De nombreuses organisations utilisent aujourd’hui un intranet, c’est-à-dire un réseau informatique interne accessible uniquement par les membres de l’entreprise et utilisé pour le partage d’informations, le stockage de données et la collaboration. Lorsqu’il s’agit de communications internes, ou du flux d’informations entre l’équipe dirigeante et les employés, il est logique d’exploiter l’intranet de l’entreprise. Voici quelques moyens d’y parvenir :
- Publier des bulletins électroniques, des notes de service et des calendriers d’événements
- Stocker les informations importantes auxquelles les employés doivent avoir accès régulièrement, telles que les politiques d’entreprises, les procédures et les documents de conformité
- Créer une plateforme de communication interne où les employés peuvent voir tous les messages provenant de votre bureau par date
- Hébergement d’une foire aux questions (FAQ) destinée aux employés
- Réalisation d’enquêtes auprès des employés pour les impliquer et s’assurer qu’ils soient satisfaits
Que représentent les indicateurs d’un intranet ?
Malheureusement, il ne suffit pas d’utiliser l’intranet de l’entreprise pour diffuser des messages internes importants. Sinon, c’est un peu comme si vous parliez dans le vide. Les indicateurs servent justement à mesurer l’activité qui se déroule sur l’intranet d’une entreprise ainsi que l’efficacité de la communication sur celui-ci. En d’autres termes, ils vous indiquent si vos efforts de communication sont réellement efficaces, afin que vous ne gaspilliez pas votre temps et votre énergie sur un travail qui n’aura pas l’effet attendu.
Les indicateurs de l’intranet servent de soutien à vos indicateurs clés de performance. Ces derniers mesurent le succès d’une activité commerciale spécifique et aident les entreprises à progresser régulièrement vers des objectifs commerciaux importants.
Quels sont les indicateurs importants de l’intranet ?
Il existe de nombreux indicateurs possibles reliés à la communication sur l’intranet. Nous vous en présentons ci-dessous quelques-uns que nous jugeons les plus importants pour la communication interne, afin que vous sachiez où intensifier vos efforts.
Satisfaction des employés
Les employés satisfaits sont des employés productifs, alors que les ceux qui sont malheureux sont plus susceptibles de se relâcher. Il a été démontré que les employés malheureux coûtent aux entreprises américaines jusqu’à 550 milliards de dollars par an. Un intranet d’entreprise utilisé de manière stratégique peut cependant aider les employés à se sentir mieux informés et connectés, ce qui se traduit par une augmentation de la productivité et une amélioration des résultats.
Avant de continuer, faites d’abord le point sur la façon dont vous utilisez votre intranet afin qu’il contribue à la satisfaction des employés. Il peut s’agir de tenir à jour un tableau d’affichage virtuel et un calendrier des événements, de partager des informations essentielles et d’afficher de bonnes nouvelles telles que des promotions et des notes de félicitations. Ensuite, utilisez les enquêtes auprès des employés pour savoir comment vos efforts contribuent à leur satisfaction.
Engagement des employés
De nombreux facteurs peuvent contribuer ou nuire à l’engagement des employés. Mais il s’agit d’un indicateur important car les employés qui sont engagés dans leur organisation sont plus susceptibles de bien comprendre les principaux objectifs de l’entreprise, de se sentir vus et entendus par l’équipe de direction et de comprendre comment ce qu’ils font contribue au succès global de l’entreprise. Ils sont également plus enclins à collaborer avec d’autres personnes au sein de l’organisation.
En fin de compte, les employés engagés fournissent tout simplement un meilleur travail. En examinant la façon dont les employés utilisent l’intranet, vous pouvez avoir une idée de leur degré d’engagement. Les taux d’ouverture, le nombre de lecteurs et la participation à des sondages peuvent vous aider à évaluer la situation.
Conformité des employés
L’intranet est un lieu où l’on peut stocker des informations importantes et urgentes. Cependant, à quoi serviraient ces informations si elles ne sont pas utilisées ? Vous pouvez utiliser des indicateurs pour déterminer si les informations que vous mettez à la disposition des employés sont consultées. Soyez attentif à des éléments tels que le nombre de personnes qui se connectent, où elles naviguent sur l’intranet, les documents qu’elles ouvrent et la durée de leur connexion. Les nouveaux employés accèdent-ils au manuel de l’employé depuis l’intranet ? Utilisent-ils les documents de procédure récemment publiés dont ils ont besoin pour bien faire leur travail ? Qu’en est-il des annonces urgentes ?
En comprenant qui s’engage réellement avec le contenu de votre intranet, vous pouvez déterminer quels employés se démarquent le plus. Ce sont justement ces personnes qui sont en position de servir de mentors et de formateurs, et qui méritent peut-être qu’on leur proposent des opportunités de promotion.
Participation et collaboration des employés
L’intranet d’une entreprise est un excellent outil pour permettre aux employés de collaborer, même dans les organisations les plus dispersées. Parce qu’il sert d’espace de travail partagé sur le cloud, les employés de différents départements et de différents sites peuvent l’utiliser pour créer des dossiers spécifiques à un projet et ajouter des documents qui peuvent être consultés et modifiés par toute personne ayant l’autorisation d’y accéder.
Malheureusement, de nombreux intranets d’entreprise sont des opérations descendantes, les départements de la communication ou des ressources humaines étant principalement chargés d’ajouter des documents et d’y rediriger les employés. Vous pouvez encourager la collaboration en publiant sur l’intranet des informations sur la manière de l’utiliser comme outil de travail collaboratif. Ensuite, lorsque vous réalisez des enquêtes sur la façon dont les employés utilisent l’intranet, veillez à inclure des questions sur la collaboration pour voir ce qui a changé. Il est probable que vous verrez davantage d’employés et de groupes de travail utiliser l’intranet de façon à innover et à augmenter leur productivité.
Comment Tryane peut-il aider ?
Les indicateurs de l’intranet ne sont pas seulement pertinents pour vous aider à vous assurer que vos efforts de communication donnent les résultats escomptés. Ils vous donnent également les bagages nécessaires pour démontrer la valeur de votre travail et vous assurer le soutien nécessaire de la part de votre direction. Malheureusement, la plupart des plateformes de communication interne ne fournissent pas de données d’utilisation solides. Cela signifie que vous aurez besoin d’un outil tiers qui vous aidera à comprendre comment votre intranet est utilisé.
Si votre organisation utilise SharePoint pour son intranet, Tryane peut vous aider à exploiter votre communication sur la plateforme. Tryane Analytics for SharePoint peut vous fournir des indicateurs puissants qui traduisent des comportements, afin que vous puissiez transformer ces données en actions stratégiques. Il peut vous aider à :
- Détecter les utilisateurs inactifs
- Analyser le comportement des utilisateurs
- Découvrir comment les utilisateurs s’engagent avec le contenu
Contactez-nous dès aujourd’hui pour en savoir plus sur notre solution d’analyse adaptée à SharePoint ou pour les autres plateformes Microsoft. Avec notre aide, vous comprendrez mieux comment utiliser SharePoint afin d’améliorer votre communication interne.