Les communications internes sont essentielles à presque toutes les fonctions commerciales de l’entreprise, qu’il s’agisse de l’intégration de nouveaux employés ou du lancement de nouveaux produits.
Malgré leur importance, les communications internes sont souvent considérées comme purement utilitaires : elles n’ont qu’une seule fonction, celle de tenir les personnes au sein de l’entreprise informées. Pourtant, il a été démontré que des programmes de communication interne solides permettent de tirer toutes sortes d’avantages commerciaux, de l’augmentation de la productivité à une baisse du taux de rotation.
En raison de ce potentiel retour sur investissement, les entreprises devraient suivre et analyser l’efficacité de leurs efforts de communication interne. Malheureusement, les enquêtes montrent souvent que les départements RH ont beaucoup de mal à évaluer l’efficacité de leurs communications internes. Par exemple, de nombreuses entreprises ne savent pas si les employés ont vu ou lu les e-mails internes.
En outre, les employés d’aujourd’hui attendent un certain niveau d’individualisation. Ils sont devenus insensibles aux courriels de masse et aux mémos d’entreprise envoyés depuis le haut de la hiérarchie. Lorsque les communications internes peuvent être correctement analysées, elles ouvrent un monde entier de communications qui peuvent être personnalisées pour un impact maximal au niveau individuel.
Il est clair que la mesure et l’analyse des communications internes deviennent une fonction essentielle de l’entreprise. Les entreprises qui suivent leurs communications internes et étudient leur efficacité découvrent des informations précieuses, renforcent l’engagement et améliorent l’alignement de l’entreprise.
Tout cela peut être fait avec une technologie disponible sur le marché. Si votre entreprise ne dispose pas actuellement de la technologie nécessaire pour suivre et analyser les communications internes, elle doit faire cet investissement. Cependant, la technologie ne peut pas tout faire, et une entreprise doit avoir un plan en place.
Identifier le problème
Avant d’investir dans une solution, les dirigeants d’entreprise doivent identifier le problème qu’ils tentent de résoudre. Certaines entreprises peuvent vouloir déterminer les meilleurs canaux dans lesquels investir, comme SharePoint ou Yammer. Les dirigeants peuvent également souhaiter savoir quel type de communication leurs employés ont tendance à préférer. Par exemple, les courriels internes peuvent être efficaces dans une entreprise, tandis que la communication via Microsoft Teams fonctionne mieux dans une autre organisation.
Déterminer les indicateurs clés
Certains responsables RH et dirigeants d’entreprise peuvent hésiter à mesurer l’efficacité de leur communication interne, redoutant peut-être ce qu’ils pourraient trouver. Mais, tout comme chez le médecin pour des contrôles réguliers, il est plus important de savoir ce qui se passe que d’espérer le meilleur.
La façon la plus courante de mesurer les communications internes est de séparer chaque canal de communication. Qu’il s’agisse d’une plateforme comme SharePoint, des courriels internes ou de l’intranet de l’entreprise, chaque canal peut être mesuré et les mesures sont prises en fonction de la nature du canal. Par exemple, les courriels peuvent être mesurés par les taux d’ouverture ou de clics. Sur d’autres plateformes, les mesures peuvent inclure le nombre de commentaires, de partages ou d’appréciations.
Les indicateurs choisis doivent être basés sur des objectifs établis. Si les indicateurs ne sont pas liés à des objectifs, il est difficile de savoir à quoi ressemble la progression. Une fois qu’ils sont identifiés, il faut se concentrer sur l’identification des canaux les plus appropriés pour chaque indicateur.
Une plateforme logicielle ou même une feuille de calcul peuvent être utilisées pour suivre les indicateurs de communication interne. Une période initiale doit être utilisée pour établir des comparaisons. Dès lors, il sera possible de suivre les progrès sur la base des données qui seront prochainement collectées.
Si les informations les plus évidentes apparaissent immédiatement, un analyste de données expérimenté peut aider à découvrir des informations moins transparentes. Ces observations peuvent ensuite être converties en un récit qui les rend faciles à comprendre et à développer en solutions.
Des solutions formatrices
L’une des premières solutions généralement élaborées est une stratégie de canaux. Les entreprises qui ont commencé à suivre et à analyser les communications internes découvrent souvent un ou deux canaux qui sont plus efficaces, ainsi qu’au moins un canal inefficace. Les dirigeants de l’entreprise et l’équipe des RH peuvent alors s’appuyer sur les canaux les plus efficaces et s’éloigner des canaux inefficaces, voire les abandonner.
Au fur et à mesure que l’entreprise recueille des données et découvre de nouvelles informations, les dirigeants seront en mesure de développer davantage de solutions et d’affiner leur stratégie de communication. Les objectifs doivent être revus et mis à jour périodiquement.
En général, l’analyse de la communication interne peut montrer à une entreprise les meilleurs moyens de motiver et d’engager les employés en montrant ce qui fonctionne et ce qui fonctionne moins bien. Ce type d’analyse peut également servir de baromètre pour l’alignement organisationnel. Elle peut permettre d’indiquer si les employés s’engagent dans les dernières directives et travaillent collectivement à la réalisation des objectifs de l’entreprise.
Comment Tryane peut vous aider
Tryane a développé un certain nombre de produits conçus pour analyser les communications internes et mettre des données exploitables entre les mains de ceux qui prennent les décisions. Nos solutions logicielles utilisent des indicateurs clés de performance et des points de référence pour révéler l’efficacité des efforts de communication en cours, ainsi que de la dernière campagne d’engagement.
Nos solutions sont conçues pour analyser les paramètres internes de toute une entreprise, de haut en bas. Les meilleures entreprises savent que les communications internes sont des voies à double sens. Nous pouvons aider la vôtre à établir un suivi sur le sentiment et l’engagement des employés en utilisant notre technologie d’intelligence artificielle exclusive. Nous pouvons également vous aider à identifier vos employés les plus engagés et même les leaders d’opinion au sein de chaque équipe.
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