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Best practices

17 janvier 2020

Comment tirer parti de Microsoft Teams dans votre organisation ?

Microsoft Teams est le dernier né de la famille Office 365. Très rapidement il est devenu incontournable au sein des outils collaboratifs d’entreprise. MS Teams concentre les points forts d’Office 365 en un seul outil et prend en charge les extensions pour l’intégration avec des services externes à Microsoft. Avec MS Teams vous pouvez facilement vous connecter à des applications telles que Trello et Zendesk, ou transférer des conversations one-to-one dans un e-mail, en un clic. 

L'adoption facile peut être difficile à gérer

Bien que les fonctionnalités MS Teams offrent une flexibilité et une solution de communication numérique concentrée sur une seule plateforme, l’abondance d’options peut être source de confusion, notamment lorsqu’on parle d’une implémentation prête à l’emploi. 

Par défaut, MS Teams donne à tous les membres de votre organisation le droit de créer une équipe, d’ajouter du contenu et d’inviter des utilisateurs externes, ce qui pour les professionnels de l’informatique peut être un vrai bonus en termes de facilité d’adoption. A contrario cette situation peut aussi provoquer un capharnaüm si vos organisations internes n’adhèrent à aucune règle en termes de gouvernance et d’utilisation. 

Avant d’ouvrir les accès, les bonnes pratiques suggèrent de mettre en place des règles de sécurité pour éviter les problèmes futurs tels que la création d’équipes inutiles et une collaboration inefficace. Ces règles facilitent également la gestion des autorisations et de la collaboration externe avant que les choses ne deviennent incontrôlables. 

3 Considérations pour une mise en œuvre réussie

Lors de la planification du déploiement, posez-vous les questions suivantes : 

  • Comment va-t-on utiliser MS Teams dans l’organisation ? 

Encouragez-vous la collaboration par le biais de conversations dans des équipes et le partage de connaissances, ou préférez-vous promouvoir des conversations one-to-one (tchats) ? 

  • À quoi doit ressembler le cycle de vie de mes équipes ? 

Combien de temps une équipe doit-elle être inactive avant de l’archiver ou de la supprimer ? 

Combien de propriétaires faut-il en avoir par équipe afin d’éviter les équipes orphelines ? 

  • Qui devrait être autorisé à accéder, créer du contenu ou collaborer dans MS Teams ? 

Quels domaines peuvent accéder à votre plateforme librement ? 

Vos équipes devraient-elles avoir des utilisateurs externes autorisés ? Comment déterminez-vous quand révoquer l’accès aux invités ? 

Une solution MS Teams bien implémentée doit avoir une stratégie proactive qui prend en compte les considérations ci-dessus et qui a du sens pour votre organisation. Cette stratégie peut ensuite être mise à jour au fur et à mesure que vous analysez l’engagement et les usages de vos équipes. 

Avez-vous des problèmes pour maîtriser votre déploiement MS Teams et assurer sa gouvernance ? Tryane Analytics pour MS Teams vient en aide pour vous fournir des informations détaillées sur l’adoption, l’engagement et les préférences de vos utilisateurs, tout en vous aidant à gouverner et à garder le contrôle. 

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