Après son lancement en 2017, Microsoft Teams n’a cessé de se développer en tant que plateforme permettant aux différentes équipes d’une organisation de communiquer et de collaborer. Au début de l’année 2020, tout a changé lorsque la pandémie est apparue, et Microsoft Teams est soudainement devenu un outil indispensable qui a permis à une grande partie du monde des affaires de s’en sortir avec brio.
En octobre 2020, Microsoft a annoncé que Teams comptait 115 millions d’utilisateurs par jour, soit une augmentation de 50 % depuis le début de la pandémie. Toutefois, l’adoption en masse de cet outil ne semble pas diminuer à mesure que la menace du COVID-19 s’éloigne. Si les gens ont commencé à utiliser Teams pour assister à des réunions virtuelles, ils ont déjà tendance à rester sur l’application toute la journée dans le cadre de leur routine de travail.
Teams est donc un outil professionnel supplémentaire et essentiel dans la suite Microsoft 365. Des fonctions telles que la vidéoconférence, la messagerie instantanée et le partage de fichiers en ont fait une plateforme incontournable pour la communication et la collaboration d’entreprise. À certains égards, Teams a même dépassé d’autres plateformes Microsoft qui remplissent des fonctions similaires, telle que Yammer.
Utiliser Teams comme outil de communication interne
Teams étant désormais très populaire dans le monde du travail, il est devenu un canal de communication que les entreprises ne peuvent plus négliger.
Les employés passent déjà moins de temps à consulter leur boîte de réception et plus de temps à surveiller Microsoft Teams. En outre, ils passent généralement plus de temps sur cet outil qu’à naviguer sur l’intranet de leur entreprise.
L’une des fonctionnalités les plus pertinentes de Teams pour les communicateurs internes est la capacité à communiquer en temps réel. Si les employés ont besoin de mises à jour urgentes ou de rappels sur des événements à venir, l’envoi d’un message instantané sur Teams est un moyen de communication idéal.
Teams repose également sur l’idée d’une communication bilatérale entre les employés et la direction. Cela peut aider à dissiper les barrières hiérarchiques et à faire en sorte que les employés se sentent plus écoutés. C’est donc la plateforme idéale pour recueillir des commentaires à l’échelle de l’entreprise, d’un groupe ou d’un individu.
Un autre aspect remarquable de Teams est la possibilité de créer des appels vidéos. Si une organisation possède de nombreux sites ou un grand nombre d’employés qui travaillent à distance, les chats en visioconférence sur Teams sont un moyen efficace de les faire se sentir plus engagés avec leurs dirigeants et leurs collègues.
De nombreuses équipes de communication interne utilisent les newsletters comme moyen pour envoyer des informations importantes aux employés, pourtant Microsoft Teams est un canal d’autant plus utile lorsqu’il s’agit de communications immédiates. C’est également plus adapté dans le cadre d’une communication bilatérale, qui est essentielle pour développer des solutions et engager les employés.
L’une des principales caractéristiques de Microsoft Teams est que la suite permet de rassembler les employés en fonction de leurs postes et de leurs intérêts professionnels. Cette fonction permet aux équipes de communication interne de segmenter plus rapidement leur audience. Teams peut facilement être utilisé pour envoyer des informations importantes à des groupes spécifiques d’employés, comme ceux qui partagent un même site ou un même département au sein de l’entreprise.
Teams est également disponible sous forme d’application mobile. Cela rend la plateforme plus accessible aux employés qui ne disposent pas de bureau. Teams est également une plateforme basée sur le cloud, ce qui permet un accès en dehors du réseau de l’entreprise.
Inconvénients à prendre en compte
Si l’utilisation de Teams pour les équipes de communication interne présente plusieurs avantages, elle présente également des inconvénients, en particulier pour les grandes entreprises comptant des milliers d’employés.
L’un des principaux inconvénients est le risque de dispersion des informations. N’importe qui peut créer une équipe, et dans les grandes entreprises un nombre élevé d’équipes peut rapidement devenir ingérable.
La gouvernance peut également poser problème. Les équipes sont souvent créées sur une base ad hoc, et dans une entreprise typique, seule une fraction des équipes créées est utilisée régulièrement. Lorsqu’il y a un grand nombre d’équipes non actives, les communications internes peuvent facilement se perdre dans ces groupes fantômes.
Même avec les meilleurs outils de communication interne, certains employés peuvent passer à travers les mailles du filet. Réengager ces employés dans les équipes peut alors être un défi de taille.
Enfin, les outils basiques de Teams ne sont pas entièrement optimisés pour la création, la publication et l’édition de contenu de communication interne. Par exemple, il n’y a pas de fonction pour la planification de publication de contenus, ni d’analyse de ceux-ci.
Les solutions Tryane peuvent remédier à de nombreux inconvénients relatifs aux équipes
Il devient clair que les organisations qui cherchent à combler les lacunes de Microsoft Teams devraient prendre connaissance des solutions d’analyse et de gouvernance de Tryane.
Notre solution d’analyse pour Teams aide alors les chefs d’entreprise et les responsables de la communication interne à identifier les utilisateurs avec du potentiel, à superviser l’utilisation d’applications tierces et à filtrer les équipes en fonction de critères d’activité et d’engagement. Grâce à nos analyses, les communicateurs internes peuvent développer de meilleures pratiques et soutenir l’engagement de tous les employés de l’entreprise.
Nos compétences en gouvernance peuvent aider les administrateurs de Teams à relever bon nombre des défis associés à la structure de la plateforme. Cela leur permet d’identifier les équipes actives, quasi inactives et abandonnées afin de pouvoir les traiter en conséquence.
Notre technologie permet également de créer des modèles organisationnels qui peuvent ensuite être utilisés pour comparer différents groupes d’employés. Par exemple, les personnes chargées de la communication interne peuvent comparer l’engagement des équipes entre les employés des RH et ceux du département informatique.
Les solutions que nous proposons peuvent renforcer la puissance de Teams et rendre la plateforme plus efficace. Contactez-nous dès aujourd’hui pour découvrir comment notre technologie peut rendre votre utilisation de Teams plus performante.