Comme son nom l’indique, un intranet est un réseau d’échange interne d’information, de systèmes, d’outils et d’autres services au sein d’une organisation, comme une entreprise. Un intranet est exclusif à une organisation, sans accès à des personnes extérieures, ce qui en fait l’endroit idéal pour partager des nouvelles d’entreprise et des informations importantes. C’est aussi un endroit pour stocker les documents de l’entreprise tels que les manuels des employés, la documentation utilisateur et les projets basés sur les documents. SharePoint, réalisé par Microsoft, est l’une des solutions Intranet prêtes à l’emploi les plus populaires.
Dans ce guide intranet, nous donnons un aperçu des avantages de la mise en place de ce type de réseau.. De plus, nous avons inclus des cas d’utilisation et des lignes directrices pour commencer.
LES BENEFICES D’UN INTRANET
La gestion des documents est un enjeu pour toutes sortes d’organisations, peu importe leur type ou leur taille. En l’absence d’un emplacement centralisé pour partager et stocker des documents et diffuser des renseignements importants, les entreprises risquent de passer inutilement du temps à chercher ces documents et ces renseignements. Et plus particulièrement au fur et à mesure que les employés vont et viennent, on peut perdre avec eux la connaissance de l’emplacement de certains articles.
Quelle que soit la taille de l’entreprise ou de l’industrie, les avantages d’un intranet sont profonds. Tenir compte de ce qui suit :
- Amélioration de la communication interne : Grâce à une communication interne efficace, la direction peut s’assurer que les employés de tous les niveaux sont bien informés des nouvelles de l’entreprise, des mises à jour des politiques et des renseignements sur la conformité.
- Il est plus facile de trouver et d’échanger de l’information: l’information et les données manquent souvent au sein des organisations, surtout les plus grandes. Un intranet aide à protéger contre cela en donnant à ces informations un lieu de vie permanent.
- Intégration simplifiée: L’intégration des nouveaux employés peut prendre du temps et de l’argent de votre organisation. Un intranet facilite la communication avec les nouveaux employés, leur fournit les documents nécessaires et maintient une communication continue pour les aider à démarrer.
- Partage des connaissances: Sans intranet, les employés peuvent avoir de la difficulté à trouver un moyen pour partager l’information. Mais avec un intranet, le partage des connaissances devient une partie de la vie quotidienne de chaque employé.
- Contrôle de version: Sans intranet, un document collaboratif en direct peut se retrouver entre les mains de plusieurs personnes, toutes apportant des changements par elles-mêmes et créant ainsi trop de versions. Un intranet facilite le contrôle d’accès en veillant à ce qu’un document demeure au même endroit et que, lorsque des changements sont apportés, la version mise à jour soit disponible pour tout le monde.
- Gain de temps: Un intranet peut réduire le nombre de réunions en personne, d’appels téléphoniques et de courriels entre les membres de l’équipe, car le partage de documents importants est aussi simple que d’envoyer un lien à d’autres personnes ou de les diriger vers un dossier sur l’intranet.
OU SE TROUVENT LES AVANTAGES D’UN INTRANET ?
Il y a de nombreux avantages à mettre en place un intranet pour votre entreprise. Notamment:
- Confidentialité: Il y a des renseignements que vous voulez garder à l’écart du public. Un intranet vous permet de le faire. L’intranet de votre entreprise est l’endroit où partager l’information que vous voulez que tous les membres de l’organisation, mais personne à l’extérieur, voient.
- Culture collégiale : Un intranet donne aux employés un endroit où ils peuvent accéder à des renseignements importants de la direction, ce qui les aide à se sentir en contact avec les dirigeants et à faire partie de l’équipe
- Sécurité des documents: La sécurité de l’information est importante Avec un intranet, vous pouvez partager toutes les informations qui doivent être vues dans l’ensemble de l’entreprise, sans vous soucier des regards indiscrets à l’extérieur de l’organisation de voir ces documents
DIRECTIVES RELATIVES À L’INTRANET POUR LES EMPLOYÉS
C’est une chose d’adopter un intranet, mais c’en est une autre de s’assurer que les employés savent s’en servir Alors que chaque entreprise créera son propre ensemble de directives intranet, voici quelques bases pour vous mettre sur la bonne voie :
- Facilitez l’utilisation de l’intranet sur plusieurs appareils en fournissant de la documentation et de la formation et en expliquant les avantages de l’utilisation du nouvel intranet.
- Encouragez le dialogue sur les pratiques exemplaires pour l’utilisation de l’intranet; différents ministères ou équipes de travail peuvent l’utiliser de différentes façons, et les équipes ont souvent l’occasion d’apprendre les unes des autres.
- Mettre en œuvre un système analytique de suivi des performances, car lorsque vous savez comment votre intranet est ou n’est pas utilisé, vous pouvez déterminer la meilleure façon de faire participer tout le monde
- Permettre aux employés de s’approprier l’intranet de l’entreprise en expliquant comment il peut leur faciliter la vie.
CAS D’UTILISATION DE L’INTRANET
S’il y a une chose que vous devez savoir à propos d’un intranet, c’est qu’il y a plusieurs manieres de s’en servir Voici quelques-uns des cas d’utilisation les plus courants :
- Un endroit où les employés peuvent accéder à des nouvelles importantes
- Un espace de travail collaboratif pour les employés, leur permettant de partager des fichiers et de mettre en œuvre le contrôle de version
- Stockage des données pour les documents et autres informations sur l’entreprise
- Intégration avec des outils tiers, y compris avec les solutions analytiques puissantes de Tryane
- Un espace pour l’intégration et la formation, y compris le partage des manuels des employés, de la documentation pour les systèmes et les procédures, et des vidéos des RH
Bien que ces cas figurent parmi les plus courants, plus vous utilisez un intranet, plus vous vous rendrez compte que d’autres possibilités s’offrent à vous No matter how you set up your intranet, do it with the idea of making it a powerful internal communication and engagement tool for your team.
Avec l’aide de Tryane, vous pouvez également accéder aux informations dont vous avez besoin pour tirer le meilleur parti de votre intranet, comme par exemple qui utilise quelles fonctionnalités et qui accède à quelles informations. Pour plus d’informations, contactez-nous des aujourd’hui.