Introduction
Dans un monde où les entreprises doivent constamment s’adapter aux évolutions du travail hybride, comprendre SharePoint est devenu une priorité pour les professionnels de la communication interne. Cette plateforme de Microsoft permet non seulement de centraliser les contenus, mais aussi de fluidifier la collaboration entre les équipes, d’automatiser les processus et de mesurer l’impact des communications internes.
Dans cet article, nous allons explorer les fondements de SharePoint, ses fonctionnalités clés, son rôle dans l’optimisation de la communication interne, et comment l’outil Communication Insights peut décupler vos résultats en matière d’engagement et de performance.
Qu’est-ce que SharePoint ? Pourquoi le comprendre est essentiel
SharePoint est une plateforme de collaboration et de gestion de contenu développée par Microsoft. Elle permet aux entreprises de créer des sites intranet pour centraliser l’information, structurer les documents, gérer les permissions et collaborer efficacement à distance.
Comprendre SharePoint, c’est comprendre comment tirer parti de ces nombreux atouts pour construire un environnement de travail numérique performant et connecté à vos besoins métiers. Cela signifie aussi pouvoir faire des choix éclairés en matière d’architecture de site, de stratégie de contenu et de sécurité de l’information.
Les composants essentiels pour bien comprendre SharePoint
1. Sites SharePoint et collections de sites
Au cœur de SharePoint se trouvent les sites et collections de sites. Une collection regroupe plusieurs sites interconnectés qui peuvent être dédiés à différents départements ou projets. Chaque site peut être personnalisé avec ses propres permissions, contenus et outils collaboratifs.
2. Bibliothèques de documents et listes
Les bibliothèques de documents sont l’élément central de la gestion de fichiers dans SharePoint. Elles permettent de stocker, partager et co-éditer des documents Word, Excel, PowerPoint, etc. Les listes SharePoint, quant à elles, sont utiles pour gérer des informations structurées comme des tâches, des événements ou des bases de données internes.
3. Gestion des permissions
SharePoint offre une gestion fine des accès : il est possible de paramétrer les autorisations à différents niveaux (site, bibliothèque, document). Cela garantit la sécurité des données tout en facilitant le travail collaboratif.
Comprendre SharePoint pour booster la collaboration
4. Co-édition et travail en temps réel
L’un des grands avantages de SharePoint est sa capacité à permettre la coédition de documents. Plusieurs collaborateurs peuvent travailler sur un même fichier simultanément. L’historique des versions permet de revenir en arrière facilement si nécessaire.
5. Actualités et communication interne
SharePoint permet de publier des actualités internes sous forme d’articles visuellement attractifs. Ces publications sont idéales pour diffuser des annonces RH, des événements à venir, ou des mises à jour stratégiques.
6. Sites d’équipe pour chaque département
Les sites d’équipe SharePoint sont conçus pour répondre aux besoins spécifiques d’un groupe ou d’un département. On y retrouve des bibliothèques de documents, des listes de tâches, des forums de discussion ou des calendriers partagés.
Personnaliser et intégrer SharePoint pour une efficacité maximale
7. Web Parts et personnalisation de l’expérience utilisateur
Les Web Parts sont des blocs fonctionnels que vous pouvez ajouter à vos pages SharePoint : météo, flux d’actualités, graphiques Power BI, formulaires, etc. Ils permettent de créer des expériences sur mesure en fonction des besoins de vos utilisateurs.
8. Intégration native avec Microsoft 365
SharePoint s’intègre naturellement avec Microsoft Teams, Outlook, OneDrive et les autres outils de Microsoft 365. Cela permet une fluidité totale dans les échanges et le partage de documents entre les différentes plateformes de l’environnement de travail.
9. Automatisation avec Power Automate
Pour gagner en efficacité, SharePoint peut être couplé avec Power Automate afin de créer des workflows automatisés : validation de documents, notifications, rappels, approbations… Cela permet d’éliminer les tâches répétitives et d’optimiser vos processus métiers.
Communication Insights : pour aller plus loin dans l’analyse de vos communications SharePoint
Une fois que vous commencez à bien comprendre SharePoint, il devient essentiel de mesurer l’impact de vos actions de communication. C’est là qu’intervient Communication Insights, notre solution d’analyse cross-canal.
Communication Insights est un outil puissant qui se connecte directement à SharePoint (ainsi qu’à Viva Engage, votre outil de newsletter ou tout autre canal utilisé en communication interne). Voici ce que vous pouvez faire avec :
- 📊 Suivre vos KPIs SharePoint dans un tableau de bord centralisé
- 🧠 Identifier le meilleur moment pour publier afin de maximiser la portée
- 💡 Repérer les documents et pages inactifs ou sous-utilisés
- 🧭 Analyser les comportements utilisateurs : qui lit quoi, quand et où
- 🧰 Générer automatiquement des rapports (mensuels, trimestriels ou annuels) prêts à être partagés avec les décideurs
- 🔎 Filtrer les données par pays, département, métier ou période
En combinant SharePoint et Communication Insights, vous passez de la simple gestion de contenu à une communication interne pilotée par la donnée.
Comprendre SharePoint pour renforcer la sécurité et la conformité
10. Maîtrise des accès sensibles
La sécurité est un pilier de SharePoint. Il est indispensable de bien comprendre comment paramétrer les niveaux d’accès pour éviter les fuites d’informations. Les responsables de la communication doivent travailler main dans la main avec l’IT pour s’assurer que les bonnes personnes accèdent aux bonnes ressources.
11. Audit et traçabilité
SharePoint intègre des outils d’audit permettant de tracer les actions des utilisateurs (consultation, modification, suppression). Ces journaux sont utiles pour la conformité, notamment dans les secteurs fortement régulés.
Pour en savoir plus, lisez également notre article Guide de l’analyse de la communication interne pour les débutants.
Conclusion : Pourquoi comprendre SharePoint est un levier stratégique
Comprendre SharePoint, c’est bien plus que savoir où cliquer. C’est s’approprier une plateforme puissante capable de transformer vos méthodes de travail, d’améliorer la circulation de l’information et de renforcer l’engagement des collaborateurs.
En combinant les fonctionnalités natives de SharePoint avec un outil comme Communication Insights, vous avez en main tout le potentiel nécessaire pour faire de votre communication interne un levier stratégique. Découvrez plus d’astuces dans notre article Comment améliorer l’engagement des utilisateurs sur SharePoint.