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Veille

15 avril 2018

5 mauvaises et bonnes raisons de mesurer la collaboration

5 mauvaises raisons de mesurer la collaboration

Le but de ces mauvaises raisons est d’exclure certaines des discussions qui surviennent lors de l’analyse de la collaboration qui ne prennent pas le problème en considération :

#1 : L’Analytics est la tendance à suivre !

#2 : Suivi du mauvais comportement : feedback négatif / partage document sensible auprès d’utilisateurs externes / groupes créés pour les activités extra-professionnelles

#3 : Suivi du volume de documents

#4 : Comparez votre propre collaboration avec celle de vos collègues

5 bonnes raisons de mesurer la collaboration

#1 : Auditer la collaboration avec des informations tangibles

Que votre entreprise démarre un projet de collaboration avec une expérience existante ou qu’elle ait démarré sans planifier, l’audit avec un outil d’analyse est utile pour comprendre comment votre entreprise collabore. Un audit efficace vous aidera à comprendre :

  • Quel est l’outil favori de l’entreprise : emails, Skype, Yammer, SharePoint, Teams ?
  • Qui sont les utilisateurs, non seulement la liste exhaustive, mais identifier s’ils sont des utilisateurs mensuels ou quotidiens, travaillant sur un projet particulier de quel département ou pays…
  • Quel contenu est populaire et apporte du trafic, des réactions?
  • Au sein des groupes et des sites, quelles sont les fonctionnalités les plus utilisées, quels sont les types d’utilisateurs (selon différents critères)
  • Identifier pourquoi cela fonctionne plus pour certains groupes que pour d’autres (projets, équipes internationales, petits ou grands groupes)
  • A partir de cet audit, vous obtiendrez des informations tangibles mettant en évidence les résultats positifs et négatifs et en déduire les opportunités ou les obstacles à la mise en œuvre des outils de collaboration.

#2 : Sélectionner les KPI correspondant aux objectifs de votre entreprise

Votre entreprise a acheté des licences Office 365 et vous êtes en charge de déployer les outils.

Dans un premier temps, vous pouvez commencer par des objectifs quantitatifs pour mesurer le nombre d’utilisateurs connectés et la quantité d’activités sur la plateforme et montrer la croissance de l’activité.

Le déploiement d’une telle plateforme connait toujours un lent démarrage puis un rapide enthousiasme générant beaucoup de connexions (grâce aux communications corporate notamment). Malheureusement les utilisateurs finissent souvent par se perdre, car ils ne savent pas pourquoi ils l’utilisent et l’activité diminue.

Pour éviter d’observer passivement ce processus d’adoption, vous devrez définir des objectifs à atteindre avec un plan d’action.

Souvent la « transformation digitale», est l’objectif principal de l’outil de collaboration, mais qu’est-ce que cela signifie ? En fait, il suffit de lier les objectifs à la stratégie en trouvant les cas d’usages qui aideront une équipe ou un service à contribuer aux objectifs de l’entreprise.

Si le COMEX décide d’améliorer l’expérience client, cela peut se décliner par développer le social selling au sein de l’équipe commerciale et améliorer le processus support. Pour ces 2 cas précis, la traduction fonctionnelles pourrait être de créer des groupes dans Yammer : pour l’équipe commerciale le groupe servirait à monter en compétences et pour l’équipe support, l’intérêt serait d’inclurer tout ou partie de l’équipe technique pour fluidifier la résolution de problème.

Une fois que vous connaissez les objectifs et que vous mettez en place des usages correspondants, vous suivrez les indicateurs qui ont un sens dans le contexte de votre entreprise.

#3 : Personnaliser le plan de formation et de communication

Une fois que vous avez défini les objectifs et compris les différents types de profils de collaboration dans votre entreprise, vous pouvez concevoir un plan de formation spécifique.

Souvent, lors du lancement d’une nouvelle plate-forme, un seul programme de formation est attribué à tout le monde en vantant ses bénéfices notamment pour améliorer votre efficacité personnelle et votre collaboration.

Donc, si vous concevez un programme de formation pour chaque type de profil en leur montrant comment améliorer leurs tâches quotidiennes, les utilisateurs seront plus susceptibles d’utiliser les nouveaux outils au quotidien.

#4 : Suivez les changements depuis le début

Dans la plupart des projets, il y a une transformation d’une situation existante à une nouvelle situation, par conséquent des changements dans les comportements de collaboration. La mesure du changement est la manière d’évaluer le déploiement.

Si vous incluez les analyses de collaboration dès le début et sur la base des objectifs définis, vous aurez suffisamment de recul pour expliquer les variations d’activité.

De plus, vous pourrez illustrer la transformation tout au long du projet auprès de la direction en montrant des résultats justifiants de l’utilité de la plateforme.

#5 : Fournir des rapports à votre direction pour illustrer le retour sur investissement avec des exemples

Maintenant que vous savez pourquoi vous déployez les outils de collaboration et que vous savez comment aider les utilisateurs à en tirer parti, vous pouvez fournir un exemple concret de retour sur investissement à votre responsable.

En effet, les outils de reporting sont monnaie-courante dans les comités de pilotage, mais si vous n’avez pas d’histoire à raconter, vous n’aurez que des KPI positifs ou négatifs sans savoir les exploiter. Avec une histoire, c’est-à-dire les objectifs, il est possible d’expliquer un tableau de bord en lien avec le processus de d’adoption de la plateforme.

Lors de la présentation d’un tableau de bord à votre direction, gardez à l’esprit d’expliquer le contexte, la formation et la communication, les résultats positifs et les nouveaux objectifs que vous avez décidé de redéfinir en réaction à la réalité du terrain.

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