Si votre entreprise ne travaille pas sur ses faiblesses en matière de communication interne, cela peut lui coûter beaucoup en termes de temps, d’énergie et d’argent. Selon une étude portant sur 400 entreprises, le coût moyen d’une mauvaise communication est de 62,4 millions de dollars par an.
Que les membres de votre entreprise organisent des réunions ou envoient des courriels, leur capacité à communiquer donne une orientation et une clarté aux autres. Quand bien même la communication interne suscite l’intérêt des employés et favorise la collaboration, elle comporte néanmoins de nombreux défis.
Essayer de rendre les communications internes aussi efficaces que possible nous conduit à un certain paradoxe. Une bonne communication interne doit être naturelle et l’engagement doit être spontané. Cependant, un bon système de communication interne est le fruit d’un effort délibéré. Les problèmes de communication doivent être abordés, car ils ne se règlent généralement pas d’eux-mêmes. Vous trouverez ci-dessous une liste de freins à la communication interne qu’il convient d’éliminer afin de rendre celle-ci plus attrayante et efficace.
Maintenir l’engagement des employés
L’un des problèmes de communication interne les plus courants dans les grandes entreprises est que cette dernière ne va que dans un sens – du haut vers le bas. La communication bilatérale est bien plus bénéfique et est essentielle pour de nombreuses raisons. Lorsque les employés ont l’impression d’avoir leur mot à dire, cela augmente leur engagement. Ceux qui sont plus productifs sont donc plus fidèles à l’entreprise et plus créatifs.
La communication bilatérale favorise également un dialogue interne sain. Les employés se sentiront plus à l’aise pour parler de leurs problèmes à leurs responsables et pour demander de l’aide à leurs collègues. Ce type de communication saine aide les employés à gérer le stress quotidien et à surmonter l’adversité.
Pour la direction, la communication bilatérale ne se limite pas à demander des commentaires. Elle doit donner suite aux commentaires des utilisateurs pour montrer aux employés que leur contribution compte vraiment.
De plus, la pandémie du COVID-19 a mis en évidence l’importance de maintenir les employés travaillant à distance sur la même longueur d’onde. Ceux parmi eux qui ne sont pas tenus au courant peuvent rapidement se sentir isolés et sous-estimés, ce qui les amène à se désengager de leur travail.
Qu’ils travaillent depuis les bureaux de l’entreprise ou depuis leur canapé, tous les employés et les responsables doivent être tenus au courant. Le travail à distance semble devenir de plus en plus populaire et les entreprises qui ne s’assurent pas que leurs employés travaillant à distance sont connectés seront désavantagées.
Lorsque les employés sont engagés par une communication bilatérale, cela réduit le taux de rotation et augmente la productivité. Lorsque les gens se sentent à l’aise les uns avec les autres, ils sont plus enclins à communiquer et à éviter les erreurs.
Choisir le bon outil
La vérité est que beaucoup de messages internes nécessaires sont plus fonctionnels qu’amusants. De ce fait, certains peuvent être ignorés ou rejetés.
L’engagement avec la communication interne commence par la bonne plateforme. Si les employés n’apprécient pas une plateforme de communication ou ne l’utilisent pas correctement, ils sont moins susceptibles de s’engager.
Les employés sont plus susceptibles de s’intéresser à la messagerie si elle est vivante et interactive. De nombreuses plateformes de collaboration disponibles aujourd’hui ressemblent aux réseaux sociaux. Ces plateformes sont un excellent moyen d’envoyer des messages vivants et d’engager la conversation avec les employés.
La plateforme de communication idéale pour les employés doit être conviviale. Certaines plateformes ont un élément social et d’autres incluent des fonctions ludiques ou des fonctionnalités de reconnaissance des employés.
Il existe de nombreux outils de communication interne et il peut être difficile de choisir celui qui convient à votre organisation. Certaines entreprises peuvent avoir du succès avec des interfaces simples, tandis que d’autres peuvent trouver du succès avec une solution plus sophistiquée.
Une équipe de communication interne doit faire attention à choisir une solution qui répond aux besoins actuels, mais qui est aussi suffisamment souple pour s’adapter au changement. La technologie évolue constamment et les entreprises qui n’adaptent pas leur technologie de communication interne pourraient être désavantagées par rapport à la concurrence.
Envoyer le bon message à la bonne personne
Les employés sont également moins susceptibles de s’intéresser aux communications internes s’ils ont l’impression que la plupart des messages qu’ils reçoivent ne sont pas pertinents ou sont redondants. Une équipe de communication interne doit donner la priorité à l’envoi des informations les plus capitales. Elle doit également filtrer les messages afin que les informations ne soient adressées qu’aux personnes concernées.
La plupart des entreprises ont plusieurs départements et différents niveaux d’ancienneté. Certaines sont implantées à divers endroits. Les plateformes modernes permettent d’envoyer facilement le bon message à la bonne personne en fonction du département, du poste et du lieu. Une équipe de communication interne peut utiliser cette fonction pour créer des canaux spécifiques qui acheminent l’information de manière adaptée.
Contrôler la performance des communications
Les données et les analyses révolutionnent actuellement le monde des affaires, ce qui inclut les communications internes. Il ne suffit plus de communiquer avec les employés et d’espérer que tout se passe bien. Comme indiqué ci-dessus, une mauvaise communication coûte en moyenne à l’entreprise des dizaines de millions de dollars chaque année.
Une équipe de communication interne doit être en mesure de voir quels canaux et quels messages sont les plus efficaces. Pour cela, il faut disposer d’un outil permettant de mesurer l’efficacité des communications internes.
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