À l’heure des environnements de travail hybrides et des plateformes numériques, les professionnels de la communication interne cherchent sans cesse à améliorer leur efficacité. L’automatisation est devenue un levier incontournable pour simplifier les tâches répétitives et favoriser une collaboration fluide entre les services. Si vous vous demandez qu’est-ce que Microsoft Flow, cet article vous aidera à y voir plus clair. Nous allons explorer comment Microsoft Flow, les flux SharePoint et les flux entre Microsoft Forms et SharePoint peuvent transformer votre quotidien.
Qu’est-ce que Microsoft Flow ?
Microsoft Flow, aujourd’hui intégré à Power Automate, est un service cloud développé par Microsoft qui permet d’automatiser des tâches entre différentes applications et services. Ces automatisations, appelées « flux », permettent d’exécuter automatiquement des actions comme envoyer des notifications, synchroniser des fichiers, ou collecter des données.
Pour les équipes communication interne qui utilisent SharePoint, Teams, Outlook ou Forms, Microsoft Flow est une opportunité de supprimer les tâches manuelles chronophages, tout en améliorant la fluidité des processus.
Pourquoi les communicants internes devraient utiliser Microsoft Flow
L’automatisation ne concerne pas que les services informatiques. En communication interne, de nombreuses tâches répétitives peuvent être confiées à des flux automatisés :
- Publier une actualité ou une annonce sur plusieurs canaux
- Mettre en place un processus de validation de contenu
- Envoyer des sondages et analyser les résultats
- Informer les équipes ou managers lors de mises à jour
C’est précisément le rôle des flux SharePoint : permettre une automatisation native et intuitive dans l’environnement SharePoint.
Flux SharePoint : l’automatisation intelligente de votre intranet
Les flux SharePoint sont des workflows automatisés que vous pouvez créer directement à partir de listes ou bibliothèques SharePoint. Qu’il s’agisse d’un document, d’une page intranet ou d’une liste de contacts, vous pouvez définir des déclencheurs et actions automatiques en quelques clics, sans écrire une ligne de code.
Exemples concrets d’utilisation des flux SharePoint :
- Validation de contenu
Lorsqu’un article est prêt à être publié, un flux peut l’envoyer pour relecture à un responsable, qui valide ou commente. - Onboarding automatisé
Lorsqu’un nouveau collaborateur est ajouté à une liste SharePoint RH, un flux peut envoyer des documents de bienvenue, créer des tâches Teams et alerter l’IT. - Sondages internes avec Microsoft Forms
Grâce aux flux entre Microsoft Forms et SharePoint, les réponses à un formulaire sont automatiquement enregistrées dans une liste SharePoint, et les responsables reçoivent des notifications. - Maintenance de contenu intranet
Recevez une alerte automatique si une page n’a pas été mise à jour depuis plus de 3 mois.
Ces flux SharePoint rendent votre intranet plus dynamique, proactif et adapté aux besoins de vos collaborateurs.
Flux entre Microsoft Forms et SharePoint : exploitez les retours employés
Les formulaires sont essentiels pour la communication interne : enquêtes de satisfaction, quiz, inscriptions à des événements… Mais leur efficacité dépend du traitement des données recueillies.
Avec les flux entre Microsoft Forms et SharePoint, vous pouvez :
- Envoyer un message de remerciement automatique après soumission
- Archiver chaque réponse dans une liste SharePoint ou Excel
- Déclencher des actions selon les réponses (par ex. alerter un responsable en cas de retour négatif)
- Générer automatiquement des rapports mensuels avec PowerPoint
Cette automatisation garantit que chaque formulaire devient un point de contact exploité, mesuré et analysé.
Cas concret : automatiser et analyser votre newsletter interne
Vous publiez une newsletter via SharePoint ? Automatisez l’enregistrement des vues via un flux SharePoint, collectez les retours avec Microsoft Forms, et liez le tout à une solution d’analyse comme Communication Insights.
Cela vous permettra de :
- Savoir quels articles sont les plus lus
- Comprendre quels sujets intéressent chaque département
- Identifier les meilleurs moments pour publier
Microsoft Flow + Communication Insights = automatisation + analyse
Si Microsoft Flow permet d’automatiser vos processus, il ne fournit pas une vue d’ensemble de l’efficacité de vos communications. C’est là qu’intervient Communication Insights.
Développée par Tryane Analytics, Communication Insights est une plateforme d’analyse centralisée qui connecte tous vos canaux de communication interne : SharePoint, Teams, Viva Engage, newsletters…
Grâce à Communication Insights, vous pouvez :
- Visualiser la performance de vos contenus SharePoint
- Évaluer l’impact de vos flux SharePoint sur l’engagement des employés
- Identifier les meilleurs moments pour publier
- Mettre en lumière les pages SharePoint obsolètes ou non vues
- Générer des rapports automatiques prêts à présenter à votre direction
Cette solution élimine les silos et vous offre une vision unifiée de vos KPIs de communication.
Bonnes pratiques pour réussir vos automatisations
- Commencez simplement : testez un flux d’approbation ou d’alerte avant de passer à des scénarios complexes.
- Utilisez les modèles proposés par Microsoft pour gagner du temps.
- Testez et surveillez : vérifiez que les flux fonctionnent correctement et qu’ils s’intègrent bien dans vos processus.
- Croisez les données avec Communication Insights pour évaluer leur impact réel.
- Formez vos contributeurs SharePoint à utiliser les flux.
Conclusion
Alors, qu’est-ce que Microsoft Flow ? C’est l’outil idéal pour automatiser intelligemment vos communications internes. Combinés aux flux SharePoint et aux flux entre Microsoft Forms et SharePoint, vous avez entre les mains une suite puissante pour gagner en efficacité et en réactivité.
Et en intégrant Communication Insights, vous transformez ces automatisations en stratégie pilotée par la donnée. Automatisez, mesurez, améliorez – et montrez enfin la vraie valeur de votre communication interne.
Nos derniers articles:
- Teams vs Slack : quel est le meilleur outil pour la communication interne ?
- L’Analytique de Viva Engage : Optimisez votre Communication Interne
- Les Chatbots vont-ils remplacer l’intranet ?
- Communication interne + travail hybride : nouveaux défis, nouvelles métriques
- Communication interne 2025 : chiffres clés, défis et tendances à suivre