Comme son nom l’indique, un intranet est un réseau informatique, mis en place au sein d’une entreprise ou organisation, permettant de partager des informations, des documents et des services dans un environnement sécurisé.
Comme son nom l’indique, un intranet est un réseau informatique, mis en place au sein d’une entreprise ou organisation, permettant de partager des informations, des documents et des services dans un environnement sécurisé. Un intranet est exclusif à une organisation, avec un accès fermé aux utilisateurs externes, ce qui en fait l’endroit idéal pour partager les actualités de l’entreprise et les informations importantes.
C’est également un endroit où conserver les documents de l’entreprise tels que les manuels RH des employés, la documentation juridique et liée aux projets importants. SharePoint, conçu par Microsoft, figure parmi les principales solutions intranet prêtes à l’emploi.
Dans ce guide intranet, nous présentons un aperçu des avantages de la mise en place de ce type de réseau. De plus, nous avons inclus des cas d’utilisation et des consignes pour commencer :
Les avantages d’un intranet
La gestion des documents est une question importante pour tout type d’organisation quel que soit sa taille. Sans un lieu centralisé pour partager et stocker les documents ainsi que pour diffuser les informations importantes, les collaborateurs peuvent passer inutilement du temps à les rechercher dans différents canaux. A mesure que les employés arrivent et partent de l’organisation, la connaissance de l’endroit où vivent ces informations peut se perdre. Indépendamment de la taille ou du secteur d’activité de l’entreprise, les avantages d’un intranet sont nombreux. Il est important de considérer les points suivants :
- Une communication interne améliorée : Grâce à un moyen de communication interne efficace, la direction peut s’assurer que les employés à tous les niveaux restent bien informés des actualités de l’entreprise, des mises à jour de procédures ainsi que des informations importantes.
- Des informations plus faciles à trouver et à partager : Les informations et les données ont tendance à disparaître dans la masse au fil du temps, en particulier plus l’entreprise est grande. Un intranet permet de se protéger contre ce risque en donnant à ces informations un lieu de vie permanent.
- Intégration rationalisée : L’intégration des nouveaux employés peut faire perdre du temps et de l’argent à votre organisation. Un intranet facilite la connexion avec les nouvelles recrues, leur fournit les documents nécessaires et maintient une communication continue pour les aider à démarrer.
- Partage de connaissance : Sans intranet, les employés peuvent avoir du mal à trouver un moyen efficace pour partager l’information. Mais avec un intranet, le partage des connaissances fait partie de la vie quotidienne de chaque employé.
- Contrôle des versions : Sans intranet, des documents peuvent être édités en même temps par plusieurs personnes, chacune apportant des modifications de son côté et créant ainsi des conflits de versions. Un intranet facilite le contrôle d’accès en garantissant qu’un seul document se trouve à un seul endroit et la version actualisée est disponible pour tous lorsque des modifications sont apportées.
- Gain de temps : Un intranet peut réduire le nombre de réunions physiques, d’appels téléphoniques et d’emails entre les membres d’une équipe, car le partage de documents importants est aussi simple qu’envoyer un lien qui pointe vers un dossier de l’intranet.
Quels sont les avantages d’un intranet ?
La mise en place d’un intranet pour votre entreprise présente de nombreux avantages. Ces avantages incluent, sans s’y limiter :
- La confidentialité : Il y a certaines informations que vous ne voulez pas rendre publiques. Un intranet vous permet de le faire. L’intranet de votre entreprise est l’endroit où vous pouvez partager des informations avec toute votre organisation sans risquer que des personnes externes ne les voient.
- Culture collégiale : Un intranet donne aux employés un endroit unique où accéder aux informations importantes, ce qui les aide à garder le lien avec le top management ainsi que mieux comprendre la stratégie et la culture de l’entreprise. Cela augmente leur sentiment d’appartenance.
- Sécurité des documents : La sécurité de l’information est importante. Avec un intranet, vous pouvez partager toutes les informations qui doivent être vues dans l’entreprise, sans vous soucier que des regards indiscrets de l’extérieur.
Les recommandations intranet pour les employés :
Mettre en œuvre un intranet est une chose, mais de s’assurer que les employés savent comment l’utiliser en est une autre. Bien que chaque entreprise crée son propre manuel d’utilisation de l’intranet, voici quelques principes de base pour vous mettre sur la bonne voie :
- Faciliter l’utilisation de l’intranet sur plusieurs appareils en fournissant de la documentation et des formations et en expliquant les avantages de l’utilisation du nouvel intranet.
- Encourager le dialogue autour des meilleures pratiques d’utilisation de l’intranet : Il est possible que les différents départements ou métiers utilisent l’intranet de façon différente, leur permettant ainsi d’apprendre les uns des autres.
- Mettre en place un système d’analyse pour suivre les performances, car quand vous savez comment votre intranet est ou n’est pas utilisé, vous pouvez déterminer la meilleure façon de mobiliser tout le monde.
- Responsabiliser vos employés en leur donnant les moyens de s’approprier l’intranet. Faites un plan détaillé, expliquant comment l’intranet peut les faciliter la vie.
Cas d’utilisation de l’Intranet :
Si vous n’aviez qu’une seule chose à retenir concernant un intranet c’est que les cas d’utilisations ne manquent pas. Voici quelques-uns des cas d’utilisation les plus courants :
- L’intranet est un endroit où les employés peuvent accéder aux informations et actualités importantes
- L’intranet est un espace de travail collaboratif conçu pour les employés, leur permettant de partager et de mettre en place un système de contrôle des versions
- Il facilite de stockage de données, des documents et des informations de l’entreprise
- Il peut être intégrer à des application tierces, notamment à des solutions d’analytics comme Tryane.
- C’est un espace pour l’intégration et la formation, y compris le partage de manuels d’employés, de documentation RH et vidéos.
Bien que ces cas d’utilisations soient parmi les plus courants, plus vous utiliserez un intranet, plus vous allez vous rendre compte que d’autres opportunités s’offrent à vous. Quelle que soit la manière dont vous configurez votre intranet, faites-le avec l’objectif d’en faire un outil de communication interne et d’engagement puissant pour vos équipes.
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