La pandémie de COVID-19 et la hausse des opérations commerciales internationales ont rendu les espaces de travail plus désorganisés que jamais, ce qui met en avant la nécessité de recourir encore plus à des communications internes efficaces.
Si elle est bien réalisée, la communication interne peut éviter des malentendus, susciter l’intérêt des employés, les rendre plus productifs et même les inciter à défendre les intérêts de leur entreprise.
Des communications internes réussies ne sont pas issues du fruit du hasard. Elles reposent sur une politique de communication interne et bien solide.
Un plan de communication interne définit en détail l’approche d’une entreprise. Elle précise quelles informations doivent être partagées et comment elles doivent être communiquées. Cette politique précise également les différents canaux de communication et la manière dont chacun d’eux doit être utilisé pour certains types d’informations. Cette politique définit également les responsabilités de la direction, des ressources humaines et des communicateurs internes.
De plus, une politique de communication sert à préparer le terrain pour ses prochaines campagnes. De la même manière que les campagnes de marketing informent les clients potentiels sur les nouveaux produits et services, les campagnes de communication interne informent elles aussi des dernières nouvelles et mises à jour aux employés. Les e-mails, les réunions de groupe, les messages instantanés, les appels téléphoniques, les chats vidéo et même d’autres canaux peuvent être utilisés dans le cadre d’une campagne. Les individus qui cherchent à développer des campagnes doivent pouvoir se référer à cette politique qui définit l’utilisation de chaque canal.
Une politique de communication interne est généralement élaborée ou redéfinie en quatre étapes distinctes.
1. Analyse
Que vous développiez une politique à partir de zéro ou que vous cherchiez à affiner les processus déjà en place, une première étape importante consiste à évaluer vos défis et à effectuer des recherches. Cette phase doit commencer par l’élaboration d’une liste de principaux objectifs que doit viser la politique de communication interne de l’entreprise. Cette liste peut aller de la réduction du chiffre d’affaires à l’augmentation de la productivité des salariés. Une fois ses objectifs identifiés, il est nécessaire d’analyser et étudier comment la communication interne peut être utilisée pour atteindre ces objectifs. Par exemple, une entreprise qui cherche à remédier à un taux de rotation élevé peut chercher à stimuler l’engagement des employés grâce à la communication interne.
Il est important que les solutions fassent l’objet d’une recherche approfondie. Les personnes chargées d’élaborer les plans doivent identifier les tactiques qui ont fait leurs preuves pour atteindre les résultats attendus. Cette recherche peut porter sur tous les aspects, que ce soit du type de contenu aux ressources nécessaires à la diffusion de l’information.
2. Stratégie
Après avoir identifié les défis ainsi que leurs solutions, la planification doit se faire sur les stratégies utilisées pour distribuer les informations de manière efficace.
Chaque employé et chaque département d’une entreprise utilisent des outils de communication différents au cours de la journée. Par exemple, les employés sans bureau ne passent pas beaucoup de temps à vérifier les e-mails ou à envoyer des SMS à leurs collègues. Il faut bien tenir compte de ces différences dans l’élaboration de la stratégie pour garantir que les employés reçoivent le contenu qui leur est destiné.
En plus de développer une stratégie multicanal, il est également important de développer un plan autour de différents types de contenu. Ceux-ci peuvent comprendre des vidéos, des panneaux, des bulletins d’information par courriel et des messages sur les médias sociaux.
Une autre partie importante de l’élaboration d’une stratégie consiste à identifier les indicateurs clés permettant de suivre sa mise en œuvre et son efficacité. Les paramètres doivent inclure des feedbacks qualitatifs et des mesures quantitatives tels que les taux de clics sur les e-mails ou le nombre de commentaires des employés dans l’intranet.
Il est également important de tenir compte des délais, de la difficulté de mise en œuvre et des coûts lors de l’élaboration d’une stratégie. La mise à niveau d’une plateforme de messagerie est souvent un changement mineur, qui ne nécessite pas beaucoup d’investissement et qui a besoin d’environ une semaine pour être mis en œuvre. À l’inverse, la refonte de l’ensemble d’un intranet peut nécessiter un investissement important et des mois pour mettre en œuvre la transition. Il est par conséquent plus qu’essentiel de prévoir du temps et des ressources pour garantir la réussite de chaque changement.
3. Exécution et suivi
Comme toutes les personnes qui suivent régulièrement le sport peuvent en attester, la recherche et la stratégie n’ont aucune valeur sans une bonne exécution de celles-ci.
Pour la création d’une nouvelle politique de communication interne, il est essentiel de s’assurer que les dirigeants et les équipes de communication d’une entreprise soient sur la même longueur d’onde. Ces parties prenantes importantes doivent comprendre les différents objectifs de la politique et leur portée pour les atteindre.
Il est par ailleurs tout aussi primordial de suivre les indicateurs clés établies en amont. Leur suivi peut aider à déterminer ce qui fonctionne ou non, de sorte que des ajustements puissent être apportés si cela devient nécessaire.
4. Examiner
Les indicateurs clés ne servent pas seulement à suivre l’exécution d’une tâche et à faire des ajustements à la volée. Ils sont également importants pour les examens périodiques et les corrections de trajectoire importantes. Les évaluations trimestrielles d’une politique de communication interne et de son exécution doivent faire partie de la politique elle-même.
Ce processus de révision doit être transparent et inclusif. Partagez les résultats des enquêtes auprès des employés et demandez-leur comment améliorer la communication interne. Cela permet non seulement d’affiner la politique de communication interne, mais a également pour conséquence d’impliquer les employés dans celle-ci.
Améliorez vos communications internes avec les solutions analytiques de Tryane
Tryane offre une suite complète de solutions analytiques conçues pour fournir des informations et améliorer les communications internes. Spécialisées dans les outils de productivité Microsoft tels que SharePoint et Yammer, nos solutions analytiques peuvent optimiser vos investissements dans les communications internes.
Veuillez nous contacter dès aujourd’hui pour découvrir comment nous pouvons améliorer votre politique de communication interne.