À l’ère du digital workplace, une question revient souvent chez les professionnels de la communication, les RH ou les responsables IT : qu’est-ce que SharePoint ? Que vous envisagiez de l’adopter ou que vous cherchiez à en tirer davantage, cet article vous aide à comprendre Microsoft SharePoint – ce que c’est, comment cela fonctionne, et pourquoi c’est un atout majeur pour les équipes de communication interne.
SharePoint, c’est quoi au juste ?
Microsoft SharePoint est une plateforme web de gestion documentaire et de collaboration développée par Microsoft. Lancé en 2001, SharePoint est devenu une solution puissante d’intranet et de digital workplace, utilisée aujourd’hui par plus de 200 millions d’utilisateurs dans le monde.
Mais concrètement, Microsoft SharePoint, à quoi ça sert ?
C’est un espace centralisé pour le contenu, la communication et la collaboration au sein de l’entreprise.
Les entreprises utilisent SharePoint pour :
- Stocker et organiser les documents de manière structurée
- Créer des sites internes et des portails collaboratifs
- Partager les informations facilement entre les services
- Donner un accès sécurisé aux contenus
- Travailler à plusieurs sur les documents en temps réel grâce à l’intégration Microsoft 365
En résumé, SharePoint permet aux organisations de créer un écosystème interne où les collaborateurs trouvent le bon contenu, au bon moment — un incontournable pour la communication interne.
Pourquoi les communicants internes doivent s’y intéresser
Pour les professionnels de la communication interne, SharePoint est bien plus qu’un simple outil de stockage. Il devient un QG digital.
Les communicants l’utilisent pour :
- Diffuser les actualités et annonces de l’entreprise
- Publier les politiques internes et procédures
- Accueillir les nouveaux employés avec des hubs de ressources
- Favoriser l’engagement avec des formats multimédias et des formulaires
- Connecter des équipes dispersées dans une expérience numérique unifiée
Grâce à son intégration avec Teams, Outlook, Viva Engage et d’autres outils de Microsoft 365, SharePoint devient un pilier stratégique de votre communication multicanal.
Les fonctionnalités clés de SharePoint
Voici les principales fonctionnalités qui définissent ce qu’est SharePoint et pourquoi il est indispensable dans les entreprises modernes :
1. Gestion documentaire et contrôle des versions
Téléversez, stockez et collaborez sur des documents tout en gardant l’historique complet. Fini les fichiers « final-v3-dernière-vraie-version.docx ».
2. Sites intranet personnalisables
Créez des pages par service avec des composants web (actualités, raccourcis, calendrier, flux Yammer…) pour une communication ciblée.
3. Sécurité et gestion des accès
Définissez qui a accès à quoi, jusqu’au niveau du fichier. Indispensable pour la conformité RGPD et la gouvernance.
4. Recherche et métadonnées
Trouvez facilement le contenu grâce à une recherche performante et aux filtres.
5. Accessibilité mobile
Grâce au design responsive et à l’application mobile, vos équipes restent connectées où qu’elles soient.
Donnez du sens aux données avec Communication Insights
Comprendre ce qu’est SharePoint, c’est bien. Mais savoir comment l’utiliser efficacement, c’est mieux. C’est là que Communication Insights entre en jeu.
Communication Insights est la plateforme d’analyse de Tryane dédiée aux professionnels de la communication interne. Elle se connecte à SharePoint (ainsi qu’à Viva Engage, vos newsletters, etc.) pour vous offrir tous vos KPIs en un seul endroit.
Voici comment Communication Insights vous aide à tirer le meilleur de SharePoint :
- 📊 Mesurez l’engagement sur l’intranet : identifiez les pages consultées, celles ignorées
- 🕒 Best time to post : découvrez les moments où vos collaborateurs sont les plus actifs
- 📈 Analyse cross-canal : comparez la performance de SharePoint à vos autres canaux
- 🧭 Parcours utilisateur : visualisez comment les employés naviguent dans l’intranet
- 💡 Contenus inactifs : repérez les documents et pages obsolètes
- 👥 Analyse par segment d’audience : filtrez les données par pays, service ou métier
- 🧾 Rapports automatisés : obtenez en un clic un PowerPoint avec les KPIs choisis
Avec Communication Insights, SharePoint devient un levier stratégique, pas seulement une plateforme.
Bonnes pratiques pour optimiser SharePoint
Voici quelques conseils pour exploiter pleinement SharePoint dans votre stratégie de communication interne :
Définir une gouvernance claire
Attribuez des responsabilités claires et définissez les règles de création de contenu, de droits d’accès et d’archivage.
Simplifier la navigation
Structurez les menus et pages de façon intuitive. Moins c’est mieux.
Visuels engageants
Intégrez des visuels, bannières et vidéos (avec noms de fichiers et textes alternatifs incluant qu’est-ce que SharePoint) pour dynamiser vos contenus.
Analyser et ajuster
Grâce à Communication Insights, adaptez votre stratégie en fonction des données réelles d’usage.
En conclusion : SharePoint, c’est votre siège digital
Si vous vous demandez encore qu’est-ce que SharePoint, la réponse est claire : c’est le socle de votre communication interne et de votre collaboration digitale.
Mais pour en libérer tout le potentiel, il faut aller au-delà de l’outil. Il faut comprendre comment il est utilisé. C’est ce que propose Communication Insights : une vision unifiée, des données actionnables, et un véritable pilotage de vos campagnes internes.
Que vous lanciez un nouvel intranet ou que vous cherchiez à optimiser l’existant, retenez ceci : la réponse à qu’est-ce que Sharepoint, c’est un intranet puissant – optimisé par les bonnes données.
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