Quel que soit le secteur dans lequel vous travaillez, la main-d’œuvre d’aujourd’hui est plus diversifiée que jamais. Les variables démographiques, ainsi que le niveau de confort des employés avec la technologie, peuvent tous jouer un rôle dans leurs préférences de communication. En d’autres termes, lorsque vous devez diffuser des communications internes importantes, l’approche d’une communication transcanal est la meilleure pour garantir que tout le monde reçoit votre message.
La communication interne transcanal fait référence aux méthodes de diffusion des messages internes pour en assurer la portée. Par exemple, disons que vous publiez un bulletin hebdomadaire sur l’intranet de l’entreprise. Les employés qui sont assis derrière un bureau et travaillent sur un ordinateur toute la journée ont plus de chances de voir votre message. Mais qu’en est-il de ceux qui ne travaillent pas devant un ordinateur, tels que ceux travaillant dans un entrepôt ou dans la vente au détail ? Quelles sont les chances qu’ils prennent le temps, malgré leurs tâches quotidiennes et leurs horaires chargés, de trouver un ordinateur et de se connecter à l’intranet de l’entreprise ? Comment pouvez-vous maximiser votre portée pour vous assurer que chaque employé entende votre message haut et fort ? Grâce à la communication interne multicanal. Voici comment :
1. Utilisez toutes les ressources disponibles
Pour créer une stratégie de communication interne cross-canal, il faut d’abord comprendre toutes les ressources dont vous disposez pour la messagerie. Si votre organisation utilise Office 365, il est probable que l’ensemble de votre personnel ait déjà accès à Microsoft SharePoint, Teams et Yammer. Passons brièvement en revue les fonctions de chacun de ces programmes :
- SharePoint est un intranet, ou une plateforme collaborative de communication et de collaboration basée sur le Web. En d’autres termes, il s’agit d’un dépôt numérique de documents et de données auquel toute personne de l’entreprise peut accéder avec une autorisation. Il facilite la collaboration et le partage de documents.
- Teams est un espace de travail numérique où les gens peuvent communiquer en temps réel, faire du chat vidéo et partager des documents collaboratifs. Il s’intègre également à SharePoint, ce qui permet aux équipes de partager et de travailler encore plus facilement sur des documents.
- Yammer est une plateforme de médias sociaux d’entreprise qui donne aux utilisateurs au sein des organisations la possibilité de chatter entre eux en temps réel, fournit un flux spécifique à l’utilisateur et permet même la création de groupes ou de communautés ainsi que le live-streaming.
En plus de ces applications, le client de messagerie de votre entreprise est un autre outil de communication précieux. Malheureusement, le courrier électronique est parfois le seul et unique outil utilisé pour les communications internes, même si tout le monde n’est pas susceptible de l’ouvrir et de le lire.
2. Choisissez le bon canal pour chaque public
Si certains employés de bureau sont soucieux d’ouvrir et de lire tous les e-mails qui arrivent dans leur boîte de réception, d’autres ne le sont pas. Il est important d’en tenir compte lorsque vous pensez à toutes les personnes que vous devez atteindre. De plus, il est utile de réfléchir à qui est sur quelle plateforme, car tous les membres d’une organisation n’utilisent pas forcément tous les canaux de communication disponibles. En fin de compte, vous devez atteindre les gens là où ils se trouvent. Cela peut impliquer de diffuser le même message de base sur différentes plateformes simultanément.
3. Adaptez votre message à chaque plateforme
Dans un email ou un bulletin électronique SharePoint, vous pouvez fournir beaucoup de détails étant donné que les gens sont probablement habitués à lire des documents plus longs sur ces applications. Cependant, gardez à l’esprit les personnes qui n’ont pas beaucoup de temps ou qui n’ont pas la propension à lire des messages plus longs. S’il est important de diffuser des messages sur différentes plateformes, la manière dont vous les diffusez est tout aussi importante.
Pensez à la fois à la longueur et au langage pour vous assurer qu’ils trouvent un écho auprès de tous vos publics, en fonction de ce qu’ils attendent des différentes plateformes. Sur Teams, un message rapide contenant un lien vers un document SharePoint peut faire l’affaire. En revanche, Yammer peut exiger un message plus proche de celui de Facebook, avec une image ou un clip vidéo accrocheur accompagnant un message court et concis qui encourage l’engagement et le partage.
4. Etablissez un suivi
Plus le message est important, plus il est important d’effectuer un suivi cross-canal. Il se peut que certains employés aient été absents le jour où vous avez diffusé votre communication initiale, ou que d’autres aient été trop occupés pour se connecter à Yammer ou Teams. Pensez également que l’intranet de votre entreprise n’est peut-être pas utilisé régulièrement par tous les employés.
Cela dit, n’envoyez pas deux fois le même message. Trouvez plutôt des moyens d’enrichir la conversation. Par exemple, si le premier message portait sur une nouvelle politique de l’entreprise, poursuivez en mettant en avant les départements qui font un bon travail en matière de conformité ou les employés qui ont contribué à en faire une bonne politique. Vous pouvez également trouver des moyens d’engager les employés dans des conversations significatives à propos de cette dernière.
Vous devez également orienter les utilisateurs vers différentes applications. Par exemple, une personne qui lit un message de suivi sur le bulletin électronique de l’intranet devrait voir un lien pour rejoindre la conversation à propos d’une politique d’entreprise sur Yammer ou pour voir un enregistrement en direct d’un dirigeant de l’organisation qui en parle. De même, une personne qui voit un message sur l’annonce sur Yammer ou Teams pourrait être dirigée vers le document de politique actuel sur SharePoint via un lien ou une pièce jointe.
5. Mesurez votre succès
Faire ce que vous pensez être efficace sans aucune preuve à l’appui signifie que vous risquez de perdre du temps et de l’énergie dans des approches qui ne sont tout simplement pas rentables. C’est pourquoi il est si important de mesurer l’efficacité de vos efforts.
Malheureusement, la plupart des applications de communication n’offrent qu’un aperçu limité des données. C’est là que Tryane entre en jeu. Avec une suite d’outils pour mesurer les communications à travers SharePoint, Teams et Yammer, Tryane vous donne la possibilité non seulement de vous engager dans une amélioration continue, mais aussi de démontrer la valeur de ce que vous faites.
Grâce à l’intelligence artificielle, les solutions Tryane peuvent effectuer des analyses de sentiments, parfaites pour évaluer les réactions aux messages importants de l’entreprise. Un moteur de recherche pour l’analyse du texte brut vous permet de connaître rapidement les sujets tendances dont les employés discutent. Il vous permet également d’extraire rapidement des informations clés sur n’importe quel sujet et de détecter les messages les plus contestataires ou les plus favorables à un sujet particulier. En outre, il vous donne la possibilité d’identifier les experts sur des questions spécifiques – en d’autres termes, les personnes susceptibles d’exercer une influence au sein de votre entreprise.
Savoir à quel point vous faites bien ce que vous faites est important. Tryane propose une analyse approfondie de vos efforts de communication. Contactez-nous dès aujourd’hui pour savoir comment tirer le meilleur parti de votre communication interne cross-canal.