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Collaboration up 25X on Microsoft Teams

Best practices

7 mai 2020

25x plus de collaboration dans Microsoft Teams : le télétravail est-il devenu la norme ?

Il y a encore quelques mois, le télétravail était un luxe pour certains salariés. Au cours des dernières semaines, la plupart des entreprises a été obligée de réévaluer les directives concernant le travail à distance, ainsi que de faire évoluer les pratiques de collaboration afin de soutenir les effectifs à distance.

Il s’avère qu’avec les bons outils, la bonne configuration et la bonne stratégie, les équipes peuvent être très productives et performantes sans être physiquement dans la même pièce. Sans surprise, Microsoft Teams a été un leader clé dans cette transformation, doublant l’utilisation de la plateforme en quelques semaines seulement.

TENDANCES CHEZ LES CLIENTS DE TRYANE

Voici ce que nous observons sur notre plateforme –

1    Le nombre d’équipes augmente

Parmi nos clients, il y a une croissance de 61% du nombre total d’équipes créées.

Un de nos clients a ajouté plus de 1 000 équipes depuis le début de l’année. C’est presque 200 équipes chaque semaine !

2    L’utilisation de MS Teams a triplé

MS Teams est à l’avant-garde des nouvelles pratiques de collaboration.

Depuis le début de l’année, nous avons constaté une multiplication par 3 du nombre d’utilisateurs actifs – l’activité globale de ces utilisateurs a augmenté de plus de 5 fois.

3    Le « bon » engagement croît plus rapidement

Le fait de collaborer à plusieurs sur des documents est un indicateur solide pour évaluer la santé de la collaboration sur la plateforme, nous sommes donc ravis de constater que la croissance et l’engagement les plus élevés portent sur ce type d’activité.

Microsoft Teams permet à un nombre illimité d’utilisateurs de collaborer sur un seul document, avec un historique clair et une hiérarchie de modifications. Cela garantit la transparence des projets, avec des supports facilement identifiables, organisés et à jour

Voici la répartition de la croissance de l’activité de nos clients –

     –    La collaboration sur les documents croît 25x
     –    Les discussions d’équipe ont augmenté de 12x
     –    Les discussions tchat ont augmenté de 50%

4    La plupart des invités sont laissés sans surveillance

L’accès des utilisateurs invités a augmenté de 61% dans toutes les équipes, les entreprises déplaçant les réunions clients et les contrats de travail en ligne. Malheureusement, 55% d’invités ont été inactifs au cours des 3 derniers mois.

Il est important de mentionner que si une augmentation des accès invités peut indiquer un bon niveau de collaboration, l’accès externe non géré peut poser un risque pour la sécurité interne.

En savoir plus sur comment gérer facilement l’accès invité à grande échelle.

LES POINTS IMPORTANTS A RETENIR

1    Teams n’est plus un supplément

Tout le monde travaille à domicile, donc utiliser Teams® n’est plus un complément de collaboration – c’est désormais un outil principal.

D’après ce que nous observons actuellement, il est probable que les entreprises auront plus de mal à appliquer des politiques strictes concernant le télétravail une fois que les choses se seront normalisées.

Il devient évident qu’avec les bons outils, les employés sont tout aussi (sinon plus) productifs à distance. Ces mêmes outils peuvent également aider à établir efficacement les liens sociaux et la collaboration qui proviennent souvent de la proximité physique du travail dans un bureau.

2    La course vers une implémentation réussie

Les entreprises se précipitent actuellement pour maintenir une collaboration à distance. Nous voyons des organisations faire pivoter leurs stratégies digitales à une vitesse fulgurante et avancer le déploiement de MS Teams de plusieurs mois par rapport à la date initialement prévue.

L’avantage ? Vous configurez rapidement une infrastructure de base pour la collaboration à distance et MS Teams est facile à utiliser dès le départ.

L’inconvénient ? Le lancement prématuré de MS Teams peut entraîner des difficultés de gouvernance en aval.

Sans planification, formation et mises en place de pratiques vertueuses, les employés créent leurs propres règles. Les départements informatiques constatent souvent qu’un déploiement rapide conduit à une forte création de nouvelles équipes (teams), parfois pour assister à une seule réunion ce qui favorise l’encombrement de la plateforme et déprécie l’expérience utilisateur.

3    L’encombrement et ses conséquences

L’utilisation de Teams évolue de manière exponentielle, mais un manque de stratégie de déploiement et le manque d’attention sur certaines étapes clé jettent les bases pour l’encombrement et un environnement moins efficace dans quelques mois.

Compte tenu du rythme de création des équipes, de nombreuses organisations auront bientôt des milliers d’équipes inactives. Les équipes inactives ajoutent du bruit à votre écosystème et augmentent le temps qu’il faut à vos utilisateurs pour trouver une information particulière – ce qui devient très coûteux pour une entreprise, en termes de temps.

4    L’inactivité peut être un risque pour la sécurité

D’après notre expérience, le pourcentage d’équipes inactives et d’invités inactifs influe directement sur la sécurité globale de l’organisation.

Les invités (consultants, clients, etc.) sont généralement conviés à collaborer en fonction des projets, mais de nombreuses entreprises approuvent l’accès global pour les collaborateurs externes, sans réfléchir à une stratégie d’engagement et de gestion. Un pourcentage élevé d’invités inactifs indique qu’un pourcentage élevé de collaborateurs externes peuvent toujours avoir accès à des documents internes et à des conversations confidentielles.

La meilleure façon de sécuriser vos équipes est de mettre en place une politique de gestion proactive des invités avant le déploiement. Si vous travaillez sur un nettoyage rétroactif, Tryane Analytics pour Teams peut vous aider à identifier les invités inactifs et à configurer des automatisations pour révoquer en bloc l’accès une fois qu’il n’est plus nécessaire.

Apprenez-en davantage sur la façon dont vous pouvez collecter des informations et mettre en œuvre les meilleures pratiques dans vos équipes.

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