePoint. Avec Teams, vous pouvez également faire des recherches dans les fils de conversation pour trouver rapidement des informations. Le fait de pouvoir mentionner quelqu’un (@john smith) permet de s’assurer que les informations vont être lues par les bonnes personnes.
Sur le plan de collaboratif, Teams permet d’ouvrir et de modifier des fichiers créés avec des outils MS Office directement au sein d’une équipe Teams. Il n’est donc plus nécessaire de télécharger les fichiers pour les modifier puis d’uploader à nouveau les nouvelles versions.
De plus, Teams permet aux entreprises de créer des groupes de travail spécifiques, imitant ainsi la pratique des entreprises physiques traditionnelles, mettant les employés qui travaillent le plus ensemble à proximité les uns des autres. Donner à chaque département ou groupe de travail leur propre team, garantit que ces personnes disposent d’un espace de travail numérique correspondant à leur besoin de communication et de collaboration, sans encombrer les autres canaux de communication comme l’email par exemple.
COMMENT SHAREPOINT FONCTIONNE-T-IL AVEC TEAMS ?
SharePoint et Teams ont été conçus pour fonctionner ensemble comme une « boîte à outils universelle permettant aux membres de votre équipe de travailler de manière intégrée et flexible ». Que votre environnement de travail soit dispersé géographiquement ou que vos employés soient tous présents physiquement, la synergie entre SharePoint et Teams aide les organisations à atteindre une productivité maximale.
Par exemple, lorsqu’une nouvelle équipe est créée dans Teams, un site SharePoint est aussi créé automatiquement. L’équipe dans Teams est un peu comme l’espace de rassemblement – comme une salle de conférence – pour le travail qui doit y avoir lieu. C’est un espace pour communiquer avec les membres de l’équipe, s’organiser et communiquer les étapes du travail en cours, y compris le partage des fichiers lorsqu’une personne a terminé son travail et que le fichier est prêt à être consulté par d’autres collègues.
SharePoint quant à lui s’apparente au classeur de l’équipe où les documents importants sont organisés et stockés. Les membres de l’équipe peuvent importer des documents sur le site et télécharger les documents qui y existent déjà. Une fois qu’un nouveau document ou une nouvelle version d’un document a été ajouté au site SharePoint, les membres de l’équipe peuvent être notifiés via le chat dans Teams avec un lien vers le document. Les autres membres de l’équipe peuvent ensuite choisir d’ouvrir les documents et de travailler dessus dans SharePoint, ou de les télécharger et de remettre une nouvelle version.
UTILISER DES OUTILS D’ANALYTICS
Comme avec n’importe quelle méthode de communication et de collaboration, comprendre comment les employés utilisent exactement les outils à leur disposition est essentiel pour garantir la conformité et une efficacité maximale. C’est là que Tryane Analytics entre en jeu, donnant aux entreprises la possibilité de voir :
- Quels employés et groupes d’employés accèdent à quelles parties de l’intranet
- Quels supports – texte, vidéo ou autre – sont les plus efficaces pour atteindre et engager les différents groupes d’employés
- Quelles teams sont actives ou inactives, et où l’accès invité doit être révoqué pour garantir la sécurité de vos données
- Comment les différents groupes de la société communiquent au sujet de l’organisation afin de déterminer si des efforts supplémentaires sont nécessaires
Et ce n’est qu’un début. Tryane vous permet de découvrir ce qui est derrière ces outils pour avoir une idée précise de la façon dont la communication et la collaboration se produisent ou pas dans Teams et SharePoint, afin que vous puissiez intervenir si nécessaire. La façon dont SharePoint fonctionne avec Teams peut vous aider à créer une plus grande synergie entre vos employés, mais connaitre comment ces synergies se produisent de façon interne vous permet d’en tirer le meilleur parti.
Contactez Tryane dès aujourd’hui pour savoir comment nous pouvons vous aider à augmenter la productivité dans votre entreprise.