L’intranet, qu’est-ce que c’est ? Il s’agit d’un réseau privé interne à une entreprise, conçu pour faciliter la communication et la collaboration entre les collaborateurs. Accessible uniquement aux membres de l’organisation, il permet de centraliser les informations et de structurer les échanges, tout en intégrant des outils numériques adaptés aux besoins spécifiques des équipes.
Dans cet article, découvrez ce qu’est un intranet, ses fonctionnalités principales, ainsi que les canaux indispensables pour maximiser son efficacité : Viva Engage, SharePoint et les e-mails.
Intranet : définition et objectifs
Un intranet est une plateforme numérique qui permet aux organisations de regrouper toutes les ressources utiles en un seul endroit. Voici ses principales caractéristiques :
- Centralisation des contenus : tous les documents, actualités et outils sont accessibles depuis une interface unique.
- Communication simplifiée : il connecte les collaborateurs, peu importe leur localisation, et favorise les échanges directs.
- Amélioration de la productivité : les informations sont disponibles en quelques clics, réduisant ainsi les pertes de temps.
En résumé, l’intranet est un outil incontournable pour optimiser la gestion des ressources et fluidifier les interactions en interne.
Quels sont les principaux canaux de l’intranet ?
Viva Engage : le réseau social d’entreprise intégré
Viva Engage, anciennement Yammer, est un outil conçu pour encourager l’interaction sociale au sein des entreprises. Intégré à Microsoft Teams, il est parfait pour créer une communauté collaborative.
Pourquoi choisir Viva Engage pour votre intranet ?
- Créez des espaces de discussion pour les équipes ou départements.
- Partagez des annonces importantes avec des outils interactifs.
- Renforcez la cohésion en organisant des événements virtuels ou des sondages.
Exemple : Une entreprise utilise Viva Engage pour animer une campagne d’engagement autour d’un nouveau projet stratégique, en recueillant les avis des employés via des sondages.
SharePoint : le cœur de la gestion documentaire
SharePoint, également développé par Microsoft, est la solution phare pour organiser et partager vos ressources numériques. Il offre une structure solide pour gérer l’ensemble des informations de l’entreprise.
Avantages de SharePoint pour votre intranet :
- Centralisez tous vos documents avec une gestion des versions.
- Créez des pages d’accueil personnalisées pour chaque département.
- Suivez l’utilisation des ressources grâce à des outils analytiques intégrés.
Exemple : Un service RH peut s’appuyer sur SharePoint pour héberger les fiches de poste, les politiques internes et les formulaires administratifs.
Les e-mails : un classique toujours essentiel
Bien que des outils plus modernes soient disponibles, les e-mails restent incontournables pour les communications formelles et les échanges personnalisés.
Limites et intégration avec l’intranet :
- L’e-mail peut engendrer une surcharge d’informations.
- Il est indispensable de l’utiliser en complément d’outils comme Viva Engage pour assurer une communication équilibrée.
Pourquoi un intranet multi-canal est-il essentiel ?
Intégrer des outils comme Viva Engage, SharePoint et les e-mails dans votre intranet vous permet de tirer pleinement parti de ses fonctionnalités. Les bénéfices incluent :
- Une communication optimisée : chaque canal répond à un besoin spécifique (interactivité, gestion documentaire, communication formelle).
- Une collaboration renforcée : les outils sont connectés pour faciliter le travail en équipe, peu importe la localisation des collaborateurs.
- Des données analytiques précieuses : des outils comme Communication Insights permettent de suivre l’efficacité des communications et d’améliorer l’engagement.
Cas pratique : L’impact d’un intranet bien conçu
Une entreprise internationale a intégré Viva Engage, SharePoint et un outil d’analyse comme Communication Insights dans son intranet. Résultats en 6 mois :
- Augmentation de 30 % de l’engagement sur les communications internes grâce à Viva Engage.
- Réduction de 25 % du temps de recherche d’informations via SharePoint.
- Amélioration de la satisfaction des employés grâce à une expérience utilisateur optimisée.
Pour aller plus loin
Découvrez d’autres articles pour approfondir votre compréhension des intranets :
- Pourquoi utiliser SharePoint pour construire votre intranet ?
- Maîtriser Viva Engage : Un guide pour la communication interne
- Améliorer sa stratégie de communication interne grâce à l’analyse de données
Conclusion
En conclusion, l’intranet, c’est quoi ? C’est bien plus qu’un simple réseau interne. Il s’agit d’une plateforme multi-canal qui intègre des outils puissants comme Viva Engage, SharePoint et les e-mails pour transformer la communication interne et la collaboration.
Adopter un intranet bien structuré, combiné à des outils analytiques, est une décision stratégique qui améliore la productivité, l’engagement des collaborateurs et la performance globale de l’entreprise.